OTTAWA PUBLIC LIBRARY BOARD MEETING
RÉUNION DU C.A. DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA
Agenda / ordre du jour
Monday November 19, 2012, 5:00 p.m. (in camera at 4:30
p.m.)
Le lundi 19 novembre 2012, 17 h 00 (session à huis
clos à 16 h 30)
Festival
Control Board Room, Ottawa City Hall, 110 Laurier Avenue West
Salle de conférence de contrôle des festivals, Hôtel
de ville d’Ottawa,
110, avenue Laurier Ouest
Marc Pellerin, Library Board Assistant / Secrétariat du C.A.
613-580-2424 x32169
Marc.Pellerin@BiblioOttawaLibrary.ca
Board Members
/ Membres du Conseil d’administration :
Chair/Présidente: Jan Harder
Vice-Chair/Vice-président:
Jim Bennett
Trustees/Administrateurs: Amelita Armit, André
Bergeron, Keith Egli, Patrick Gauch, David Gourlay, Christine Langlois,
Danielle Lussier-Meek, Shad Qadri, Doug Thompson, Tim Tierney, Marianne
Wilkinson, Rose Zeidan
*IN CAMERA ITEMS / SESSION À HUIS CLOS
- C1 – To discuss personal matters
about an identifiable individual / Pour
discuter des renseignements privés concernant une personne qui peut être
identifiée
- C2 – To discuss labour
relations or employee negotiations / Pour discuter les relations de
travail ou les négociations avec les employés
DECLARATIONS OF CONFLICT OF
INTEREST / DÉCLARATIONS D’INTÉRÊT
CONFIRMATION
OF MINUTES / RATIFICATION DU PROCÈS-VERBAL
Minutes – October
15, 2012 & October 22, 2012
Procès-verbal – le
15 octobre 2012 et le 22 octobre 2012 OPLB 2012-0085
COMMUNICATIONS
OPLB 2012-0086
PRESENTATIONS
/ PRÉSENTATIONS
Jacques Levesque, President and CEO, Transform
Management Consulting Inc. / Jacques Levesque, Président et Directeur général, Transform
Management Consulting Inc.
CHIEF
EXECUTIVE OFFICER’S REPORT / RAPPORT DE
LA DIRECTRICE GÉNÉRALE
REPORTS / RAPPORTS
1. BOARD
GOVERNANCE REVIEW / EXAMEN DE LA GOUVERNANCE PAR LE C.A. OPLB
2012-0088
1. That the Ottawa Public Library Board approve
disbanding the current committees (Facilities Planning Committee, Finance and
Budget Committee, and Governance and Audit Committee) and subsequently utilize
ad-hoc groups as required; and
2. That the Ottawa Public Library Board approve a
recommendation to reduce the size of the Board to nine members with five
citizen trustees and four councillor trustees for Council’s consideration and
implementation.
1. Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa
approuve la dissolution des comités actuels (Comité de planification des
installations, Comité des finances et du budget, et Comité de gouvernance et de
vérification) et fasse par la suite appel à des groupes ad hoc, au besoin; et
2. Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa
approuve une recommandation visant à réduire à neuf administrateurs l’effectif
du C.A., cinq membres du public et quatre conseillers municipaux, aux fins
d’examen par le Conseil et de mise en œuvre.
2. ADOPTION OF
2013 OPL BUDGET / ADOPTION DU BUDGET DE
2013 DE LA BPO OPLB
2012-0089
That
the Ottawa Public Library Board approve the 2013 OPL Draft Operating and
Capital Budget Estimates, and forward them to City Council for consideration
and final approval.
Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les estimations provisoires
des budgets de fonctionnement et d’immobilisation de 2013 de la BPO et les
transmette au Conseil municipal aux fins d’examen et d’approbation finale.
