Report to/Rapport au :
Environment Committee
Comité de l’environnement
15 November 2011 / le 15 novembre 2011
Nancy Schepers,
Deputy City Manager / Directrice municipale adjointe
Infrastructure
Services and Community Sustainability /
Services d
'infrastructure et Viabilité des collectivités
Contact
Person/Personne ressource :
Marilyn
Journeaux, Manager, Solid Waste Services /
Gestionnaire du
service des déchets solides
(613) 580-2424
x21528, marilyn.journeaux@ottawa.ca
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Ref N°: ACS2011-ICS-ESD-0040 |
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OBJET : |
COLLECTE DE DÉCHETS SOLIDES EN BORDURE DU CHEMIN ET
SERVICES (APPEL D’OFFRES NO
RFT01811-91027-T01) |
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SUBJECT: |
SOLID WASTE CURBSIDE COLLECTION AND
SERVICES (TENDER
RFT01811-91027-T01) |
RecommandationS
du rapport
Le Comité de l’environnement
recommande :
1. que le Conseil accorde
le contrat no 01811-91027-T01 pour la collecte des déchets solides
en bordure de rue dans la zone C1 et les services connexes à Waste Management
(Waterloo, Ontario) pour la première année, pour un coût total de 6 158
562 $ (TVH non incluse), sous réserve de l’augmentation annuelle de l’IPC
et des taux de croissance, tel qu’établi par contrat;
2. que le Conseil accorde
le contrat no 01811-91027-T01 pour la collecte des déchets solides
en bordure de rue dans la zone C2 et les services connexes à Miller Waste
Systems Inc. (Markham, Ontario) pour la première année, pour un coût total de
5 998 030 $ (TVH non incluse), sous réserve de l’augmentation
annuelle de l’IPC et des taux de croissance, tel qu’établi par contrat;
3. que la
section 16.3 concernant les critères d’octroi du contrat du formulaire de
l’APPEL D’OFFRES CONCERNANT LA COLLECTE DES DÉCHETS SOLIDES EN BORDURE DE RUE
ET LES SERVICES CONNEXES (RFT no 01811- 91027-T01) soit mise en
œuvre et que le contrat pour la collecte des déchets solides en bordure de rue
(RFT no 01811- 91027-T01) soit adjugé au deuxième soumissionnaire
dans la zone C4, qui est Miller Waste Systems Inc. (Markham, Ontario), pour la
première année et pour un coût total de 5 548 628 $ (TVH non
incluse), sous réserve de l’augmentation annuelle de l’IPC et des taux de
croissance, tel qu’établi par contrat;
4. que le Conseil accorde
le contrat no 01811-91027-T01 pour la collecte des déchets solides
en bordure de rue dans la zone C5 et les services connexes au groupe interne de
la Ville d’Ottawa (Ville d’Ottawa, Ontario) pour la première année, au coût
total de 5 807 713 $, qui comprend l’établissement de 39,33 ETP,
sous réserve de l’augmentation annuelle de l’IPC et des taux de croissance, tel
qu’établi par contrat;
5. que
le Conseil établisse le budget annuel pour le groupe interne de collecte des
déchets de la Ville d’Ottawa auquel le conseil municipal a confié le contrat de
collecte des déchets en bordure de rue dans la zone C3, à sa réunion du 25 août
2011, en fonction des conditions, modalités et hypothèses utilisées pour
calculer les soumissions du groupe interne pour d’autres zones de collecte des
déchets solides en bordure de rue et services connexes, contrat no
01811-91027-T01, dont les coûts pour la
zone 3 pour la première année sont estimés à 5 508 731 $, ce
qui comprend l’établissement de 7,33 ETP supplémentaires, sous réserve de
l’augmentation annuelle de l’IPC et des taux de croissance, tel qu’établi par
contrat;
6. d’augmenter
le budget d’immobilisations autorisé de 2012 de 3,5 M$ pour le projet
906332 pour le remplacement du parc de véhicules de collecte des déchets
solides, pour un budget total autorisé de 3,795 M$, pour l’acquisition de
13 nouveaux véhicules de collecte des déchets, qui sera financée par le Fonds
de réserve des immobilisations pour la collecte des déchets solides, mais qui
sera remboursée par le Fonds de réserve pour le remplacement du parc de
véhicules, sans aucune pression sur les taxes en 2012;
7. de
déléguer l’autorité au Directeur général, Service des travaux publics, pour
qu’il conclu une entente d’achat ou de location, selon le scénario le plus
avantageux pour la Ville, pour combler les besoins en véhicules pour la
Zone 5, sous réserve de l’examen et de l’approbation de la trésorière.
