Report to:
Planning and Environment Committee
and Council
Acting Deputy City Manager,
Public Works and Services
Contact Person: Kenneth J. Brothers, Director
Utility Services Branch
(613) 580-2424 x22609, Ken.Brothers@ottawa.ca
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SUBJECT: |
Solid waste
services – household hazardous waste 2005 program |
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Planning and Environment Committee recommend
Council approve:
1.
The Household Hazardous Waste Program consist of ten (10) annual
Mobile Depot Days as outlined in this report; and
2.
That the Trail Road Household Hazardous Waste permanent depot be
closed to achieve cost savings of approximately $208,000 annually as a
component of the Corporate Efficiency Targets for 2005.
The Household Hazardous Waste (HHW) program is a prevention program with the goal of ensuring that appropriate mechanisms for disposal of hazardous materials (such as paints, solvents and cleaners) are available to the public. The program works in tandem with the City of Ottawa’s Sewer-Use program, as part of our environmental protection infrastructure. Material that is not captured via proper City disposal options is likely to find its way down the drain or into a storm sewer, and may adversely impact the wastewater plant, our biosolids process and our local rivers and streams.
BACKGROUND
The current level of service for disposal of HHW dates back to the
former Region of Ottawa-Carleton's efforts in 1989. As a brief background, the former Region initially deployed
temporary drop-off depots until August 1992, when a HHW depot commenced
operation at the Trail Waste Facility.
In 1995, Regional Council implemented one-day mobile depots to serve the
east end of the former Region.
The City subsequently launched the “Take It Back!” program in November
1997. The participating vendors take
hazardous waste back directly from the public thereby saving approximately
$150,000 in annual waste handling costs for the City. The program has a simple infrastructure, which facilitates direct
customer/vendor partnerships and has expanded to approximately 500
participating retailers across the City of Ottawa in the past few years. The success of this program means a
reduction in hazardous waste handling requirements for the mobile and permanent
depots and increased level of service to the public.
From 1995 until 2004, there were five (5) mobile depot events per year, along with the permanent depot at Trail Road, which was open each Saturday from May to early December. In 2002, in order to meet budgetary constraints, the number of mobile events was reduced from five (5) to four (4), and the operation of the permanent HHW depot was shortened by two weeks. During 2002, to further increase participation and minimize cost, a public/private partnership pilot was initiated with Drain-All Environmental Services Ltd. to study potential cost savings. Also, the City of Ottawa initiated a partnership with the Federal Government to hold an annual one-day mobile HHW collection event at the Natural Resources parking lot between Booth and Rochester Streets. From the inception of the program to the end of the year 2004, forty-one (41) mobile HHW depot one-day events have been held: thirty-eight (38) in the eastern part of the City, three (3) at the City's facility on Maple Grove Road located in the Kanata Ward and the HHW depot at Trail Road.
DISCUSSION
On 30 August 2004, an Environmental Officer with the Ontario Ministry of
Environment inspected the Trail Road depot and identified a number of
non-compliance issues related to insufficient space for waste storage and
processing which increases the likelihood of a spill, fire or other
incident. Funds have been included in
the approved 2005 Capital Budget for the HHW depot improvements at Trail Road
to address those requirements.
In response to the inspection and to continue to look at innovative ways
to expand the HHW service within the existing funding levels, we have noted the
following issues:
Approximately $493,000 has been required annually to support the
operation of the HHW depot at Trail Road and $250,000 is approved for the
mobile HHW depots. Given the fiscal
pressure over the last few years, staff has continued to look at initiatives to
expand this service by promoting increased participation through partnerships
by hosting the HHW mobile depots. In
2003 and 2004 each mobile depot held at the Drain-All Environmental Services
Ltd. facility saved the City $5,000 in mobilization/demobilization fees and
proved the location suitable from a traffic flow perspective.