3. MAIN LIBRARY BUILDING PLANNING – NEXT STEPS / PLANIFICATION DE LA CONSTRUCTION DE LA BIBLIOTHÈQUE
CENTRALE – PROCHAINES ÉTAPES OPLB 2012-0090
That
the Ottawa Public Library Board approve Option
2: Modernize as the recommended option for renewal, redesign and refreshing
of the current Main Library.
Que
le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa recommande l’option
2, « Moderniser », pour la rénovation, le réaménagement et
l’actualisation de la Bibliothèque centrale actuelle.
4.
APPROVAL
OF BIBLIOCOMMONS “SUGGESTION TO PURCHASE” MODULE
/ ADOPTION DU MODULE « SUGGESTION D’ACHAT »
DE BIBLIOCOMMONS
OPLB 2012-0091
That the Board approve the contract for the
BiblioCommons “Suggestion to Purchase” module, which would increase the total
amount spent with BiblioCommons in 2012 to $108,660.
Que le C.A. approuve le contrat du module
« Suggestion d’achat » de BiblioCommons, qui ferait augmenter à
108 660 $ le montant total consacré à BiblioCommons en 2012.
5. ACCESSIBILITY
POSITION STATEMENT / L’ÉNONCÉ SUR L’ACCESSIBILITÉ
OPLB 2012-0092
That the Ottawa Public
Library Board approve the revised Accessibility
Position Statement.
Que
le C.A. de la BPO approuve l’énoncé révisé sur l’accessibilité.
6. QUARTERLY REPORTS / RAPPORTS
TRIMESTRIELS
That
the Ottawa Public Library Board receive the following quarterly reports for
information / Que le C.A. de la BPO prenne connaissance de ces rapports trimestriels
à titre d’information :
1. Q3 2012 Report on Major Capital Projects / Rapport du
3e trimestre sur les principaux projets d’immobilisation OPLB
2012-0093
2.
Q3 2012 Performance Measurement /
Rapport sur la mesure du rendement du 3e trimestre OPLB 2012-0094
7. MONITORING REPORTS / RAPPORTS DE CONTRÔLE
That the Ottawa Public Library Board receive the
following Monitoring Reports for information / Que le C.A. de la BPO prenne
connaissance de ces rapports de contrôle rapport à titre d’information :
1.
A.16
Technology / Technologie OPLB2012-0095
2. A.17 Records Management / Gestion des dossiers OPLB2012-0096
3.
A.31
Strategic Planning / Planification stratégique
OPLB2012-0097
NOTICES OF MOTION / AVIS DE
MOTION
OTHER
BUSINESS / QUESTIONS NOUVELLES
INQUIRIES
/ QUESTIONS
ADJOURNMENT
/ LEVÉE DE LA SÉANCE
NEXT MEETING /
PROCHAINE RÉUNION
Monday, December 10, 2012
Le
lundi 10 décembre 2012
*Notice
/ Avis
In Camera Items are not subject to
public discussion or audience. Any
person has a right to request an independent investigation of the propriety of
dealing with matters in a closed session.
A form requesting such a review may be obtained, without charge, from
the Office of the Chief Executive Officer. Requests are kept confidential
pending any report by the Meetings Investigator and are conducted without
charge to the Requestor.
Les points
indiqués à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions
publiques. Toute personne a le droit de
demander une enquête indépendante sur la légitimité de régler certaines
questions au cours d’une séance à huis clos.
Pour ce faire, le demandeur peut se procurer, sans frais, le formulaire
approprié au bureau de la Directrice générale.
Les demandes restent confidentielles dans l’attente du rapport éventuel
de l’enquêteur et n’entraînent aucuns frais pour le demandeur.
_____________________________________________________________
Note: 1. Please note that any
written or verbal submissions (including your name but excluding personal
contact information) will form part of the public record and be made available
to the Ottawa Public Library Board and the public.
Veuillez noter que toute présentation écrite ou orale (accompagnée de
votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux
dossiers publics et sera mise à la disposition du Conseil
d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa
et de la population.