8. d’exiger une
vérification annuelle des dépenses pour les travaux dont le contrat a été
octroyé à la Ville ainsi qu’un rapport annuel d’information qualitative et
quantitative par nature, pertinent au programme et assujetti au processus
normal des comités.
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Environment Committee recommend that Council
approve:
1. Award of
Zone C1 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to Waste Management (Waterloo, ON) for first year total costs
of $6,158,562 (HST not included), subject to annual CPI and growth increases as
determined by the contract;
3. That
Form of Tender, Basis of award Section 16.3 of the SOLID WASTE CURBSIDE
COLLECTION AND SERVICES tender (RFT #01811-91027-T01) be exercised and award of
Zone C4 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to the second lowest bidder, Miller Waste Systems Inc.
(Markham, ON) for first year total costs of $5,548,628 (HST not included),
subject to annual CPI and growth increases as determined by the contract;
4. Award of
Zone C5 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to the City Of Ottawa In-House Group (City of Ottawa, ON) for
first year total cost of $5,807,713.76, which includes the establishment of an
additional 39.33 FTEs (temporary, full-time for the term of contract), subject
to annual CPI and growth increases as determined in the contract;
5. Establishment of the annual budget for the City of Ottawa
In-House Group, which was awarded the Curbside Collection Zone C3 at the August
25, 2011 Council meeting, based on all terms, conditions and assumptions used
to calculate the In-House bids for other zones for the Solid Waste Curbside
Collection and Services Contract No. 01811-91027-T01, which results in Zone 3 first year costs of
$5,508,731, which includes the establishment of an additional of 7.33 FTEs
(temporary, full-time for the term of the contract), subject to annual CPI and
growth increases as determined in the contract;
6.
An
increase the 2012 Capital Budget Authority in project 906332 Solid Waste Fleet
Replacement by the amount of $3.5M for a total authority of $3.795M, for the
acquisition of 13 new collection vehicles to be funded from the Solid Waste
Capital Reserve Fund to be repaid by the Fleet Replacement Reserve Fund,
causing no tax pressure in 2012;
7.
Delegation
of authority to General Manager, Public Works to enter into a purchase or lease
agreement, whichever is the most cost efficient, for the Fleet requirements for
Zone 5 vehicles, subject to the City Treasurer review and approval; and
8.
Requirement
for an annual audit of expenditures for works awarded to the City and an annual
information report, qualitative and quantitative in nature, relevant to this
program and subject to the normal committee process.
Contexte
Le contrat actuel de collecte des déchets
solides (No 02105-91027-T02)
expire le 29 octobre 2012, il faut donc conclure de nouveaux contrats de
service. Les niveaux de services des nouveaux contrats ont été approuvés par le
Conseil à sa réunion du 13 avril 2011. Les niveaux de service établis sont
fondés sur les recommandations formulées par le personnel dans le rapport de
l’examen concernant les niveaux de service; et ils ont été approuvés par le
Conseil.
À sa réunion du 25 août, le Conseil a
approuvé l’octroi du contrat de la collecte des déchets en Zone 3 au
groupe interne de collecte pour la durée des prochains contrats.
L’appel d’offres pour la collecte des déchets
solides en bordure de rue et les services connexes (RFT no 01811-91027-T01) a été lancé le 17 septembre 2011
par la Direction de l’approvisionnement, annoncé dans MERX et s’est terminé le
20 octobre 2011. Le document d’appels d’offres tient compte des niveaux de
service approuvés par le Conseil à sa réunion d’avril 2011.
Il est essentiel que ces contrats soient
octroyés en novembre 2011 afin que tous les entrepreneurs aient suffisamment de
temps pour acheter et recevoir les véhicules de collecte et mettre en place le
personnel à temps pour le début des contrats de collecte résidentielle des
déchets solides en bordure de rue en octobre 2012.
