Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseiller Allan Hubley	Date : September 14, 2011 / 14 Septembre, 2011	File/Dossier : 21-11
To/Dest. : Deputy City Manager, City Operations and City Clerk and Solicitor / Directeur municipal adjoint, Opérations municipales et le Greffier et Chef du contentieux
Subject/Objet : Jubilee Donations - Use of City Property / Jubilee Donations – Utilisation des biens de la Ville
Inquiry Jubilee Donations has placed collection boxes at the Jack Charron Arena located at 10 McKitrick Drive which is solely owned by the City of Ottawa. Jubilee does not collect regularly nor is it clear what the donation is towards. Does the City have an agreement with Jubilee to allow this use of City property? What policy is in place to dictate the terms for contracts for use of public space for commercial or otherwise purposes? How does the policy ensure the Ward Councillor along with Staff of the facility is informed when such an agreement is being considered? Who is responsible to monitor if the terms of a contract are breached? Is this particular group operating on city property elsewhere in Ottawa? In cases where a company may be using city property illegally, can Legal Services determine if cost recovery for removal and appropriate rent be sought? If no such policy exists, I would ask that one be developed to protect residents and city property going forward. Demande de renseignements Le groupe Jubilee Donations a déposé des boîtes de cueillette à l’Aréna Jack‑Charron, situé au 10, route McKitrick, établissement dont l’unique propriétaire est la Ville d’Ottawa. Jubilee n’y fait pas de collectes de façon régulière, et on ne sait pas à quoi ces dons sont destinés. Est-ce que Jubilee a demandé l’autorisation de la Ville pour utiliser ce terrain? Quelle politique régit les modalités des contrats concernant l’utilisation des lieux publics notamment à des fins commerciales? Comment cette politique garantit‑elle que le conseiller du quartier et le personnel de l’établissement visé sont informés lorsqu’une entente est envisagée? Qui se charge de surveiller le respect de ces contrats? Est-ce que Jubilee utilise d’autres terrains de la Ville? Dans le cas où une entreprise utiliserait un terrain de la Ville sans autorisation, est‑ce que les Services juridiques peuvent déterminer s’il convient d’exiger un loyer et des frais d’évacuation du matériel? Si aucune politique n’existe à cet effet, je souhaiterais qu’on en élabore une afin de protéger les terrains de la Ville et des résidents.
Response (September 27, 2011) Response to be listed on the Finance and Economic Development Committee Agenda of November 1, 2011 and the Council Agenda of November 9, 2011. Does the City have an agreement with Jubilee to allow this use of City property? The City does not currently have an agreement with Jubilee Donations to allow the placement of donation bins on City property. The only agreement pertaining to the placement of donation bins on City property is with Ottawa Neighbourhood Services. What policy is in place to dictate the terms for contracts for use of public space for commercial or otherwise purposes? There are a number of agreements within the City that permit the use of public space by private groups. What agreement is used depends on the terms of the contract such as the duration of time, the type of space, the use and user. The agreements used by the City include consents to enter, license of occupation, easements, encroachments, special event permits and various types of lease contracts. The costs (fees) of these agreements are established in City By-laws or within City Policies and Procedures. The City currently has a License of Occupation Agreement with Ottawa Neighbourhood Services for the placement of donation drop boxes at specific City owned facilities. How does the policy ensure the Ward Councillor along with Staff of the facility is informed when such an agreement is being considered? The current License of Occupation Agreement between the City and Ottawa Neighbourhood Services was developed following extensive consultation with all stakeholders for those locations included in the agreement. The Parks, Recreation and Cultural Services Department is responsible for monitoring the agreement and if future requests are made by Ottawa Neighbourhood Services for the placement of donation bins at additional sites then a similar consultation is conducted and appropriate placement of the donation bins is arranged with the facility