Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil / Formulaire de motion
From/Exp. : Conseiller/Councillor S. Desroches	Date : April 13, 2011 / 13 avril 2011	File/Dossier : 02-11
To/Dest. : Deputy City Manager, City Operations / Directeur municipal adjoint, Opérations municipales
Subject/Objet : Province of Ontario – Common Vehicle Procurement Process / Province de l’Ontario – Processus d’approvisionnement en véhicules ordinaires
Inquiry Is the City of Ottawa taking advantage of the Province’s common vehicle procurement process in order to secure the lowest possible price for City Vehicles? Demande de renseignements La Ville d’Ottawa profite-t-elle du processus d’approvisionnement en véhicules ordinaires de la province afin de payer le prix le plus avantageux pour les véhicules de la Ville?
Response – May 6, 2011 Response to be listed on the Finance and Economic Development Committee Agenda of June 7, 2011 and the Council Agenda of June 22, 2011. The City has been taking advantage of the province of Ontario’s Vehicle Procurement Process for the past four (4) years, and will continue to do so as long as the program remains in place. The program applies only to light fleet units (i.e. cars and pickup trucks). When the City goes out to tender for these types of units, all dealers who bid can take advantage of the lower pricing offered to municipalities. Should a given dealer, for any reason, choose not to access the rebate made available by the province, their bid would be substantially higher, and they would not be selected through the tender process. Since the City receives bids not only from dealers taking advantage of the provincial rebate, but from dealers who have access to other manufacturer rebates that can exceed the rebate value from the provincial program, the City is ensured to receive the best possible pricing. In addition to Common Vehicle Procurement Process, Fleet Services also uses the Life Cycle Cost Management methodology to identify the item with the lowest cost of ownership or best value for all vehicles and equipment. Sometimes, this is not the vehicle with the lowest purchase cost. For example, in the case of the light fleet tender, the City awards the tender on the basis of the purchase price and the cost of fuelling the vehicle over the years of forecasted service (part of the Municipal Green Fleet Plan) subtracted by the forecasted residual value at the end of the expected service. This results in the lowest cost of owning and operating the vehicle/equipment. Réponse – 6 mai 2011 La réponse sera inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des finances et du développement économique prévue le 7 juin 2011 et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 22 juin 2011. La Ville fait appel processus d’approvisionnement en véhicules ordinaires de la province de l’Ontario depuis quatre (4) ans et continuera de le faire tant que le programme sera en vigueur. Le programme s’applique uniquement aux véhicules légers (les automobiles et les camionnettes de type « pick-up »). Quand la Ville lance un appel d’offres pour ce type de véhicules, tous les concessionnaires qui soumissionnent peuvent tirer avantage des prix inférieurs offerts aux municipalités. Si un concessionnaire, pour quelque raison que ce soit, n’accordait pas le rabais prévu par la province, son offre se révélerait beaucoup moins avantageuse que celles des autres et ne serait par conséquent pas retenue. En plus des offres provenant des concessionnaires accordant le rabais provincial, la Ville reçoit des offres de concessionnaires ayant accès à des rabais du fabricant dont la valeur surpasse celle du rabais de la province. La Ville bénéficie donc du meilleur prix. En plus du processus d’approvisionnement en véhicules ordinaires, les services du parc automobile utilisent la méthodologie de gestion du coût de cycle de vie qui permet de cibler le véhicule qui présentera le moins de frais de propriété et le meilleur rapport qualité-prix; parfois, ce véhicule n’est pas le moins cher à l’achat. Dans le cas d’un véhicule léger, la Ville se base sur le prix d’achat et la consommation d’essence escomptée durant les années de service prévu du véhicule (selon le Plan vert du parc de véhicules municipaux) moins la valeur résiduelle planifiée à la fin du service. On obtient ainsi le meilleur coût d’exploitation et de propriété d’un véhicule ou de biens d’équipement.