DISCUSSION
Détail de l’appel d’offres portant sur la collecte résidentielle des
déchets solides.
L’appel d’offres pour la collecte en bordure
de rue porte sur cinq zones géographiques de collecte comportant
approximativement le même nombre de ménages. En raison de la croissance
résidentielle dans les zones de collecte en bordure de rue actuelles, il a
fallu apporter certaines modifications dans la délimitation des zones pour mieux
les équilibrer et prendre en compte les obstacles géographiques naturels.
Les nouvelles limites des zones pour les
contrats de collecte sont illustrées à la figure 1.
Fig. 1 – carte des zones de collecte
Dans chaque zone, tous les services de collecte
(poubelle, recyclage, matières organiques et feuilles et résidus de jardin)
seront dispensés par le même soumissionnaire.
L’appel d’offres tenait compte des
modifications apportées au niveau de service approuvées par le Conseil le 13
avril 2011 dans le rapport ACS2011-ICS-ESD-0002. Les niveaux de service
approuvés sont :
- La collecte résidentielle bihebdomadaire des vidanges;
- La collecte bihebdomadaire des matières organiques;
- Collecte en alternance chaque semaine des produits recyclables.
(bac bleu une semaine et bac noir la semaine suivante);
- La collecte des matières organiques et des produits recyclables
est faite par le même véhicule dans des compartiments séparés.
Processus de concurrence dirigé
Le 25 août 2011, le Conseil a approuvé la proposition
suggérant que le contrat de la Zone 3 (la zone d’activités du centre ville)
soit octroyé au groupe interne de collecte pour la durée du prochain contrat.
Le Conseil a également demandé aux membres du personnel de former une équipe
interne de soumission pour préparer une soumission pour les zones de collecte
1, 2, 4 et 5 pour les contrats à venir dans le cadre d’un processus de
concurrence dirigé. (Services de gestion des déchets solides : contrats de
collecte-concours gérés à l’interne, Réf. no ACS2011-ICS-ESD-0045).
La Ville a retenu les services de PPI
Consulting Limited, société d’experts-conseils indépendants, en tant que
commissaire de l’équité dans le cadre de l’appel d’offres portant sur la
collecte des déchets solides. Le commissaire à l’équité a participé à tous les
aspects du présent processus d’appels d’offres; il a notamment veillé à ce que
les protocoles régissant la concurrence dirigée soient respectés garantissant
ainsi un processus d’approvisionnement transparent, ouvert et équitable. La
Ville a formé une équipe interne de soumission séparée pour préparer sa
soumission. De plus, la Ville a formé une équipe d’évaluation séparée pour
l’évaluation de toutes les soumissions provenant des entrepreneurs et du groupe
interne. Le Commissaire de l’équité a surveillé le processus d’évaluation et le
processus de préparation de la soumission interne afin de garantir le caractère
équitable et concurrentiel du processus. Le
Commissaire de l’équité a fourni à la Ville un rapport écrit, joint en tant
que Document 1, attestant que le processus d’appel d’offres entrepris a
été réalisé de manière équitable, ouverte et transparente.
Résultats de l’appel
d’offres
L’octroi du contrat qui sera accordé à
l’issue de l’appel d’offres se fait par zone. Comme il est indiqué dans la
Figure 2, au total, sept soumissionnaires ont présenté une offre en
réponse à la demande d’offres (RFT), notamment l’équipe interne de soumission
de la Ville d’Ottawa.
Les
résultats de l’ouverture de soumissions sont présentés à la Figure 3.
Figure 2 : Proposants qui présentent une soumission
|
Proposants |
Barème de prix
soumis |
||
|
GFL Environmental
East Corp. (Pickering, Ont.) |
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
||
(Gatineau, Québec) |
Zone C4 et Zone C5 |
||
(Waterloo, Ont.) |
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
||
|
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
||
(Ottawa, Ont.) |
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
||
|
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
||
|
Équipe interne de soumission de
la Ville d’Ottawa (Ville d’Ottawa) |
Zone C1, Zone C2, Zone C4 et
Zone C5 |
Figure 3 : Services des Finances
(rapport d’ouverture des soumissions - collecte des déchets solides en bordure de
rue et services (Offre
RFT01811-97027-T01).
