Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseiller Stephen Blais	Date : September 28, 2011 / 28 septembre 2011	File/Dossier : CC-22-11
To/Dest. : Deputy City Manager, City Operations / Directeur municipal adjoint, Opérations municipales
Subject/Objet : Recreational Guides / Guide des loisirs
Inquiry What was the cost associated with the promotional campaign, including the production of flyers and handouts, informing residents of the availability of the recreation guide on-line only? Will the printing of similar or associated guides/information material (such as community specific guides) be phased out as well? What additional cost savings will be achieved if all recreation guides and other associated print materials are only offered online? Demande de renseignements Quels sont les coûts associés à la campagne promotionnelle, y compris la production de dépliants et de circulaire, pour informer les résidents de la disponibilité du guide des loisirs en ligne uniquement? L’impression de documents d’information/guides semblables ou connexes (comme des guides propres à une certaine communauté) sera-t-elle éliminée progressivement? Quelles économies supplémentaires seraient réalisées si tous les guides de loisirs et autres documents imprimés connexes n’étaient offerts qu’en ligne uniquement? Response Response to be listed on the Community and Protective Services Committee Agenda of October 20, 2011 and the Council Agenda of October 26, 2011. What was the cost associated with the promotional campaign, including the production of flyers and handouts, informing residents of the availability of the recreation guide on-line only? A $95,000 savings was realized as part of the 2011 budget process by eliminating the printing and distribution costs of paper copies of the Recreation Activity Guide. The fall promotional campaign focused on directing clients to on-line and site-specific program information produced by the Department. The campaign made use of major newspapers, community newspapers, online newspapers, billboards, bus interior signage, radio, cinema, social media and flyers at a cost of $48,996 plus HST. Specific costs included: Daily Newspaper promotion $14,189 Weekly Newspaper promotion $12,437 Radio promotion $5,460 Cinema still ads $5,866 Interior Bus Cards $3,760 Community magazines $2,525 Promotion Cards and Posters for On-line English and French Guides $2,159 Facebook advertising $1,400 Printed copies of 50+ section of on-line guide - $1,200 Recreation Centre Plasma Screen Ads – No cost Digital Billboard Ads – No cost Will the printing of similar or associated guides/information material (such as community specific guides) be phased out as well? What additional cost savings will be achieved if all recreation guides and other associated print materials are only offered online? The Department is not recommending the phasing out of facility or program specific guides. These guides are a valuable tool for the marketing of local programs and serve to complement the on-line strategy adopted for City wide marketing of services. An increased emphasis is being placed on the coordination of our area specific guide production efforts to create a more informed, consistent and high quality product for our residents. This coordination includes streamlining content, design, printing, and distribution. The resulting promotional product will also increase the potential to attract future sponsorship and advertising partnerships.
Réponse La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des services communautaires et de protection prévue le October 20 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le October26, 2001. Quels sont les coûts associés à la campagne promotionnelle, y compris la production de dépliants et de circulaires, pour informer les résidents de la disponibilité du guide des loisirs en ligne uniquement? La suppression des coûts d’impression et de distribution des copies papier du guide des loisirs a permis une économie de 95 000 $ dans le budget de 2011. La campagne de promotion d’automne visait à diriger la clientèle vers le service en ligne où sont affichés les renseignements que le Service a rédigés sur le programme de chaque lieu d’activité. Les responsables de la campagne se sont servis des principaux quotidiens, des journaux communautaires, de journaux en ligne, de panneaux d’affichage, d’affiches à l’intérieur des autobus, de messages à la radio, au cinéma et dans les médias sociaux et enfin, de dépliants, pour un coût de 48 996 $ plus TVH. Voici la répartition des coûts : • Promotion dans les quotidiens : 14 189 $ • Promotion dans les hebdomadaires : 12 437 $ • Promotion à la radio : 5 460 $ • Annonces fixes dans les cinémas : 5 866 $ • Affiches intérieures d’autobus : 3 760 $ • Revues communautaires : 2 525 $ • Cartes et affiches de promotion pour les guides anglais et français en ligne : 2 159 $ • Publicité sur Facebook : 1 400 $ • Exemplaires imprimés de la section « Aînés et adultes 50+ » du guide en ligne : 1 200 $ • Annonces sur l’écran plasma du centre de loisir – gratuit • Annonces sur les panneaux d’affichage numériques – gratuit L’impression de documents d’information/guides semblables ou connexes (comme des guides propres à une certaine communauté) sera-t-elle éliminée progressivement? Quelles économies supplémentaires seraient réalisées si tous les guides de loisirs et autres documents imprimés connexes étaient offerts uniquement en ligne? Le Service ne conseille pas d’éliminer les guides portant sur une installation ou un programme en particulier. Ces guides constituent un précieux outil de promotion des programmes locaux et complètent efficacement la stratégie en ligne adoptée pour promouvoir les services dans toute la ville. Le Service s’efforce surtout de coordonner la production des guides portant sur un secteur donné, afin d’offrir aux résidents un produit cohérent et de toute première qualité, notamment pour l’information. Cette coordination consiste à rationaliser le contenu, la conception, l’impression et la distribution du produit promotionnel, ce qui se traduira aussi par de meilleures possibilités de commandites et de partenariats publicitaires.