Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor / conseiller A. Hubley	Date : 11 May 2011 / 11 mai 2011	File/Dossier : 05-11
To/Dest. :     Deputy City Manager, City Operations / Directeur municipal adjoint, Opérations municipales
Subject/Objet :           Welfare Fraud / Fraude de l’aide sociale

Inquiry

As recently reported in the Ottawa Citizen, a woman was sentenced for welfare fraud and the judge was critical of the City of Ottawa.

What City of Ottawa programs are in place to prevent fraud and to ensure that all cases are dealt with in a manner that respects this Council’s commitment to spend all tax dollars wisely and efficiently?

Demande de renseignements

Selon un article récent du Ottawa Citizen, une femme a été condamnée pour fraude de l’aide sociale; dans sa décision, le juge a émis une critique sévère à l’égard de la Ville d’Ottawa.

La Ville a-t-elle des programmes en place pour prévenir la fraude et veiller à ce que tous les cas soient traités d’une manière qui respecte les engagements pris par le Conseil dépenser sagement et efficacement l’argent des contribuables?

Response – May 24, 2011

Response to be listed on the Community and Protective Services Committee Agenda of June 23rd and the Council Agenda of July 13th.

The City of Ottawa, as well as every other municipality in the Province of Ontario, administers the Ontario Works program to its residents on behalf of the Province of Ontario, as required by legislation. In Ottawa, it is administered via four social service centres geographically located to serve the south, east, west and central areas of the City.

The Ontario Works Policy Directives require service delivery agents to regularly monitor eligibility to ensure any changes in a recipient’s circumstances that affect eligibility are identified and that every effort is made to ensure that the recipient receives the correct amount of assistance. The delivery agent is encouraged to reinforce the responsibility of the recipient for reporting changes that may impact on eligibility for assistance.

Ontario’s social assistance fraud protocols are a combination of prevention, detection and deterrence measures to reduce errors and misuse of public assistance:

· Prevention Activities: includes staff training and new policy and operational developments that minimize risk of abuse

· Detection Activities: includes third party data matching (on benefits and other data); investigations of client files; risk profiling (e.g. Consolidated Verification Process); and joint investigations with other ministries or agencies (e.g. Ontario Provincial Police)

· Deterrence activities: measures include the telephone hotline for reporting social assistance fraud and referring cases to the police for criminal investigations.

The following is a brief explanation of the checks and balances relating to social assistance eligibility, what actions are taken to minimize the incidence of fraud and how overpayments are recovered:

· New applicants are required to attend an information session when they apply for Ontario Works. During this session, they are advised of their responsibility to declare all changes to their situations, to declare all income and assets, of their requirement to provide verification of income and assets, and they are asked to sign a rights and responsibilities form which includes information about income reporting requirements.

· Clients are required to complete and submit a monthly declaration of income and earnings in order for staff to determine eligibility for the following month. At the time of application, clients are informed that the monthly income statement is a legal declaration and is admissible in a court of law.

· A credit check is completed on all new applicants, and on an annual basis, to verify income sources

· The Consolidated Verification Process (CVP) is the standard process for the eligibility review. Priority ranking factors are used to identify cases with characteristics that indicate a higher potential for inaccuracy. Every month, cases are ranked against the current provincially set priority ranking factors (see 2010 Consolidated Verification Process statistics below)

· Ongoing monthly eligibility is monitored by Case Coordinators who manage client files

· The City’s social services department also has an Eligibility Review Program. Eligibility Review Officers conduct thorough reviews of allegations related to misrepresentation including undeclared income. These reviews include accessing information from third parties (eg. other government agencies, employers, etc) to validate or refute complaints (see 2010 Eligibility Review Program statistics below).

· All complaints are taken seriously and are reviewed in a timely manner, while respecting client confidentiality and the anonymity of the complainant. 

· Eligibility reviews may result in an overpayment, file closure and/or a referral to police for criminal charges where the intention to commit fraud is apparent, and the overpayment exceeds $5000.

· Currently, Ottawa’s Ontario Works caseload is just over 16,000 households.

· The City currently cost-shares 18.8% of benefits paid to clients and as of 2018, benefit costs will be fully uploaded to the Province.

Réponse – le 24 mai 2011

La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et du développement économique prévue le 23 juin et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 13 juillet.

La Ville d’Ottawa, ainsi que toute autre municipalité dans la province d’Ontario, administre le programme Ontario au travail pour ses résidents au nom de la Province d’Ontario, conformément à la loi. À Ottawa, le programme est administré dans quatre centres de services sociaux situés dans les secteurs sud, est, ouest et central de la ville.