Le personnel recommande
l’attribution du contrat au soumissionnaire le moins-disant pour les
zones 1, 2 et 5. Cependant, le personnel recommande que pour la
Zone 4, le contrat soit attribué au soumissionnaire classé second, soit
Miller Waste Systems Inc. de Markham (Ontario).
La possibilité d’octroyer le
contrat de la Zone 4 au soumissionnaire classé second est établie
clairement dans la Section 16.3 de la demande de soumissions pour la
collecte des déchets solides en bordure de rue et services connexes (RFT no
01811-91027-T01).
La section 16.3 au sujet des critères d’octroi du contrat du
formulaire de l’appel d’offres CONCERNANT LA COLLECTE DES DÉCHETS SOLIDES EN
BORDURE DE RUE ET LES SERVICES CONNEXES énonce ce qui
suit :
16.3 La Ville
peut décider de ne pas attribuer toutes les zones à l’équipe interne de
soumission même si cette dernière semble avoir présenté la soumission
moins-disant, et ce pour un certain nombre de raisons, notamment l’importance
des frais de démarrage, la capacité à respecter les échéanciers et l’analyse de
la totalité des coûts pour la prestation du service tel que défini dans les
« Lignes directrices sur le processus de soumission à l’interne ». Dans un
souci de précision, l’équipe de soumission interne de la Ville ne sera pas
recommandée pour la prestation des services dans toutes les zones même si elle
semble avoir présenté las soumission moins-disant.
Cette approche est recommandée
pour un certain nombre de raisons :
·
Il serait
difficile de déployer tous les véhicules et le personnel à temps pour commencer
la collecte dans la Zone 3 actuelle et dans deux autres zones d’ici le
mois de novembre de l’année prochaine.
·
Il faudrait
réunir d’importantes ressources en personnel pendant l’automne 2012 pour
veiller à ce que les entrepreneurs actuels continuent d’assurer le service
jusqu’à la fin du contrat tout en effectuant la transition avec les nouveaux
entrepreneurs de collecte des déchets. Par ailleurs, les nouveaux niveaux de service
qui seront mis en œuvre nécessiteront une certaine supervision de la part de la
Ville.
·
Le
soumissionnaire classé second, Miller Waste Inc., a prouvé qu’il possède
l’expérience et la capacité d’assurer le service dans les zones demandées.
Cette entreprise a déjà plusieurs contrats avec diverses municipalités de
taille et de nature semblables, dont la Région d’Halton, la
Ville de Markham, la Ville de Richmond Hill,
la Ville de Vaughan, Ajax/Pickering et la Région de Durham. Ces contrats
desservent plus de 407 000 foyers.
Miller Waste Systems fournit aussi des services de collecte aux secteurs
industriel, commercial et institutionnel. Miller Waste Systems exploite plus de
450 véhicules de collecte des déchets et emploie 850 personnes.
·
La différence entre
l’offre la plus basse du groupe interne et la deuxième soumission parmi les
plus basses est de seulement 102 832,42 $.
·
Les avantages de l’atténuation des risques en ce qui a trait à l’octroi
du contrat à Miller l’emportent sur le coût ajouté de la soumission de Miller
pour la Zone 4.
Donc,
conformément à la section 16.3
concernant les critères d’octroi du contrat, le personnel recommande
d’attribuer le contrat de la Zone 4 au soumissionnaire classé second.
Le personnel recommande également que le contrat
de la Zone 3 octroyé par le Conseil le 25 août 2011 au groupe interne
respecte les conditions et modalités du contrat de collecte des déchets solides
en bordure de rue et services connexes, et qu’un barème de prix soit soumis
fondé sur les mêmes hypothèses et analyse utilisées pour l’établissement du
prix de la soumission portant sur les zones 1, 2, 4 et 5.
Les modifications apportées aux limites des
cinq zones de collecte ont donné lieu à une augmentation du nombre de ménages
pour la nouvelle Zone 3, soit d’environ 45 000 à
55 000 ménages. En conséquence, il faudra prévoir une augmentation de
l’ordre de 7,33 ETP (temps plein
temporaire pour la durée du contrat) en plus du budget actuel. Ces fonds seront
requis au début de novembre 2012.
