Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp: Councillor / conseiller Steve Desroches	Date : 14 December 2011 / 14 décembre 2011	File/Dossier : 32-11
To/Dest. : Deputy City Manager, Infrastructure Services and Community Sustainability Directrice municipale adjointe, Services d'infrastructure et de la viabilité des collectivités
Subject/Objet : Digital Billboards / Panneaux d’affichage numériques
Inquiry/Demande de renseignements Will the City Council report on digital billboards include: 1. Meaningful input from the local business sector? 2. Input from the Transportation Branch on opportunities for “real time” traffic messaging? 3. Input from the Economic Development Branch? 4. Opportunities for emergency and key public service messaging (e.g. “Amber Alerts”)? 5. Advertising opportunities for the City of Ottawa? 6. Revenue potential for the City of Ottawa via the City’s billboard program?
Response/Réponse (Date : January 11, 2012) Response to be listed on the Planning Committee Agenda of January 24, 2012 and the Council Agenda of January 25, 2012. La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité de l’urbanisme prévue le 24 janvier 2012 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 25 janvier 2012. Over the last six years, City Council has approved the use of over 30 City-owned properties for billboards. The leases of the properties have provided significant non-property tax revenue to support the delivery of municipal programs and services. In response to the changing nature of the outdoor advertising market, in August of 2010, Council directed staff to conduct a pilot project of up to two-years to evaluate the operation of digital billboards and to enable staff to develop standards to regulate the new signage technology. In response to a Request for Proposal at the end of 2010, staff selected a preferred vendor to install digital billboards on three City-owned properties in the east, central and western parts of the city. The billboards were installed in March of 2011. Staff is undertaking an evaluation of the billboards, will be reporting back to Planning Committee in the second quarter of 2012, and all questions raised in the inquiry will be addressed in the development of the report or in the report itself. Specifically: Question 1 As part of the evaluation of the pilot project, representatives from all the local Business Improvement Areas and signage companies have received preliminary proposals regarding digital billboards for their comment, and have been invited to a consultation event that will be held on January 19^th. In addition, staff will be making a presentation to the City’s Business Advisory Committee. Through these initiatives we are hoping we can receive some meaningful feedback from the local business community. Question 2 Staff from the Traffic Management and Operation Support Branch of the Public Works Department have been involved in the evaluation of the digital billboards and will be able to provide information in the report regarding opportunities for real time traffic messaging. Question 3 The Economic Development Branch will provide input into the staff report. Question4 The provisions of the contract with Pattison Outdoor Advertising for the digital billboards provide an opportunity for the prompt display of emergency messages by the City. Protocols have been established between the Office of Emergency Management, Corporate Communications and Pattison to get critical messages out to residents. Pattison also works with local and provincial police forces to post Amber Alerts. Question 5 The contract also provides the City with the opportunity to post public service messages or information about municipal services at no cost (the City provides the content) during the regular advertising cycle. For example, over the last year, Fire Services have used the digital boards to communicate their Fire Prevention Week program and Parks, Recreation and Cultural Services have promoted their summer day camp programs. With reduced funding in departmental advertising budgets, the use of digital billboards is a viable option for municipal messages to be communicated to residents at no cost. The pending report on digital screen technology will make recommendations on the continued availability of display time provided to the City at no cost.
Question 6

Staff is in the early stages of identifying additional City-owned sites that may have a potential for billboards. With the opportunity for increased advertising content and daily or even hourly flexibility of that content on digital billboards, the lease rates for sites with digital billboards are generally higher than for conventional poster panel boards. This may provide the City with higher than anticipated revenues from boards on City-owned sites if proponents choose to install digital boards or convert existing conventional boards to the new technology.

Demande de renseignements

Le rapport du Conseil municipal sur les panneaux d’affichage numériques portera-t-il sur les points suivants?

1. Commentaires pertinents du secteur local des affaires

2. Commentaires de la Direction de la planification des transports sur les possibilités de diffuser des messages d’information sur la circulation en temps réel

3. Commentaires de la Direction du développement économique

4. Possibilités de diffuser des messages sur les urgences et les services publics essentiels (p. ex. les alertes AMBER)

5. Possibilités de publicité pour la Ville d’Ottawa

6. Recettes possibles pour la Ville d’Ottawa grâce à son programme de panneaux d’affichage

Réponse (le 11 janvier 2012)

La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité de l’urbanisme prévue le 24 janvier 2012 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 25 janvier 2012.