The following table summarizes the participation and costs associated
with the permanent and mobile depots held in 2004:
|
2004 HHW Info. |
2004 Trail Road Depot |
2004 Mobile Depot 4 Events |
2004 Trail Road and Mobile events Combined |
2005 Proposed Mobile Depots 10 Events |
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Number of Participants |
11,136 |
3,155 |
14,291 |
8,000 |
|
Litres of waste
collected |
296,067 |
172,731 |
468,798 |
438,000 |
|
Total Cost |
$493,000 |
$190,000 |
$683,000 + |
$475,000 |
|
Cost/Litre |
$ 1.66 |
$1.10 |
$1.45 + |
$1.08 |
It is evident from the table that the HHW mobile depot option is more
cost efficient in the collection of HHW materials. The most significant difference is that a mobile depot
participant brings approximately twice as much waste as a Trail Road depot
participant. Six (6) mobile events will
collect almost as much waste as the Trail Road depot in the entire season due
to higher participation rates and a larger quantity of material collected. A typical mobile depot event with
advertising only in the waste calendar and community newspapers averages almost
800 participants and costs the City approximately $47,500 for
mobilization/demobilization and waste disposal. All hazardous waste collected at a mobile depot is removed from
the site on the same day as the event by the contractor. The contractor has committed to a $5,000
savings for events held at the Drain-All Environmental Services Ltd. facility
or the Trail Waste Facility.
Solid Waste Services Division (SWSD) staff propose the closure of the
HHW depot at Trail Road in favour of proceeding with ten (10) annual mobile HHW
depot events, with substantial annual savings estimated at $208,000 as follows:
|
Current combined operating budget (permanent and 4 mobile depots) |
$683,000 |
|
Budget required for this proposal (10 mobile depots only) |
$475,000 |
|
Annual operating savings |
$208,000 |
|
FTE savings |
2.75 |
In addition, a further capital cost savings of $100,000 would result
since the expansion of the permanent depot facility at Trail would no longer be
required, for a total savings of $308,000 in 2005.
The mobile depots will be split into five (5) east end and five (5) west
end locations, with two (2) events each, in months that see most participation.
The contractor would undertake waste handling requirements and the associated
regulatory compliance.
Staff propose the following schedule and locations for the nine (9)
remaining mobile events this year:
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Date |
Location |
|
May 28 |
Natural Resources Canada Parking Lot, beside 405 Rochester Street |
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June 11 |
Trail Waste Facility, 4475 Trail Road |
|
June 25 |
Drain-All Environmental Services Ltd. 2705 Stevenage Drive |
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August 06 |
Trail Waste Facility, 4475 Trail Road |
|
August 20 |
Drain-All Environmental Services Ltd. 2705 Stevenage Drive |
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September 17 |
Robert O. Pickard Environmental Centre, 800 Green Creek Drive |
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September 24 |
Maple Grove Works Yard, 1655 Maple Grove Road |
|
October 22 |
Drain-All Environmental Services Ltd. 2705 Stevenage Drive or alternate east end location to be determined |
|
October 29 |
Trail Waste Facility, 4475 Trail Road |
The mobile depot program would play an important role in the City's
environmental protection program infrastructure. The recommended locations have been strategically chosen to
ensure the highest possible capture rates and focus on offering a level of
service to all residents of the City.
Participant data analysis clearly shows the Trail Road depot only offers
a reasonable level of service to residents of the west end of the City.
The 3R's Strategy originally identified the requirement for a HHW program, and also the need for a level of service to all residents of the City of Ottawa.
FINANCIAL IMPLICATIONS
Approval of this proposal would result in annual operating budget savings of $208,000, including a 2.75 FTE reduction and a one-time capital cost savings of $100,000 for total savings of $308,000 in 2005. The annual operating savings of $208,000 would provide a Public Works and Services Department contribution towards the corporate efficiency target established and approved by Council.
SUPPORTING DOCUMENTATION
N/A
DISPOSITION
Staff of the Public Works and Services Department will proceed with the
implementation of the report recommendations.