Économies liées au
niveau de service
Le rapport ACS2011-ICS-ESD-0002 du 13 avril
2011 présenté au Conseil avait repéré des économies possibles de 9 M$ par
année par rapport au maintien du statu quo en adoptant les niveaux de service
recommandés.. Ces économies par évitement de coûts seront réalisées avec
l’approbation des recommandations formulées dans le présent rapport. En fait,
des économies supplémentaires de 1,14 M$ ont été réalisées dans le cadre
du processus d’appel d’offres en plus des économies ciblées pendant l’examen
des niveaux de service, pour des économies annuelles globales de 10,14 M$
par rapport au maintien du statu quo.
RÉPERCUSSIONS
SUR LES ZONES RURALES
Tous les résidents en zone rurale qui ont
accès au service de collecte des déchets en bordure de rue obtiendront le même
niveau de service que les résidents en milieu urbain et suburbain.
CONSULTATION
Aucune consultation publique n’est
requise.
COMMENTAIRES
DU OU DES CONSEILLERS DE QUARTIER
Il s’agit d’un rapport concernant
l’ensemble de la Ville.
RÉPERCUSSIONS JURIDIQUES
Il n’y a pas d’obstacle juridique
qui empêche la mise en œuvre des recommandations énoncées dans le présent
rapport.
RÉPERCUSSION POUR LA GESTION DE RISQUE
Il est essentiel que ces contrats soient octroyés en
novembre 2011, afin que tous les entrepreneurs aient suffisamment de temps pour
acheter et recevoir les véhicules de collecte et mettre en place le personnel à
temps pour le début des contrats en octobre 2012.L’acquisition de véhicules
pour la collecte des déchets peut prendre jusqu’à un an. Il est essentiel que
le groupe interne de collecte et les entrepreneurs aient suffisamment de temps
pour acquérir les véhicules nécessaires. Tout retard dans l’octroi de ces
contrats peut occasionner un retard dans la livraison des véhicules ce qui
causerait l’interruption de la collecte de tous les déchets.
RÉPERCUSSIONS
FINANCIÈRES
L’approbation de l’attribution de tous les
contrats constitue un engagement préalable envers les budgets de fonctionnement
futurs.
Il n’y a pas de répercussions sur le budget
de fonctionnement provisoire de 2012 relativement aux services de déchets
solides qui a été déposé le 26 octobre, car les exigences de 2012 sont
suffisantes pour satisfaire aux exigences des nouveaux contrats. Cependant, il
faudra réaménager le budget de fonctionnement de 2012 pour tenir compte de la
baisse des coûts des services prévus au contrat et de la hausse des coûts de
rémunération et des coûts des véhicules en raison de l’octroi du contrat d’une
zone supplémentaire aux opérations internes de la Ville. Ces coûts réaménagés
seront des coûts partiels pour 2012 et des coûts annualisés pour 2013.
L’attribution recommandée des contrats se
traduit par des économies supplémentaires de 1,1 M$ en plus des économies
estimatives de 9,0 M$ énoncées dans l’examen du niveau de service. Le budget de
fonctionnement provisoire de 2012 tient déjà compte d’économies partielles de
1,0 M$ établies en fonction de ces estimations initiales énoncées dans
l’examen du niveau de service. Le budget de fonctionnement provisoire de 2013
pour les services des déchets solides comprendra des économies pour la totalité
de l’année. Enfin, il convient de souligner que les résultats de l’appel
d’offres variaient en fonction des éléments, de sorte que les économies
estimatives seront réparties différemment entre les redevances (frais de
collecte en bordure de chemin par ménage) et la facture de taxes.
RÉPERCUSSIONS
ENVironNEmentalES
Le rapport d’examen du niveau de service a déterminé
les répercussions environnementales suivantes :
- Le système recommandé aidera la Ville à atteindre un taux de
réorientation des déchets (taux actuel de 44 %) de 48 à 53 %.