Au cours des six dernières années, le Conseil municipal a approuvé l’installation de panneaux d’affichage sur plus de 30 propriétés de la Ville. La location des propriétés a généré d’importantes recettes non foncières permettant de soutenir la prestation des programmes et services municipaux.

Étant donné l’évolution du marché de la publicité extérieure, le Conseil a demandé au personnel, en août 2010, de mener un projet pilote d’une durée maximale de deux ans pour évaluer l’exploitation des panneaux d’affichage numériques et permettre au personnel d’établir des normes régissant cette nouvelle technologie d’affichage. À l’issue d’une demande de propositions à la fin de 2010, la Ville a retenu un fournisseur privilégié pour installer des panneaux d’affichage numériques sur trois de ses propriétés, dans l’Est, le Centre et l’Ouest de son territoire. L’installation a eu lieu en mars 2011. Le personnel procède actuellement à l’évaluation de ceux-ci. Ensuite, il présentera ses résultats au Comité de l’urbanisme au cours du deuxième trimestre de 2012, et toutes les questions soulevées au cours du processus seront examinées lors de l’élaboration ou dans le contenu même du rapport.

Plus particulièrement :

Question 1

Dans le cadre de l’évaluation du projet pilote, le personnel a présenté des propositions préliminaires concernant les panneaux d’affichage numériques aux représentants de toutes les Zones d’amélioration commerciale et entreprises d’affichage locales, pour qu’ils les commentent, et a invité ces représentants à participer à une séance de consultation qui sera tenue le 19 janvier. De plus, le personnel fera une présentation au Comité consultatif sur les affaires de la Ville. Nous espérons que ces initiatives nous permettront de recueillir des commentaires pertinents de la part du milieu des affaires local.

Question 2

Le personnel de la Direction de la gestion de la circulation et du soutien opérationnel du Service des travaux publics a participé à l’évaluation des panneaux d’affichage numériques et sera en mesure d’inclure dans le rapport des renseignements sur les possibilités de diffuser des messages d’information sur la circulation en temps réel.

Question 3

La Direction du développement économique fournira des commentaires dans le rapport à l’intention du personnel.

Question 4

Les dispositions du contrat conclu avec PATTISON Affichage Extérieur relativement aux panneaux d’affichage numériques autorisent la Ville à afficher sans délai des messages d’urgence. Le Bureau de gestion des mesures d’urgence, les Communications générales et Pattison se sont dotés de protocoles communs pour régir la communication des messages essentiels aux résidents. Pattison collabore également avec les corps de police locaux et provincial en ce qui a trait à l’affichage des alertes AMBER.

Question 5

Ce contrat permet également à la Ville d’afficher gratuitement des messages d’intérêt public ou des renseignements sur les services municipaux (la Ville fournit le contenu) pendant le cycle des annonces courantes. Par exemple, pendant la dernière année, le Service des incendies a employé des panneaux numériques pour annoncer sa Semaine de la prévention des incendies, et le Service des parcs, des loisirs et de la culture s’en est servi pour promouvoir ses programmes de camps de jour d’été. Dans l’actuel contexte de compression des fonds consacrés aux budgets de publicité des différents services, ces panneaux d’affichage constituent une solution viable, qui permet à la Ville de communiquer sans frais ses messages aux résidents. Le rapport à venir sur la technologie des panneaux numériques comportera des recommandations sur la disponibilité continue de temps d’affichage offert gratuitement à la Ville.

Question 6

Le personnel entame actuellement la recherche d’autres sites municipaux qui pourraient convenir à l’installation de panneaux d’affichage. Comme les panneaux numériques offrent la possibilité de multiplier les annonces et d’accroître la souplesse du contenu présenté chaque jour, voire chaque heure, les tarifs de location de sites pour ce type de panneaux sont généralement plus élevés que pour leur version traditionnelle. En l’occurrence, l’installation de panneaux numériques ou la mise à niveau technologique de panneaux traditionnels sur les sites de la Ville pourraient se traduire par des recettes municipales supérieures aux prévisions.