staff. Who is responsible to monitor if the terms of a contract are breached? The Parks, Recreation and Cultural Services Department is responsible for monitoring the current agreement with Ottawa Neighbourhood Services for City owned recreation facilities. Is this particular group operating on city property elsewhere in Ottawa? Jubilee Donations is not operating on any other City owned property in Ottawa. In cases where a company may be using city property illegally, can Legal Services determine if cost recovery for removal and appropriate rent be sought? In cases where a company places donations boxes on the City right of way, the Encroachment By-Law No. 2003-446 would apply. In addition, should donation boxes be placed illegally on parkland the Parks and Facilities By-Law No. 2004-276 would also apply. There are provisions in both By-Laws for the removal of any unauthorized encroachments. If no such policy exists, I would ask that one be developed to protect residents and city property going forward. Réponse La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et du développement économique prévue le 1^er novembre 2011 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 9 novembre 2011. Le groupe Jubilee Donations a-t-il demandé à la Ville l’autorisation d’utiliser ce terrain? Présentement, aucune entente n’autorise Jubilee Donations à installer des boîtes de dons sur des terrains de la Ville. Seul l’organisme Ottawa Neighbourhood Services y est autorisé. Quelle politique régit les modalités des contrats concernant l’utilisation des lieux publics, notamment à des fins commerciales? Il existe plusieurs types d’autorisations que la Ville peut émettre pour permettre à des groupes privés d’utiliser les lieux publics. Le type d’autorisation dépend des modalités du contrat telles que la durée, le type d’emplacement, l’utilisation et l’utilisateur. Lorsque la Ville émet une autorisation, cette dernière comprend l’autorisation d’entrer, le permis d’occupation, les servitudes, le permis d’empiètement et le permis d’événements spéciaux, ainsi que divers types de contrats de location. Les coûts (frais) de l’autorisation sont établis dans les règlements municipaux ou dans les politiques et procédures de la Ville. Un accord concernant le permis d’occupation est actuellement en vigueur entre la Ville et Ottawa Neighbourhood Services pour l’installation de boîtes de dons dans certaines installations municipales. Comment cette politique garantit-elle que le conseiller du quartier et le personnel de l’installation sont informés lorsqu’une telle entente est envisagée? Le présent accord concernant le permis d’occupation entre la Ville et Ottawa Neighbourhood Services a été élaboré d’après un vaste processus de consultation avec tous les intervenants des installations mentionnées dans l’autorisation. C’est le Service des parcs, des loisirs et de la culture qui assure le suivi de l’autorisation accordée à Ottawa Neighbourhood Services. S’il y a par la suite de nouvelles demandes visant l’installation de boîtes de dons dans d’autres lieux publics, on enclenchera un processus de consultation similaire et on prendra les dispositions nécessaires avec le personnel de l’installation concernée pour y installer des boîtes de dons. Qui se charge de faire respecter ces contrats? Le Service des parcs, des loisirs et de la culture assure le suivi de l’autorisation accordée à Ottawa Neighbourhood Services en ce qui a trait aux installations de loisirs de la Ville. Le groupe Jubilee Donations utilise-t-il d’autres terrains de la Ville? Le groupe Jubilee Donations n’utilise aucun autre terrain de la Ville d’Ottawa. Dans les cas d’utilisation illégale d’un terrain de la Ville par une entreprise, les Services juridiques peuvent-ils déterminer s’il convient d’exiger des frais de location et des frais pour le retrait du matériel? Si une entreprise installe des boîtes de dons à un emplacement situé sous l’emprise de la Ville, alors le Règlement en matière d’empiètement sur les voies publiques (n° 2003‑446) s’applique. De plus, si les boîtes de dons ont été installées illégalement dans un espace vert, le Règlement sur les parcs et les installations (n° 2004‑276) s’applique aussi. Ces deux règlements municipaux prévoient des dispositions pour obliger le retrait des boîtes de dons et de tout autre matériel s’il y a empiètement non autorisé. Si aucune politique n’existe à cet effet, je souhaiterais qu’on en élabore une afin de protéger les terrains de la Ville et les résidents