- L’adoption du principe de collecte bihebdomadaire des déchets
résiduels permettra de réacheminer entre 10 300 à 20 100 tonnes
supplémentaires de matières organiques par année ailleurs qu’à la décharge
du chemin Trail.
- L’expérience de nombre d’autres municipalités indique que la mise
en œuvre de la collecte bihebdomadaire de déchets résiduels augmente les volumes
des matières des bacs bleu et vert, soit de 1 600 à 5 200 tonnes
par année.
- La diminution du nombre de camions nécessaires pour la collecte
des déchets résidentiels permet également de réduire les émissions de
polluants atmosphériques.
Répercussions
techniques
Il n’y a pas de répercussions
techniques liées à la mise en œuvre des recommandations énoncées dans le
présent rapport.
PRIORITÉS
STRATÉGIQUES
Responsabilité
financière – FS2 – Maintenir et améliorer la situation financière de la Ville
L’appel d’offres no
01811-91027-T01 pour le contrat de collecte des déchets solides en bordure de
rue et les services connexes tient compte des modifications apportées au niveau
de service approuvées par le Conseil le 13 avril 2011, rapport ACS2011-ICS-ESD-0002.
Les recommandations présentées dans ce rapport procurent d’importantes
économies financières à la Ville comme il est expliqué dans le rapport.
Gérance environnementale, GE3 – Réduire
l’impact environnemental
·
Initiative stratégique no 30 – mise en œuvre des niveaux de service liés aux
déchets solides (2012-2018)
Le Conseil a approuvé la mise en œuvre du
Système D du rapport d’examen du niveau de service de collecte des déchets
solides.
Le 13 avril 2011 (Réf. n° :
ACS2010-ICS-ESD-0017 Les contrats de collecte tenaient compte des niveaux de
service désignés dans ce rapport. L’octroi de ces contrats aidera la Ville à
atteindre les objectifs et politiques suivants du plan stratégique :
·
Optimiser
les programmes de déchets solides résidentiels actuels et futurs afin de
satisfaire aux besoins environnementaux et de viabilité;
·
S’engager
à réduire l’incidence communautaire sur l’environnement en multipliant les
possibilités et en favorisant la participation à des programmes novateurs de
recyclage;
·
Tracer
une voie pour la gestion des déchets solides municipaux et établir des
objectifs réalisables pour la réorientation des déchets et des matières
recyclables ailleurs que dans les décharges afin de prolonger la durée desdites
décharges.
·
Accroître
la réorientation des déchets. La Ville fait des efforts pour changer sa manière
de penser concernant les déchets. La stratégie de gestion des déchets aide la
Ville à gérer efficacement ses déchets, à prévenir la pollution, à promouvoir
le recyclage et à réutiliser les matières tout en réalisant ses objectifs
environnementaux. La Ville étudie aussi les nouvelles technologies et évalue
comment elles peuvent aider à changer les déchets résiduels en ressources.
DOCUMENTATION
À L’APPUI
Document 1 – PPI Consulting Limited (rapport
su Commissaire de l’équité).
SUITE
À DONNER
Le contrat no 01811-91027-T01 pour
la collecte des déchets solides en bordure de rue et les services connexes sera
attribué tel que décrit dans le présent rapport.
Le personnel des services environnementaux
mettra en œuvre les directives du Conseil décrites dans le présent rapport pour
les contrats de collecte des Zones C3 et C5 par le groupe interne.
La
Division des services environnementaux présentera des rapports financiers
annuels au Comité, vérifiés par un vérificateur indépendant pour la collecte
des Zones C3 et C5.
PPI
Consulting Limited
86 Centrepointe
Drive
Ottawa
(Ontario)
K2G 6B1
Tél. : 613-567-0000
Téléc. : 613-274-7015
www.ppiprocurementconsulting.com
Ottawa | Toronto | Atlantic
Canada
4 novembre 2011
Ville d’Ottawa, Demande d’offre no
01811-91027-T01 pour la prestation de services de collecte résidentielle en
bordure de rue
Introduction
PPI Consulting Limited (PPI) a été embauchée par la Ville
d’Ottawa afin d’assurer la supervision indépendante tout au long du processus
d’approvisionnement, visant à choisir des fournisseurs de services de collecte
résidentielle des déchets en bordure de rue (RFT no
01811-910279-T01). PPI a participé à la validation du processus d’approvisionnement,
à l’élaboration de tous les critères obligatoires pour les soumissions et a
supervisé l’évaluation des offres.