Rapport au :
Comité de l’urbanisme et de
l’environnement
et au Conseil
le 10 mai 2005
Soumis par : R.G. Hewitt,
Directeur municipal adjoint intérimaire,
Services et Travaux publics
Personne-ressource : Kenneth J. Brothers,
Directeur
Services publics
(613) 580-2424 x22609, Ken.Brothers@ottawa.ca
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Ref N°/no de réf. :
ACS2005-PWS-UTL-0017 |
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OBJET : |
services
des dÉchets solides – programme des dÉchets mÉnagers dangereux de 2005 |
RECOMMANDATIONS DU
RAPPORT
Que le Comité de l’urbanisme et de l’environnement recommande au Conseil d’approuver :
1.
le Programme des déchets ménagers
dangereux, qui comprend dix (10) dépôts annuels mobiles d’une journée, tel
qu’expliqué dans le présent rapport;
2.
la fermeture du dépôt permanent des
déchets ménagers dangereux du chemin Trail, afin de réaliser des économies
d’environ 208 000 $ par année dans le cadre des objectifs municipaux
en matière d’efficacité établis pour 2005.
Le Programme des déchets ménagers
dangereux (DMD) est un programme de prévention qui vise à faire en sorte que la
population ait accès aux mécanismes appropriés d’élimination des déchets
dangereux (comme les peintures, les solvants et les nettoyants). Ce programme
évolue de concert avec le Programme de l’utilisation
des égouts de la Ville d’Ottawa dans le
cadre de notre infrastructure de protection de l’environnement. Les déchets qui
ne sont pas éliminés au moyen des options d’élimination établies par la Ville
sont susceptibles d’être jetés dans les tuyaux ou de se retrouver dans un égout
pluvial et pourraient ainsi avoir une incidence défavorable sur l’usine de
traitement des eaux usées, notre processus de gestion des biosolides ainsi que
nos rivières et cours d’eau locaux.
CONTEXTE
L’établissement du niveau de service
actuel au chapitre de l’élimination des DMD remonte aux initiatives de 1989 de
l’ancienne Région d’Ottawa-Carleton. En bref,
notons que l’ancienne Région avait établi, au
départ, des dépôts temporaires de déchets. Puis, en août 1992, un dépôt de
DMD a été ouvert à la décharge contrôlée du chemin
Trail. En 1995, le Conseil régional a mis en œuvre des dépôts mobiles d’une journée pour répondre aux
besoins dans l’Est de l’ancienne Région.
En novembre 1997, la
Ville a ensuite lancé le
programme « Rapportez-les! », dans le cadre duquel la population
apportait directement des déchets aux commerçants participants. Ce programme a
ainsi permis à la Ville de réaliser des
économies s’élevant à environ 150 000 $ au chapitre des coûts annuels
de manutention des déchets. Le programme est fondé sur une infrastructure
simple, qui favorise les partenariats directs entre les clients et les
commerçants, et ces dernières années il a rallié quelque 500 détaillants
participants à l’échelle de la Ville d’Ottawa.
La réussite de ce programme se traduit par une réduction des besoins de
manutention des déchets dangereux auxquels doivent répondre les dépôts mobiles
et le dépôt permanent et, par conséquent, par un niveau accru de service au
public.
De 1995 à 2004, on comptait cinq
(5) activités de dépôt mobile par année, ainsi que les activités du dépôt
permanent du chemin Trail, qui était ouvert chaque samedi, du mois de mai au
début du mois de décembre. En 2002, afin de respecter des restrictions
budgétaires, le nombre de dépôts mobiles a passé de cinq (5) à quatre (4), et
la période d’ouverture du dépôt permanent de DMD a été écourtée de deux
semaines. En 2002, en vue d’accroître la participation et de réduire au minimum
les coûts, un projet pilote de partenariat public-privé a été mis en œuvre en
collaboration avec Drain-All Environmental Services Ltd. en vue d’étudier les
possibilités d’économies. De plus, la Ville d’Ottawa
a établi un partenariat avec le gouvernement fédéral
ayant pour objet la tenue d’une journée annuelle de collecte de DMD dans l’aire
de stationnement de Ressources naturelles, entre les rues Booth et Rochester.
