Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseillère M. McRae	Date : 8 June 2011 / 8 juin 2011	File/Dossier : 06-11
To/Dest. :        Deputy City Manager, Infrastructure Services and Community Sustainability / Directrice municipale adjointe, Services d'infrastructure et de la viabilité des collectivités
Subject/Objet :           Inquiry No. OCC 06-11 Site Plan Conditions / Conditions du plan d’implantation
Inquiry/Demande de renseignements : From the Council Meeting of 8 June: How does the City enforce Site Plan conditions? Does the City enforce these conditions in perpetuity? If a site Plan condition is breached, what steps does the City take to remedy the breach? *************************** Comment la Ville fait-elle respecter les conditions du plan d’implantation? La Ville applique-t-elle ces conditions à perpétuité? Si une condition du plan d’implantation n’est pas respectée, quelles mesures prend la Ville afin de corriger cette infraction?
Response/Réponse 1) How does the City enforce Site Plan conditions? Once City staff or, in some cases, Planning Committee or Agriculture and Rural Affairs Committee, approve the Site Plan a legal agreement or letter of undertaking is prepared by the City that includes the conditions and approved plans for that specific development. Financial securities are taken against the completion of both the private and public infrastructure required to service the development. Development inspectors inspect the work at various times during the construction to ensure that it is built to the approved drawings and that it satisfies Site Plan conditions. If conditions are not met and after several attempts to have the work completed by the applicant, the City may complete the necessary works using the securities. Securities are returned to the applicant as conditions are satisfied and in totality following the satisfaction of all conditions. It should be noted that there are times when an applicant after receiving site plan approval, will return to the City to ask for minor modifications. The staff in charge of that particular application can approve these modifications without public notification. The Ward Councillor is kept abreast of all applications and modifications. 2) Does the City enforce these conditions in perpetuity? Site Plan Control Agreements are registered on title and remain in effect for as long as the development is in place. Managers are authorized to approve the release of Site Plan Agreements subject to certain conditions being met. These conditions require that the terms of the original agreement, or any subsequent agreement, have all been completed (some variance from the agreements with regard to types of plant materials, location of hydro vaults, garbage enclosures or garden sheds is allowed). The registered owner must have paid all costs associated with the release of the agreement and all financial securities must have been released. In the case of non-residential developments, the release of the agreement can be no earlier than five years following the release of all financial securities. Finally, there can be no history of non-compliance, complaints or enforcement incidents regarding the terms and conditions of the agreement. Should the applicant wish to deviate from the approved Site Plan at a later time he/she can apply for a minor Site Plan amendment. Should changes be made to the development e.g. parking, major landscaping, fencing, without the consent of the City, then the applicant is notified of his/her non-compliance to the Site Plan agreement and/or Zoning By-law by By-law and Regulatory Services Staff. It should be noted that this is undertaken on a complaint-driven basis often initiated through either a Councillor’s Office or reported to 3-1-1. 3) If a site Plan condition is breached, what steps does the City take to remedy the breach? As discussed above until all Site Plan conditions are satisfied the City withholds financial securities. In the situation where there is a Site Plan Agreement registered on title and it is deviated from subsequent to the release of financial securities, then the applicant is notified of his/her non-compliance to the Site Plan agreement and/or Zoning By-law by By-law Regulatory Services staff who then are in a position to issue charges for non-compliance to Site Plan Agreements at the request of the Planning and Growth Management Department. *************************** 1) Comment la Ville fait-elle respecter les conditions du plan d’implantation? Une fois que le personnel de la Ville ou, dans certains cas, le Comité d'urbanisme ou Comité de l'agriculture et des affaires rurales, a approuvé le plan d'implantation, la Ville prépare un accord juridique ou une lettre d'engagement qui précise les conditions et les plans approuvés pour ce lotissement particulier. Des garanties financières sont fournies sur l'achèvement des infrastructures privées et publiques requises pour servir le lotissement. Des inspecteurs inspectent les travaux à différentes étapes de la construction afin d'assurer le respect des dessins approuvés et des conditions du plan d'implantation. Si les conditions ne sont pas remplies et que le demandeur a essayé à plusieurs reprises de faire faire le travail, la Ville peut réaliser elle-même les travaux nécessaires en utilisant les garanties. Les garanties sont retournées au demandeur au fur et à mesure que les conditions sont réunies et en totalité après leur satisfaction intégrale. Il est à noter que le demandeur dont le plan d'implantation a été approuvé peut parfois demander à la Ville d'y apporter des modifications mineures. Le personnel responsable de cette demande particulière peut approuver ces modifications sans avoir à émettre d'avis public. Le conseiller du quartier est tenu au courant de toute demande ou modification. 2) La Ville applique-t-elle ces conditions à perpétuité? Des accords de réglementation du plan d'implantation sont inscrits au titre foncier et demeurent en vigueur pour la durée du projet. Les gestionnaires sont autorisés à approuver les demandes de libération à l'égard de ces accords sous réserve de certaines conditions. Pour qu'un accord soit libéré, il faut avoir satisfait à toutes les conditions de l'accord initial ou des accords subséquents (certaines dérogations sont permises, par exemple, pour les types d'équipements, l'emplacement de la chambre de transformateurs, le local des déchets et les remises). Le propriétaire enregistré doit s'être acquitté de tous les frais associés à la libération de l'accord, et toutes les garanties financières doivent avoir été libérées. Dans le cas des lotissements non résidentiels, la libération de l'accord ne peut survenir que cinq ans au moins après la libération de toutes les garanties financières. Enfin, il ne doit y avoir aucun cas de non-conformité, de plainte ou de problème d'application des conditions de l'accord. Le demandeur qui désire s'écarter du plan d'implantation approuvé peut présenter une demande de modification mineure. Si le lotissement est modifié sans le consentement de la Ville (p. ex. en ce qui concerne le stationnement, les grands travaux d'aménagement ou les clôtures), le demandeur est avisé de sa non-conformité à l'accord sur le plan d'implantation et/ou au règlement municipal de zonage par le personnel des Services des règlements municipaux. Il est à noter que ce processus est amorcé en réponse aux plaintes reçues, qui sont souvent présentées par l'entremise du bureau d'un conseiller ou du service 3-1-1. 3) Si une condition du plan d’implantation n’est pas respectée, quelles mesures prend la Ville afin de corriger cette infraction? Comme il est expliqué plus haut, la Ville retient les garanties financières jusqu'à ce que toutes les conditions du plan d'implantation soient satisfaites. Lorsqu'un accord de réglementation de plan d'implantation est inscrit à un titre et qu'il est enfreint après libération des garanties financières, le demandeur est avisé de sa non-conformité à l'accord et/ou au règlement municipal de zonage par le personnel des Services des règlements municipaux, qui est alors en mesure de porter des accusations de non-conformité aux accords sur le plan d'implantation à la demande du service Urbanisme et Gestion de la croissance.