Selon les directives de la Ville, le tableau suivant résume
notre participation et nos conclusions :
|
Étape |
Tâche |
Équitable r (Oui/Non) |
|
1 |
Examen de la documentation de la
demande d’offres (RFT). |
Oui |
|
2 |
Examen des réponses provisoires à la
Foire aux questions. |
Oui |
|
3 |
Examen de l’addenda provisoire avant
sa publication. |
Oui |
|
4 |
Orientation de l’évaluateur :
Confirmer que les formulaires de conflit d’intérêts ont été remplis par tous
les participants au processus. |
Oui |
|
5 |
Valider les critères obligatoires des
soumissions |
Oui |
|
6 |
Confirmer la conformité aux exigences
obligatoires. |
Oui |
|
7 |
Confirmer l’évaluation appropriée des
soumissions et la conformité aux Lignes directrices sur le processus de
soumission à l’interne de la Ville. |
Oui |
|
8 |
Examine les résultats d’évaluation
finaux. |
Oui |
Observations
et conclusions
La Ville d’Ottawa a géré le processus d’appel d’offres. Elle
a préparé la documentation provisoire et finale du RFT, l’addenda, a répondu
aux questions des proposants et consulté PPI en tant que commissaire de
l’équité pour toutes les questions d’équité potentielles et réelles.
Sept soumissionnaires ont présenté des soumissions en
réponse au RFT, y compris l’équipe de soumission interne de la Ville. Ce nombre
état suffisant pour que le processus d’approvisionnement concurrentiel soit
valide. L’ensemble de l’équipe d’évaluation n’avait pas de conflit d’intérêts à
déclarer avec aucun des soumissionnaires. Des cloisonnements appropriés
relativement aux personnes et à l’accès à l’information ont été établis entre
l’équipe d’évaluation de la Ville et l’équipe de soumission interne de la
Ville.
Tous les proposants se sont conformés aux exigences
obligatoires énoncées dans le RFT. Il s’agissait notamment : d’un dépôt de
150 000 $, d’une lettre de la société de garantie/cautionnement du
proposant, d’une lettre de l’institution financière ou de la banque du
proposant, d’une lettre signée par l’agent/courtier d’assurance du proposant,
d’une lettre donnant l’information sur la société mère du proposant, d’une
lettre comportant les détails de l’expérience de l’entreprise et des
formulaires établissant le prix de la soumission.
Toutes les offres présentées ont été ouvertes publiquement
et les renseignements généraux sur les prix ont été lus à la Division de la
gestion de l’approvisionnement après la clôture de l’appel d’offres. Toute la
documentation a ensuite été examinée afin de confirmer l’exactitude
mathématique, la conformité avec les spécifications et la conformité avec les
conditions et modalités du contrat.
Il n’y a pas eu de questions non résolues à aucune étape de
ce processus.
Les soumissionnaires qui se sont classés dans les premiers
rangs ont été sélectionnés après avoir constaté qu’ils avaient satisfait aux
exigences obligatoires de l’appel d’offres et en fonction du coût de soumission
le plus bas pour la prestation des services à la Ville d’Ottawa. La Ville a
décidé de se prémunir de son droit énoncé dans la Section 16.3 de l’appel
d’offres et de ne pas attribuer le contrat de la Zone 4 à l’équipe de
soumission interne. Cette mesure a été jugée nécessaire, car la Ville était
préoccupée devant le risque élevé qu’elle ne puisse remplir ses obligations en
Zone 4 en raison des changements apportés dans l’étendue du travail et des
exigences pour assurer le service dans la Zone 3 (qui ne faisait pas
partie du concours, mais à laquelle la nouvelle portée des travaux s’applique)
et en Zone 5 (pour laquelle la Ville était le premier soumissionnaire). Ce
risque a été pris en compte relativement à la différence de prix entre la
soumission de l’équipe interne et celle du soumissionnaire classé second pour
la Zone 4. Pour cette raison, la Ville a choisi le soumissionnaire classé
second pour l’attribution du contrat de la Zone 4.