Du début du programme à la fin de l’année 2004, quarante‑et-un
(41) dépôts mobiles de DMD d’une journée ont été organisés :
trente-huit (38) dans l’Est de la Ville, et
trois (3) dans l’établissement de la Ville
situé sur le chemin Maple Grove, dans le quartier Kanata, et au dépôt de DMD du
chemin Trail.
CONSIDÉRATION
Le 30 août 2004, un agent de
l’environnement du ministère de l’Environnement de l’Ontario a inspecté le
dépôt du chemin Trail et relevé un certain nombre de problèmes de
non-conformité liés au manque d’espace pour le stockage et le traitement des
déchets, lesquels augmentaient les risques de déversement, d’incendie ou
d’autres incidents. Le budget d’immobilisations approuvé de 2005 prévoit
l’attribution de sommes pour l’amélioration du dépôt de DMD du chemin Trail en
vue de satisfaire à ces exigences.
Dans la foulée de l’inspection et en vue
de continuer à envisager des moyens novateurs d’élargir les services liés aux
DMD dans les limites des niveaux de financement actuels, nous avons soulevé les
enjeux suivants :
Il a fallu consentir environ
493 000 $ par année pour soutenir les activités du dépôt de DMD au
chemin Trail, tandis qu’une somme de 250 000 $ est approuvée pour les
dépôts mobiles de DMD. Compte tenu des pressions budgétaires qui s’exercent
depuis quelques années, les membres du personnel ont continué à envisager des
possibilités d’élargissement du service par la promotion d’une participation
accrue dans le cadre de partenariats ayant pour objet l’organisation sur place
de dépôts mobiles de DMD. En 2003 et en 2004,
chaque activité de dépôt mobile tenue à l’établissement de Drain-All
Environmental Services Ltd. a permis à la Ville
de réaliser des économies de 5 000 $ au chapitre des frais de
mobilisation-démobilisation. Cette expérience a d’ailleurs démontré que le lieu est tout à fait indiqué sous l’angle de la
densité de passage.
Le tableau ci‑dessous résume les données sur la participation et sur
les coûts pour le dépôt permanent et les dépôts
mobiles en 2004 :
|
Info. sur
les DMD en 2004 |
Dépôt du
chemin Trail en 2004 |
Dépôts
mobiles en 2004 4 activités |
Données
combinées en 2004 sur le dépôt du chemin Trail et les dépôts mobiles |
Dépôts mobiles proposés pour 2005 10 activités |
|
Nombre de participants |
11 136 |
3 155 |
14 291 |
8 000 |
|
Litres de déchets recueillis |
296 067 |
172 731 |
468 798 |
438 000 |
|
Coût total |
493 000 $ |
190 000 $ |
683 000 $ + |
475 000 $ |
|
Coût/litre |
1,66 $ |
1,10 $ |
1,45 $ + |
1,08 $ |
Le tableau indique que l’option des dépôts
mobiles de DMD est une solution plus rentable de ramassage des DMD. La
différence la plus considérable tient à ce que chaque participant aux activités
de dépôt mobile amènent environ deux fois plus de déchets que les participants
du dépôt du chemin Trail. C’est ainsi que six (6) dépôts mobiles
permettent de recueillir presque autant de déchets que le dépôt du chemin Trail
au cours de sa saison de fonctionnement, compte tenu des taux de participation
supérieurs et de la plus grande quantité de déchets ramassés. Une activité
typique de dépôt mobile, qui repose seulement sur de la publicité dans le
calendrier sur le ramassage des déchets et dans les journaux locaux, réunit en
moyenne près de 800 participants et coûte à la
Ville autour de 47 500 $ au chapitre des frais de
mobilisation-démobilisation et d’élimination des déchets. Tous les déchets
dangereux recueillis lors d’une activité de dépôt mobile sont retirés du site
le jour même par le fournisseur de services. Le fournisseur s’est engagé à
effectuer des économies de 5 000 $ lorsque les dépôts mobiles ont
lieu à l’établissement de Drain-All Environmental Services Ltd. ou à la décharge contrôlée du chemin Trail.
