Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseiller S. Desroches	Date : April 13, 2011 / 13 avril 2011	File/Dossier : 01-11
To/Dest.: Deputy City Manager, Infrastructure Services and Community Sustainability / Directrice municipale adjointe, Services d'infrastructure et de la viabilité des collectivités
Subject/Objet : Multi-year Contracts for Road Surfacing / Contrats pluriannuels pour le surfaçage des routes
Inquiry/Demande de renseignements Has the City explored the possibility of multi-year contracts for road surfacing in order to reduce the overall cost? La Ville a-t-elle envisagé la possibilité de conclure des contrats pluriannuels pour le surfaçage des routes afin de réduire les coûts globaux?
Response/Réponse There is nothing that would preclude the City from considering a multi-year contract for road resurfacing. However, there are no assurances this would result in financial savings. The key to competitive prices is predictability in terms of project requirements, funding and market stability. Currently, road resurfacing contracts are awarded through a competitive tendering process to the lowest bidder for defined project requirements. The contracts are typically divided up based on geographic location and renewal strategy to maximize the competitive process. Moving to a multi-year contract, suppliers would be required to include provisions in their bids to account for changes in raw material costs, changing project requirements, as well as the potential impact of other unknown market conditions. The City has contacted our road resurfacing contractors to discuss the possibility of multi-year contracts. While they have indicated being open to the idea, they have suggested the contracts would need to include a price escalation factor, which by its very nature, would impact the probability of cost savings. The Department has been implementing ways of achieving savings on resurfacing projects and will continue to seek those opportunities. These include an asphalt index for the liquid component as this tends to be the most volatile item that is subject to market fluctuations, therefore removing the need for contactors to inflate prices to cover potential asphalt cement price increases, and tendering projects earlier in the season when contractors are still aggressively bidding for projects. Please do not hesitate to contact the undersigned at extension 16002 if additional information is required. W.R. Newell, P.Eng. General Manager, Infrastructure Services ***** Il n’y a rien qui empêcherait la Ville d’envisager une telle possibilité. Cependant, il n’y pas de garantie qu’une telle stratégie permettrait de réaliser des économies. Le secret pour obtenir des prix concurrentiels est une bonne planification sur le plan des exigences du projet, du financement et de la stabilité du marché. Actuellement, les contrats de surfaçage sont octroyés dans le cadre d’un processus d’appel d’offres concurrentiel qui accorde le contrat au soumissionnaire le moins disant selon les exigences du projet. Les contrats sont habituellement divisés en fonction de l’emplacement géographique et de la stratégie de renouvellement afin de maximiser le processus concurrentiel. En adoptant la formule d’un contrat pluriannuel, les fournisseurs devraient inclure des dispositions dans leurs soumissions afin de tenir compte des changements dans les coûts des matières brutes, de l’évolution des critères du projet ainsi que des répercussions possibles d’autres conditions imprévues du marché. La Ville a communiqué avec les entrepreneurs qui font du surfaçage pour parler de la possibilité de conclure des contrats pluriannuels. Bien qu’ils aient tous indiqué être ouverts à la possibilité, ils ont suggéré que les contrats devraient inclure une clause de révision des prix qui, par nature, aurait une incidence sur le potentiel de réaliser des économies. Le service a mis en œuvre divers moyens pour réaliser des économies dans le cadre des projets de réasphaltage et continuera à explorer toutes les possibilités. Il s’agit notamment d’établir un indice d’asphalte pour le composant liquide, qui est certainement le plus volatile et, de plus, sujet aux fluctuations du marché. Donc, on élimine ainsi le besoin pour les entrepreneurs de gonfler les prix afin de prévoir pour une éventuelle augmentation du ciment bitumineux. L’autre moyen est de lancer les appels d’offres plus tôt dans la saison au moment où les entrepreneurs soumissionnent encore de manière très concurrentielle sur les projets. Veuillez ne pas hésiter à communiquer avec la personne soussignée au poste 16002, pour obtenir de plus amples renseignements. W.R. Newell, ing. Directeur général, Services d’infrastructure Response to be listed on Transportation Committee Agenda of 1 February 2013 and the Council Agenda of 8 February 2013. La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité du transport prévue le 1 fevrier et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 8 fevrier.