Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / Conseiller Steve Desroches	Date : July 13, 2011	File/Dossier : 10-11
To/Dest. : City Treasurer Trésorière municipale
Subject/Objet : Banned Companies
Inquiry /Demande de renseignements Motion How does the City ensure that companies banned from doing business with the City are not able to continue to get work under a different company name? ******************************************* Comment la Ville peut‑elle s’assurer que les entreprises qui sont interdites d’affaire avec elle ne sont pas en mesure de le faire sous une autre raison sociale?
Response/Réponse Response to be listed on the Finance and Economic Development Committee Agenda of 18 August 2011 and the Council Agenda of 25 August 2011. La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et du développement économique prévue le 18 août 2011 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 25 août 2011. Subsections 37(1) and 37(2) of the City’s Purchasing By-law provide a discretion to the City Treasurer, in consultation with the City Clerk and Solicitor, to prohibit an unsatisfactory supplier from bidding on future City contracts where the performance of the supplier has been unsatisfactory in terms of failure to meet contract specifications, terms and conditions or for Health and Safety violations. The term “supplier” is not defined in the Purchasing By-law; however, as it pertains to section 37, the City has construed the term to mean a supplier of goods and/or services and any principal, director or officer of that supplier, bidding directly for City contracts, or indirectly through another legal entity. Accordingly, were a supplier  banned from doing business with the City to attempt to circumvent the ban by bidding under a different legal name, the City would construe the ban to extend to the associated entity.   Council may wish to amend the Purchasing By-law to clarify the definition of supplier, as it pertains to section 37. In addition, all solicitations valued at greater than $100,000 include a reserved right on the part of the City to request bidders to demonstrate satisfactory performance in the construction of works that are similar in magnitude and complexity to the project being bid on. This would include the identification of a minimum of three (3) projects of similar magnitude and complexity successfully completed within the last five (5) years.  This reserved right clause will assist the City in preventing banned suppliers from forming new legal entities in order to bid on City requirements, as the new entity would be unable to satisfy this experience requirement. ******************************************* Les paragraphes 37(1) et 37(2) du Règlement municipal sur les achats proposent des lignes directrices à l’intention de la trésorière municipale et du greffier municipal et chef du contentieux afin de défendre à un fournisseur insatisfaisant de présenter des offres en vue de marchés ultérieurs de la Ville lorsque le rendement du fournisseur a été insatisfaisant et qu’il ne respecte pas les exigences, modalités et conditions du marché ou contrevient aux règles de la santé et de la sécurité au travail. L’expression « fournisseur » n’est pas définie dans le règlement sur les achats, cependant, pour l’article 37, la Ville définit le terme comme étant un fournisseur de biens et/ou services et inclus tout directeur, administrateur, dirigeant de ce fournisseur, qui présente directement une offre aux contrats de la Ville ou indirectement par l’intermédiaire d’une autre personne juridique. Par conséquent, lorsqu’un fournisseur auquel il a été interdit de faire affaire avec la Ville tente de contourner cette interdiction en présentant une offre sous une dénomination sociale différente, la Ville étendrait l’interdiction à l’entité associée. Le Conseil pourrait décider de modifier le règlement sur les achats pour préciser la définition de fournisseur, relativement à l’article 37. De plus, toutes les demandes de soumission évaluées à plus de 100 000 $ incluent une clause de droit réservé du côté de la Ville qui peut exiger des soumissionnaires de faire la preuve qu’ils ont eu un rendement satisfaisant dans la construction de projets qui sont similaires, pour l’ampleur et la complexité, au projet qui fait l’objet de la soumission. Ils devraient notamment présenter au moins trois projets d’ampleur et de complexité semblables qu’ils auront réalisés au cours des cinq années précédentes. Cette clause de droit réservé aidera la Ville à empêcher les fournisseurs auxquels on a interdit de présenter une offre de former une nouvelle personne juridique pour pouvoir présenter une soumission à un appel d’offres de la Ville, car la nouvelle entité serait incapable de satisfaire aux exigences en matière d’expérience.