Ottawa bw

 

Council Member Inquiry/Motion Form

Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion

 

From/Exp. :

 

Councillor / conseiller

P. Clark

Date :

 

22 February / février 2012

File/Dossier :

 

04-12

 

 

To/Dest. : City Clerk and Solicitior / Greffier municipal et chef du contentieux

 

Subject/Objet : MAP Access for Members of Council and Councillor’s Assistants / Accès au système MAP pour les membres du Conseil et les adjoints aux conseillers

 

Inquiry/Demande de renseignements

Motion

 

Why, after over 12 years of MAP access, has it now been denied to Councillor’s and their Assistants on the basis of interpretation of the Municipal Act with respect to Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act?

 

This application has given us the ability to look into issues within our Ward in regard to present and future development plans and gives us the tools to do the job that the residents of Ottawa elected us to do.

 

I would also like to know who in the Corporation has access to this information and why.

 

****************************

 

Pourquoi les conseillers municipaux et leurs adjoints, qui avaient accès au système MAP depuis plus de 12 ans, se voient-ils maintenant refuser l’accès à ce système en raison d’une interprétation de la Loi sur les municipalités concernant l’accès à l’information municipale?

 

Cette application nous a permis d’examiner les enjeux de notre quartier en ce qui concerne les plans d’aménagement actuels et futurs et nous donne les outils nécessaires afin d’accomplir le travail pour lequel les résidents nous ont élus.

 

J’aimerais également savoir qui à la Ville a accès à cette information et pourquoi.

 

 

 

 

 

 


Response/Réponse  (Date :   )

There are two reasons why Members of Council do not have a right of access to the data contained within the Municipal Applications Partnership (MAP).

First, the Municipal Property Assessment Corporation (MPAC) provides access to assessment information through Municipal Connect in accordance with the terms and conditions of a licensing agreement with the City of Ottawa. This agreement stipulates that the assessment data is only to be used for three main purposes:

1-      To provide the basis to calculate municipal tax levies;

2-      For internal planning requirements/purposes outlined under Subsection 53(3) of the Assessment Act; or;

3-      For other purposes specifically authorized by legislation (i.e. local improvement projects).

MPAC has the right to unilaterally terminate the license agreement if the data is used outside of the terms and conditions of the licensing agreement. As such, only staff who require MAP to do their job function are provided access.

Second, as Members of Council were advised during the orientation session at the commencement of this term, elected officials do not have any special right of access to information under the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act (MFIPPA). The Information and Privacy Commissioner of Ontario, Dr. Ann Cavoukian, has stated that there is no provision under MFIPPA for individual councillors to obtain unfettered, routine access to personal information in order to carry out their constituency function. The IPC has consistently taken the position that routine, automatic access by councillors’ to a database containing personal information is not consistent with MFIPPA. The IPC has also taken the position that councillors’ are not “officers or employees” of the City as contemplated by Subsection 32(d) of MFIPPA.

In short, no person can have unencumbered access to this information by virtue of their office. However, a councillor may obtain access to personal information only with consent from the individual. Furthermore, the information collected in Buildings Branch, can only be disclosed within the parameters of disclosure rules under Sections 31 and 32 of MFIPPA.  (See attached).  

An e-mail from the Chief Building Official dated October 28th, 2011 to Members of Council advised the option was explored of allowing access to general information contained within MAP. In reviewing this potential course of action, it was determined that the City does not have the ability to segregate the data in MAP between general information and personal information (e.g.  basic property information vs. by-law complaints or service requests).  The information contained in these files has a considerable amount of personal information which could leave the City open to potential action for a privacy breach.  

 

If there was an ability in the future to segregate the data appropriately, staff would review the ability to access MAP at that time.

 

 

 

Therefore, the City cannot allow Members of Council or their staff general access MAP, or to any personal data without the express consent of individuals concerned. This approach is consistent with both statutory regulations of MFIPPA requirements as well as the licensing agreement executed with MPAC.

 

Finally, the October 28th e-mail also informed Members of Council that Service Ottawa is in the process of developing their new system for 311.  This system will automate end to end processes and streamline workflows to capture, monitor and report on service and information requests from the citizen access point to the service department.  As a result of the new efficiencies, each Member of Council will be provided with an increased amount of statistical data which is anticipated to be released later in 2012.