Conclusion
En tant que Commissaire de l’équité pour le RFT no
01811-910279-T01 – prestation de services de collecte résidentielles de déchets
en bordure de rue, nous attestons que les principes d’ouverture, d’équité,
d’uniformité et de transparence ont été, à notre avis, respectés et suivis
pendant toutes les étapes du processus d’approvisionnement. Qui plus est, notre
examen n’a révélé aucun problème qui serait survenu durant le processus et qui
aurait pu nuire à l’équité de cette initiative.
Ben Sorensen
Directeur, PPI Consulting
613 567.0000
extract of DRAFT Minutes 12 15 November 2011 |
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extrait dE L’ÉBAUCHe Du ProcÈs-verbal 12 le 15 novembre 2011 |
6. SOLID WASTE CURBSIDE COLLECTION AND SERVICES (TENDER
RFT01811-91027-T01)
COLLECTE DE DÉCHETS SOLIDES EN
BORDURE DU CHEMIN ET SERVICES (APPEL D’OFFRES NO RFT01811-91027-T01)
ACS2011-ICS-ESD-0040 CITY WIDE / À L’ÉCHELLE DE LA VILLE
MOTION No. EC 12-01
Moved by Councillor Moffatt,
THAT the Environment Committee approve the addition of this item for consideration by the
Committee at today’s meeting, pursuant to section 84(3) of the Procedure By-law.
CARRIED
REPORT RECOMMENDATIONS
That the Environment Committee recommend that
Council approve:
1. Award of Zone C1 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to Waste Management (Waterloo, ON) for first year total costs
of $6,158,562 (HST not included), subject to annual CPI and growth increases as
determined by the contract;
2. Award of Zone C2 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to Miller Waste Systems Inc. (Markham, ON) for first year total
cost of $5,998,030 (HST not included), subject to annual CPI and growth
increases as determined by the contract;
3. That Form of Tender,
Basis of award Section 16.3 of the SOLID WASTE CURBSIDE COLLECTION AND SERVICES
tender (RFT #01811-91027-T01) be exercised and award of Zone C4 Solid Waste
Curbside Collection and Services Contract No. 01811-91027-T01 to the second
lowest bidder, Miller Waste Systems Inc. (Markham, ON), for first year total
costs of $5,548,628 (HST not included), subject to annual CPI and growth
increases as determined by the contract;
4. Award of Zone C5 Solid Waste Curbside Collection and Services Contract No.
01811-91027-T01 to the City Of Ottawa In-House Group (City of Ottawa, ON) for
first year total cost of $5,807,713, which includes the establishment of an
additional 39 positions (temporary for the term of contract), subject to annual
CPI and growth increases as determined in the contract;
5. Establishment of the annual budget for the City of Ottawa In-House Group, which was
awarded the Curbside Collection Zone C3 at the August 25, 2011 Council meeting,
based on all terms, conditions and assumptions used to calculate the In-House
bids for other zones for the Solid Waste Curbside
Collection and Services Contract No. 01811-91027-T01, which results in Zone 3 first year costs of
$5,508,731, which includes the establishment of an additional of 7 positions
(temporary for the term of the contract), subject to annual CPI and growth
increases as determined in the contract;
6. An increase to the 2012 Capital Budget
Authority in project 906332 Solid Waste Fleet Replacement by the amount of
$3.5M for a total authority of $3.795M, for the acquisition of 13 new
collection vehicles to be funded from the Solid Waste Capital Reserve Fund to
be repaid by the Fleet Replacement Reserve Fund, causing no tax pressure in
2012;
7. Delegation of authority to General
Manager, Public Works to enter into a purchase or lease agreement, whichever is
the most cost efficient, for the Fleet requirements for Zone 5 vehicles,
subject to the City Treasurer review and approval; and
8. Requirement for an
annual audit of expenditures for works awarded to the City and an annual
information report, qualitative and quantitative in nature, relevant to this
program and subject to the normal committee process.
Marilyn Journeaux, Manager of Solid Waste
Services provided an overview of the report. A copy of her
PowerPoint presentation is held on file with the City Clerk.
The report recommendation was put to Committee and CARRIED as presented.