Les directives cadres du programme Ontario au travail exigent que les agents chargés de la prestation des services surveillent régulièrement l’admissibilité des bénéficiaires afin de se tenir au courant de toute modification aux circonstances du bénéficiaire qui peut influer sur son admissibilité aux prestations et de faire tous les efforts nécessaires pour que le bénéficiaire reçoive le montant approprié d'aide sociale. L'agent chargé de la prestation des services est encouragé à renforcer la responsabilité du bénéficiaire de signaler toute modification qui pourrait influer sur son admissibilité à l’aide sociale.

Les protocoles relatifs à la fraude en matière d'aide sociale combinent des mesures de prévention, de détection et de dissuasion afin de réduire les erreurs et l’abus à l’égard de l’aide sociale :

· Activités de prévention : comprennent la formation du personnel et l’élaboration de nouvelles politiques et de processus opérationnels afin de réduire au minimum le risque d’abus.   

· Activités de détection : comprennent le rapprochement des données de tiers (sur les prestations et d’autres données), l'examen du dossier des clients, l'établissement de profils à risque (p. ex. processus de vérification consolidé) et les enquêtes mixtes avec d’autres ministères ou organismes (p. ex. Police provinciale de l’Ontario).

· Mesures de dissuasion : les mesures comprennent une ligne téléphonique d’information pour dénoncer la fraude en matière d’aide sociale et signaler des cas aux services policiers aux fins d’une enquête criminelle.

Le texte suivant est une brève explication des freins et contrepoids servant à vérifier l’admissibilité à l'aide sociale, des mesures prises afin de réduire au minimum l'incidence de fraude et de la façon dont les trop‑payés sont recouvrés :

· Le nouveau requérant doit participer à une séance d’information lorsqu’il fait une demande d’aide auprès du programme Ontario au travail. Pendant cette séance, on l’informe de sa responsabilité de déclarer toute modification à sa situation et de déclarer tous ses revenus et ses actifs et de l’obligation de fournir des preuves des revenus et des actifs aux fins de vérification, et on lui demande de signer un formulaire énonçant ses droits et ses responsabilités, qui comprend des renseignements sur les exigences relatives à la déclaration de revenus.  

· Le client doit remplir et envoyer une déclaration de revenus mensuelle afin que le personnel détermine son admissibilité pour le prochain mois. Au moment de la demande, on informe le client que la déclaration de revenus mensuelle est un document à portée juridique admissible devant une cour de justice.

· Une vérification du crédit est effectuée sur tous les nouveaux requérants, et annuellement, afin de vérifier les sources de revenus.

· Le processus de vérification consolidé (PVC) est le processus standard pour l’examen de l’admissibilité. Des facteurs établissant l’ordre des priorités sont utilisés afin de déceler des cas dont les caractéristiques indiquent une plus grande possibilité d’inexactitude. Tous les mois, les cas sont classés en fonction des facteurs actuels d'établissement des priorités établis par la province (voir ci‑dessous les statistiques sur le processus de vérification consolidé de 2010).

· L’admissibilité est surveillée tous les mois par les coordonnateurs de cas, qui gèrent les dossiers des clients.

· Les Services sociaux de la Ville offrent également un programme d’évaluation de l’admissibilité. Les agents d’évaluation de l’admissibilité effectuent des évaluations complètes des allégations de déclarations trompeuses, y compris les revenus non déclarés. Ces évaluations comprennent l’accès à l’information provenant de tiers (p. ex. autres organismes gouvernementaux, des employeurs, etc.) afin de valider ou de réfuter les plaintes (voir ci‑dessous les statistiques sur le Programme d’évaluation de l’admissibilité de 2010).

· Toutes les plaintes sont prises au sérieux et font l’objet d’un examen dans les plus brefs délais, tout en respectant la confidentialité des clients et l'anonymat du plaignant. 

· Les évaluations de l’admissibilité peuvent avoir pour résultat la découverte d’un trop‑payé, la fermeture du dossier et/ou un renvoi aux services policiers aux fins d’accusations au criminel lorsque l’intention de commettre la fraude est évidente, et que le trop‑payé dépasse la somme de 5 000 $.

· Actuellement, le nombre de cas à Ottawa du programme Ontario au travail s’élève à un peu plus de 16 000 ménages.  

· La Ville partage le coût de 18,8 % des prestations versées aux clients et à compter de 2018, les coûts relatifs aux prestations seront entièrement transférés à la Province.