 

Use and Disclosure of Personal Information

Use of personal information

31.  An institution shall not use personal information in its custody or under its control except,

(a) if the person to whom the information relates has identified that information in particular and consented to its use;

(b) for the purpose for which it was obtained or compiled or for a consistent purpose; or

(c) for a purpose for which the information may be disclosed to the institution under section 32 or under section 42 of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act. R.S.O. 1990, c. M.56, s. 31.

Where disclosure permitted

32.  An institution shall not disclose personal information in its custody or under its control except,

(a) in accordance with Part I;

(b) if the person to whom the information relates has identified that information in particular and consented to its disclosure;

(c) for the purpose for which it was obtained or compiled or for a consistent purpose;

(d) if the disclosure is made to an officer, employee, consultant or agent of the institution who needs the record in the performance of their duties and if the disclosure is necessary and proper in the discharge of the institution’s functions;

(e) for the purpose of complying with an Act of the Legislature or an Act of Parliament, an agreement or arrangement under such an Act or a treaty;

(f) if disclosure is by a law enforcement institution,

(i) to a law enforcement agency in a foreign country under an arrangement, a written agreement or treaty or legislative authority, or

(ii) to another law enforcement agency in Canada;

(g) if disclosure is to an institution or a law enforcement agency in Canada to aid an investigation undertaken with a view to a law enforcement proceeding or from which a law enforcement proceeding is likely to result;

(h) in compelling circumstances affecting the health or safety of an individual if upon disclosure notification is mailed to the last known address of the individual to whom the information relates;

(i) in compassionate circumstances, to facilitate contact with the spouse, a close relative or a friend of an individual who is injured, ill or deceased;

(j) to the Minister;

(k) to the Information and Privacy Commissioner;

(l) to the Government of Canada or the Government of Ontario in order to facilitate the auditing of shared cost programs. R.S.O. 1990, c. M.56, s. 32; 2006, c. 19, Sched. N, s. 3 (5); 2006, c. 34, Sched. C, s. 15.

 

Finally, the following is a list of the number of employees/officers by Department and Brach of the Corporation who have access to MAP. Note that MAP is an enterprise application with many different business processes contributing within the MAP suite of applications. To restrict access, there are approximately 300 different profiles which define accessible content or functionality.

 

Department Name

Branch Name

Count

City Manager’s Office

Finance Dept.

78

City Manager’s Office

City Clerk & Solicitor Dept.

43

City Manager’s Office

Real Estate Partnership & Dev Office

34

City Manager’s Office

Corp Prog, Outreach & Bus Services Dept.

4

Committee of Adjustment

 

1

Committee of Adjustment

Committee of Adjustment WG

9

City Operations Portfolio

Public Works Dept.

152

City Operations Portfolio

Service Ottawa Dept.

100

City Operations Portfolio

City Operations DCM Office

2

City Operations Portfolio

Ottawa Public Health Dept.

172

City Operations Portfolio

Corporate Communications Dept.

1

City Operations Portfolio

Community & Social Services Dept.

29

City Operations Portfolio

Emergency & Protective Services Dept.

135

City Operations Portfolio

Information Technology Services Dept.

32

City Operations Portfolio

Parks, Recreation & Cultural Srvc Dept.

20

Infrastr Srvc & Comm Sust Portfolio

Transit Services Dept.

12

Infrastr Srvc & Comm Sust Portfolio

Rail Implementation Office

15

Infrastr Srvc & Comm Sust Portfolio

Deputy City Manager’s Office

1

Infrastr Srvc & Comm Sust Portfolio

Environmental Services Dept

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Il y a deux raisons expliquant pourquoi les membres du Conseil ne peuvent accéder aux données du système Partenariat d’applications SIG municipales (PAM).

Premièrement, c’est la Société d’évaluation foncière des municipalités (SÉFM) qui donne accès aux données sur les évaluations au moyen du service Municipalités branchées dans le cadre d’un accord de licence passé avec la Ville d’Ottawa. Or il est stipulé dans cet accord que les données ne peuvent être utilisées que pour trois grandes raisons :

1-      Pour le calcul de l’impôt municipal;

2-      Pour les besoins de planification interne prévus au paragraphe 53(3) de la Loi sur l’évaluation foncière;

3-      À d’autres fins spécialement autorisées par la loi (ex. : projets d’amélioration locale).

