Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseiller Keith Egli	Date : 12 October / octobre 2011	File/Dossier : 25 - 11
To/Dest. : City Treasurer / Trésorière municipale
Subject/Objet : Water/Sewer Charges / Frais des services d’eau et d’égouts
Inquiry/Demande de renseignements A few years ago Council instructed staff to move to a user pay model for all city services where possible. Where a user of a City service can be identified, they are to be charged for the full cost of the service that they consume. A reminder notice is sent when there are arrears. The reminder fee is the share (based on the number of reminder notices sent) of the cost of managing the account arrears. This not only includes the cost of paper, printing, envelope and postage, but also includes a share of the telephone staff, the collection staff and the office equipment and overhead (space, light heat etc.) costs associated with that staff. This ensures that only those who are in arrears pay for those services. The letters are sent out eight days after the due date. 1. With regards to water/sewer charges how many reminder fee notices have been sent out since the inception of the program? 2. How much money in fees has been collected? 3. How many complaints have been received regarding reminder notice fees? Il y a quelques années, le Conseil a ordonné au personnel de passer à un modèle de redevances des usagers pour tous les services municipaux pour lesquels cela était faisable. Ainsi, s’il est possible de connaître les utilisateurs des services municipaux, ceux-ci sont facturés au plein prix du service dont ils bénéficient. Un avis de rappel est envoyé en cas d’arriéré. Les frais de rappel correspondent alors à une fraction (déterminée selon le nombre d’avis de rappel envoyés) des frais de gestion des comptes en souffrance. Ces frais comprennent non seulement le prix du papier, de l’impression, des enveloppes et de l’expédition, mais aussi une fraction des coûts liés au personnel téléphonique, à l’équipe de recouvrement ainsi qu’à l’équipement de bureau et aux charges indirectes (locaux, éclairage, chauffage, etc.). De cette façon, seuls les utilisateurs qui ont des arriérés paient pour ces services. Les rappels sont envoyés huit jours après la date d’échéance. 1. Dans le cas des frais des services d’eau et d’égouts, combien d’avis de rappels ont été envoyés depuis la mise en place du programme? 2. Quel est le montant des frais perçus? 3. Combien de plaintes ont été reçues au sujet des frais de rappel?
Response/Réponse Response to be listed on the Finance and Economic Development Committee Agenda of 12 January 2012 and the Council Agenda of 25 January 2012. La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et du développement économique prévue le 12 janvier 2012 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 25 janvier 2012. 1. With regards to water/sewer charges how many reminder fee notices have been sent out since the inception of the program? 321,855 reminder notices have been sent out since 2004. 2. How much money in fees has been collected? $1,769,265 has been collected since 2004. 3. How many complaints have been received regarding reminder notice fees? Since 2004 there were 740 (0.23%) complaints. ********************************************

1. Dans le cas des frais des services d’eau et d’égouts, combien d’avis de rappels ont été envoyés depuis la mise en place du programme?

On a envoyé 321 855 avis de rappel depuis 2004.

2. Quel est le montant des frais perçus?

On a perçu 1 769 265 $ depuis 2004.

3. Combien de plaintes ont été reçues au sujet des frais de rappel?

Il y a eu 740 (% 0.23%) plaintes depuis 2004.