|
Council Member Inquiry/Motion
Form Demande de renseignements
d’un membre du Conseil /Formulaire de motion |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
From/Exp. : Councillor / conseiller P. Clark |
Date : 22 February / février 2012 |
File/Dossier : 04-12 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
To/Dest.
: City Clerk and Solicitior / Greffier municipal et chef du contentieux |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Subject/Objet : MAP Access for Members of
Council and Councillor’s Assistants / Accès au système MAP pour les membres
du Conseil et les adjoints aux conseillers
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Inquiry/Demande
de renseignements Motion Why, after over 12 years of MAP access, has it now
been denied to Councillor’s and their Assistants on the basis of
interpretation of the Municipal Act
with respect to Municipal Freedom of
Information and Protection of Privacy Act? This application has given us the ability to look
into issues within our Ward in regard to present and future development plans
and gives us the tools to do the job that the residents of Ottawa elected us
to do. I would also like to know who in the Corporation
has access to this information and why. **************************** Pourquoi les conseillers municipaux
et leurs adjoints, qui avaient accès au système MAP depuis plus de 12 ans, se
voient-ils maintenant refuser l’accès à ce système en raison d’une
interprétation de la Loi sur les
municipalités concernant l’accès à l’information municipale? Cette application nous a permis
d’examiner les enjeux de notre quartier en ce qui concerne les plans
d’aménagement actuels et futurs et nous donne les outils nécessaires afin
d’accomplir le travail pour lequel les résidents nous ont élus. J’aimerais également savoir qui à
la Ville a accès à cette information et pourquoi.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Response/Réponse (Date :
) There are two reasons why Members of Council do not have a right of
access to the data contained within the Municipal Applications Partnership (MAP). First, the Municipal Property Assessment Corporation (MPAC) provides
access to assessment information through Municipal Connect in accordance with
the terms and conditions of a licensing agreement with the City of Ottawa.
This agreement stipulates that the assessment data is only to be used for
three main purposes: 1-
To provide the basis to calculate
municipal tax levies; 2-
For internal planning
requirements/purposes outlined under Subsection 53(3) of the Assessment Act; or; 3-
For other purposes specifically
authorized by legislation (i.e. local improvement projects). MPAC has the right to unilaterally terminate the license agreement if
the data is used outside of the terms and conditions of the licensing
agreement. As such, only staff who require MAP to do their job function are
provided access. Second, as Members of Council were advised during the orientation
session at the commencement of this term, elected officials do not have any
special right of access to information under the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act
(MFIPPA). The Information and Privacy Commissioner of Ontario, Dr. Ann
Cavoukian, has stated that there is no provision under MFIPPA for individual
councillors to obtain unfettered, routine access to personal information in
order to carry out their constituency function. The IPC has consistently
taken the position that routine, automatic access by councillors’ to a
database containing personal information is not consistent with MFIPPA. The
IPC has also taken the position that councillors’ are not “officers or
employees” of the City as contemplated by Subsection 32(d) of MFIPPA. In short, no person can have unencumbered access to this information by
virtue of their office. However, a councillor may obtain access to personal
information only with consent from the individual. Furthermore, the information
collected in Buildings Branch, can only be disclosed within the parameters of
disclosure rules under Sections 31 and 32 of MFIPPA. (See
attached). An
e-mail from the Chief Building Official dated October 28th, 2011
to Members of Council advised the option was explored of allowing access to
general information contained within MAP. In reviewing this potential course
of action, it was determined that the City does not have the ability to
segregate the data in MAP between general information and personal
information (e.g. basic property
information vs. by-law complaints or service requests). The information contained in these files
has a considerable amount of personal information which could leave the City
open to potential action for a privacy breach. If
there was an ability in the future to segregate the data appropriately, staff
would review the ability to access MAP at that time. Therefore,
the City cannot allow Members of Council or their staff general access MAP,
or to any personal data without the express consent of individuals concerned.
This approach is consistent with both statutory regulations of MFIPPA
requirements as well as the
licensing agreement executed with MPAC. Finally,
the October 28th e-mail also informed Members of Council that
Service Ottawa is in the process of developing their new system for 311. This system will automate end to end
processes and streamline workflows to capture, monitor and report on service
and information requests from the citizen access point to the service
department. As a result of the new
efficiencies, each Member of Council will be provided with an increased
amount of statistical data which is anticipated to be released later in 2012. Use and Disclosure of Personal Information Use of personal
information 31. An institution shall not use personal
information in its custody or under its control except, (a) if the person to whom
the information relates has identified that information in particular and
consented to its use; (b) for the purpose for
which it was obtained or compiled or for a consistent purpose; or (c) for a purpose for which
the information may be disclosed to the institution under section 32 or under
section 42 of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.