La SÉFM peut résilier la licence si ces conditions ne sont pas respectées. Ainsi, seules les personnes ayant besoin du système pour exercer leurs fonctions y ont accès.

Deuxièmement, comme les membres du Conseil en ont été informés dans le cadre des séances de formation de début de mandat, les élus ne jouissent d’aucun droit d’accès spécial à l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). La commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario, Ann Cavoukian, a en effet déclaré que la LAIMPVP ne conférait aucunement aux conseillers un accès facile et illimité aux renseignements personnels pour exercer leurs fonctions. Le bureau du CIPVP a toujours soutenu que ce genre de liberté serait dérogatoire à la LAIMPVP. Il a également déclaré officiellement que les conseillers n’étaient ni des dirigeants ni des employés au sens de l’alinéa 32d) de la LAIMPVP.

En somme, nul ne peut bénéficier d’un libre accès à des renseignements personnels en vertu de ses fonctions; un conseiller peut y avoir accès, mais seulement avec le consentement de la personne concernée. En outre, les renseignements recueillis par le Service du bâtiment ne peuvent être divulgués que conformément aux articles 31 et 32 de la LAIMPVP. (Voir plus bas.)

Le chef du Service du bâtiment a envoyé le 28 octobre 2011 un courriel informant les membres du Conseil qu’on avait envisagé la possibilité de donner accès aux renseignements généraux contenus dans le système PAM. Cependant, il s’est avéré que la Ville ne pouvait techniquement séparer les données générales des données personnelles dans le système (ex. : renseignements de base sur les propriétés vs plaintes en vertu de règlements ou demandes de services). Ces dossiers renferment une grande quantité de renseignements personnels, et le fait d’en permettre l’accès exposerait la Ville à des poursuites.

 

Si jamais il s’avère techniquement possible de séparer les données, le personnel reverra la possibilité de donner accès au système.

 

Par conséquent, la Ville ne peut permettre aux membres du Conseil ni à leur personnel d’accéder librement au système PAM, comme à tout autre renseignement personnel, sans le consentement exprès des personnes concernées. Cette position est conforme aux règlements pris en application de la LAIMPVP et à l’accord de licence passé avec la SÉFM.

 

Par ailleurs, dans le courriel du 28 octobre, il était également indiqué que Service Ottawa était à mettre sur pied un nouveau système pour le 3-1-1. Ce système ‘automatisera entièrement certains processus et simplifiera le déroulement des opérations. Seront ainsi facilités la consignation des demandes de renseignements et de service provenant des divers points d’accès, leur suivi et la production de rapports les concernant. Grâce à cette amélioration, attendue dans le courant de l’année 2012, chaque membre du Conseil aura accès à des statistiques plus complètes.

 

Le tableau qui suit indique combien d’employés ou de représentants ont accès au système dans chaque service ou direction. À noter que le système PAM est une application générale qui comporte de nombreux processus opérationnels et que l’accès au contenu ou aux fonctions est défini en fonction d’environ 300 profils utilisateurs différents.

 

Nom du service

Direction

Nombre

Bureau du directeur municipal

Service des finances

78

Bureau du directeur municipal

Bureau du greffier municipal et chef du contentieux

43

Bureau du directeur municipal

Bureau des partenariats et du développement en immobilier

34

Bureau du directeur municipal

Programmes municipaux, Rayonnement et Services opérationnels

4

Comité de dérogation

 

1

Comité de dérogation

Groupe de travail du Comité de dérogation

9

Portefeuille des opérations municipales

Service des travaux publics

152

Portefeuille des opérations municipales

Service Ottawa

100

Portefeuille des opérations municipales

Bureau du directeur municipal adjoint, Opérations municipales

2

Portefeuille des opérations municipales

Service de la santé publique d’Ottawa.

172

Portefeuille des opérations municipales

Service des communications générales

1

Portefeuille des opérations municipales

Services sociaux et communautaires.

29

Portefeuille des opérations municipales

Services de protection et d’urgence

135

Portefeuille des opérations municipales

Services de technologie de l’information (STI).

32

Portefeuille des opérations municipales

Service des parcs, des loisirs et de la culture

20

Portefeuille des services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités

Service de transport en commun

12

Portefeuille des services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités

Bureau de la mise en œuvre du réseau ferroviaire

15

Portefeuille des services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités

Bureau du directeur municipal adjoint

1

Portefeuille des services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités

Services environnementaux

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