Le personnel de la Division des services de
gestion des déchets solides (DSGDS) propose la fermeture du dépôt permanent de
DMD du chemin Trail et la réalisation de dix (10) activités annuelles de
dépôt mobile de DMD, ce qui permettrait la réalisation d’économies annuelles
importantes s’élevant à 208 000 $ selon les estimations, comme
l’indique le tableau ci‑dessous :
|
Budget de fonctionnement conjoint
actuel (dépôt permanent et 4 dépôts mobiles) |
683 000 $ |
|
Budget assorti à cette proposition
(10 dépôts mobiles seulement) |
475 000 $ |
|
Économies de fonctionnement annuelles |
208 000 $ |
|
Économies en ETP |
2,75 |
De plus, il s’ensuivrait des
économies supplémentaires d’immobilisations s’élevant à 100 000 $ car
il ne serait plus nécessaire de procéder à l’agrandissement du dépôt permanent
du chemin Trail. Les économies totales s’élèveraient donc à 308 000 $
en 2005.
Les activités de dépôt mobile comprendraient cinq (5) sites dans
l’Est et cinq (5) sites dans l’Ouest, qui accueilleraient chacun deux
(2) activités de dépôt mobile qui se dérouleraient au cours des mois
associés aux meilleurs taux de participation. Le fournisseur se chargerait de
satisfaire aux exigences de manutention des déchets ainsi qu’aux questions
connexes de conformité aux règlements.
Les membres du personnel proposent le
calendrier et les sites suivants pour la tenue des neuf (9) activités de
dépôt mobile à venir cette année :
|
Date |
Lieu |
|
28 mai |
Aire de stationnement de Ressources naturelles Canada, à côté du 405, rue Rochester |
|
11 juin |
Décharge contrôlée du chemin
Trail,
4475, chemin Trail |
|
25 juin |
Drain-All Environmental Services Ltd.,
2705, promenade Stevenage |
|
6 août |
Décharge contrôlée du chemin
Trail,
4475, chemin Trail |
|
20 août |
Drain-All Environmental Services Ltd.,
2705, promenade Stevenage |
|
17 septembre |
Centre environnemental Robert‑O.‑Pickard,
800, promenade Green Creek |
|
24 septembre |
Dépôt de Maple Grove, 1655, chemin Maple
Grove |
|
22 octobre |
Drain-All Environmental Services Ltd., 2705, promenade Stevenage
ou autre emplacement dans l'est de la ville à déterminer
|
|
29 octobre |
Décharge contrôlée du chemin
Trail,
4475, chemin Trail |
Le programme de dépôts mobiles
jouerait un rôle important dans l’infrastructure du programme de protection de
l’environnement de la Ville. Les sites
recommandés ont été soumis à une sélection stratégique ayant pour objet
l’atteinte des taux de saisie les plus élevés possible qui était aussi axée sur
l’offre d’un niveau de service à tous les résidents de la
Ville. L’analyse des données sur les participants indique clairement que
le dépôt du chemin Trail offre à peine un niveau de service raisonnable aux
résidents habitant dans l’Ouest de la Ville.
Dès le départ, dans la Stratégie des
3R, on a relevé la nécessité d’établir un programme de DMD, ainsi que celui
d’assurer un niveau de service pour tous les résidents de la Ville d’Ottawa.
RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES
L’approbation de cette proposition
permettrait la réalisation d’économies s’élevant à 208 000 $ dans le
budget de fonctionnement annuel, y compris une réduction de 2,75 ETP, de
même que des économies d’immobilisations uniques de 100 000 $, pour
un total d’économies s’élevant à 308 000 $ en 2005. Les économies
annuelles de fonctionnement de 208 000 $ permettraient à Services et Travaux publics de contribuer à
l’atteinte des objectifs municipaux en matière d’efficacité établis et
approuvés par le Conseil municipal.
DOCUMENTATION À
L’APPUI
S.O.
SUITE À DONNER
Le personnel de Services et Travaux publics veillera à la mise en
application des recommandations du rapport.