R.S.O. 1990, c. M.56, s. 31. Where disclosure permitted 32. An institution shall not disclose
personal information in its custody or under its control except, (a) in accordance with Part
I; (b) if the person to whom
the information relates has identified that information in particular and
consented to its disclosure; (c) for the purpose for
which it was obtained or compiled or for a consistent purpose; (d) if the disclosure is
made to an officer, employee, consultant or agent of the institution who
needs the record in the performance of their duties and if the disclosure is
necessary and proper in the discharge of the institution’s functions; (e) for the purpose of
complying with an Act of the Legislature or an Act of Parliament, an
agreement or arrangement under such an Act or a treaty; (f) if disclosure is by a
law enforcement institution, (i) to a law enforcement
agency in a foreign country under an arrangement, a written agreement or
treaty or legislative authority, or (ii) to another law
enforcement agency in Canada; (g) if disclosure is to an
institution or a law enforcement agency in Canada to aid an investigation
undertaken with a view to a law enforcement proceeding or from which a law
enforcement proceeding is likely to result; (h) in compelling
circumstances affecting the health or safety of an individual if upon
disclosure notification is mailed to the last known address of the individual
to whom the information relates; (i) in compassionate
circumstances, to facilitate contact with the spouse, a close relative or a
friend of an individual who is injured, ill or deceased; (j) to the Minister; (k) to the Information and
Privacy Commissioner; (l) to the Government of
Canada or the Government of Ontario in order to facilitate the auditing of
shared cost programs. R.S.O. 1990, c. M.56, s. 32; 2006,
c. 19, Sched. N, s. 3 (5); 2006, c. 34,
Sched. C, s. 15. Finally, the following is a list of the number of employees/officers
by Department and Brach of the Corporation who have access to MAP. Note that
MAP is an enterprise application with many different business processes
contributing within the MAP suite of applications. To restrict access, there
are approximately 300 different profiles which define accessible content or
functionality.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Il y a deux raisons expliquant pourquoi les membres du
Conseil ne peuvent accéder aux données du système Partenariat d’applications
SIG municipales (PAM). Premièrement, c’est la Société d’évaluation foncière des
municipalités (SÉFM) qui donne accès aux données sur les évaluations au moyen
du service Municipalités branchées
dans le cadre d’un accord de licence passé avec la Ville d’Ottawa. Or il est
stipulé dans cet accord que les données ne peuvent être utilisées que pour
trois grandes raisons : 1-
Pour le calcul de l’impôt
municipal; 2-
Pour les besoins de
planification interne prévus au paragraphe 53(3) de la Loi sur l’évaluation foncière; 3-
À d’autres fins spécialement
autorisées par la loi (ex. : projets d’amélioration locale). La SÉFM peut résilier la licence si ces conditions ne
sont pas respectées. Ainsi, seules les personnes ayant besoin du système pour
exercer leurs fonctions y ont accès. Deuxièmement, comme les membres du Conseil en ont été
informés dans le cadre des séances de formation de début de mandat, les élus
ne jouissent d’aucun droit d’accès spécial à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale
et la protection de la vie privée (LAIMPVP). La commissaire à
l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario, Ann
Cavoukian, a en effet déclaré que la LAIMPVP ne conférait aucunement aux
conseillers un accès facile et illimité aux renseignements personnels pour
exercer leurs fonctions. Le bureau du CIPVP a toujours soutenu que ce genre
de liberté serait dérogatoire à la LAIMPVP. Il a également déclaré
officiellement que les conseillers n’étaient ni des dirigeants ni des
employés au sens de l’alinéa 32d)
de la LAIMPVP. En somme, nul ne peut bénéficier d’un libre accès à des
renseignements personnels en vertu de ses fonctions; un conseiller peut y
avoir accès, mais seulement avec le consentement de la personne concernée. En
outre, les renseignements recueillis par le Service du bâtiment ne peuvent
être divulgués que conformément aux articles 31 et 32 de la LAIMPVP. (Voir plus bas.) Le chef du Service du bâtiment a envoyé le
28 octobre 2011 un courriel informant les membres du Conseil qu’on
avait envisagé la possibilité de donner accès aux renseignements généraux
contenus dans le système PAM. Cependant, il s’est avéré que la Ville ne pouvait
techniquement séparer les données générales des données personnelles dans le
système (ex. : renseignements de base sur les propriétés vs plaintes en
vertu de règlements ou demandes de services). Ces dossiers renferment une
grande quantité de renseignements personnels, et le fait d’en permettre
l’accès exposerait la Ville à des poursuites. Si jamais il s’avère techniquement possible de
séparer les données, le personnel reverra la possibilité de donner accès au
système. Par conséquent, la Ville ne peut permettre aux membres du Conseil ni à
leur personnel d’accéder librement au système PAM, comme à tout autre
renseignement personnel, sans le consentement exprès des personnes
concernées. Cette position est conforme aux règlements pris en application de
la LAIMPVP et à l’accord de licence passé avec la SÉFM. Par ailleurs, dans le courriel du 28 octobre,
il était également indiqué que Service Ottawa était à mettre sur pied un
nouveau système pour le 3-1-1. Ce système ‘automatisera entièrement certains
processus et simplifiera le déroulement des opérations. Seront ainsi
facilités la consignation des demandes de renseignements et de service
provenant des divers points d’accès, leur suivi et la production de rapports
les concernant. Grâce à cette amélioration, attendue dans le courant de
l’année 2012, chaque membre du Conseil aura accès à des statistiques
plus complètes. Le tableau qui suit indique combien d’employés ou
de représentants ont accès au système dans chaque service ou direction. À
noter que le système PAM est une application générale qui comporte de
nombreux processus opérationnels et que l’accès au contenu ou aux fonctions
est défini en fonction d’environ 300 profils utilisateurs différents.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
