1. PARKING OPERATIONS, MAINTENANCE AND DEVELOPMENT BRANCH 2011 WORK PLAN

PLAN DE TRAVAIL POUR 2011 DE LA DIRECTION DE

L’EXPLOITATION ET DE L’ENTRETIEN DES STATIONNEMENTS

Committee recommendationS

That Council:

1. Approve the Parking Operations, Maintenance and Development Branch 2011 Work Plan report, and

2. Receive the Financial Summary and Capital Program Plan, which includes budgetary estimates for 2011, as tabled in the 2011 Draft Budget.

Recommandations DU Comité

Que le Conseil :

1. approuve le rapport sur le Plan de travail pour 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;

2. prenne connaissance du plan relatif au sommaire financier et au programme d’immobilisations, qui comprend les estimations budgétaires de 2011, tel que présenté dans le budget préliminaire de 2011.

Documentation

1. Deputy City Manager’s report, City Operations, dated 22 February 2011 (ACS2011-COS-PWS-0001).

2. Extract of draft minutes dated 2 March 2011.

Report to / Rapport au :

Transportation Committee

Comité des transports

and Council / et au Conseil

22 February 2011 / le 22 février 2011

Submitted by / Soumis par :

Steve Kanellakos, Deputy City Manager / Directeur municipal adjoint

City Operations / Opérations municipales

Contact Person / Personne resource:

John Manconi, General Manager / Directeur général, Public Works / Travaux publics

(613) 580-2424 x 21110, john.manconi@ottawa.ca

City Wide / à l’échelle de la Ville

Ref N°: ACS2011-COS-PWS-0001

SUBJECT: PARKING OPERATIONS, MAINTENANCE AND DEVELOPMENT BRANCH 2011 WORK PLAN

OBJET: PLAN DE TRAVAIL POUR 2011 DE LA DIRECTION DE

L’EXPLOITATION ET DE L’ENTRETIEN DES STATIONNEMENTS

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Transportation Committee recommend that Council approve the Parking Operations, Maintenance and Development Branch 2011 Work Plan report, and

2. That Council receive the Financial Summary and Capital Program Plan, which includes budgetary estimates for 2011, as tabled in the 2011 Draft Budget.

RECOMMENDATIONS DU RAPPORT

1. Que le Comité des transports recommande au Conseil d’approuver le rapport sur le Plan de travail pour 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;

2. Que le Conseil prenne connaissance du plan relatif au sommaire financier et au programme d’immobilisations, qui comprend les estimations budgétaires de 2011, tel que présenté dans le budget préliminaire de 2011.

BACKGROUND

The Parking Operations, Maintenance and Development (POMD) Branch is responsible for providing and maintaining an appropriate supply of affordable, secure, accessible, convenient and appealing public parking that supports local businesses, institutions and tourism. In doing so, the Branch manages 4,260 on-street and 2,731 off-street parking spaces. The off-street spaces are located in five off-street parking structures and 11 surface lots. In April 2009, Council approved the Municipal Parking Management Strategy (ACS2009-COS-PWS-0009) as a key guiding document for the Municipal Parking Management Program.

One of the directions of the Municipal Parking Management Strategy was for the development of an annual work plan to be approved by Transportation Committee and Council. The 2011 Work Plan Report for the Parking Operations, Maintenance and Development Branch is the first work plan report to be submitted as a result of the Municipal Parking Management Strategy. The timing of this report to Transportation Committee and Council was adjusted to align with the 2010 Municipal Election. Subsequent Work Plan Reports will be presented to Transportation Committee and Council for approval prior to the start of the year.

This covering report provides some contextual information regarding the Paid Parking Program and two key documents: 1) 2011Work Plan Report and 2) Financial Summary and Capital Program Plan. In addition, the report outlines the various drivers that guide the Branch and the Paid Parking Program, presents the key initiatives that were undertaken in 2010, and identifies the priorities and detailed information on the initiatives planned for 2011.

DISCUSSION

The Parking Operations, Maintenance and Development Branch manages and operates all components of the Paid Parking Program.

The Branch currently contracts Precise Parklink to supply, maintain and process revenue from the Pay and Display and Pay-on-Foot machines that are in place on-street and in off-street facilities. While these functions are important, they only represent a portion of the entire Municipal Parking Management Program. In particular, the Parking Operations, Maintenance and Development Branch delivers the following functions:

Parking studies and evaluations;
Paid parking policy decisions (rates, hours, etc.);
Operational management of on-street and off-street paid parking facilities;
Oversight of service providers, including Precise Parklink; and,
Implementation and application of the Municipal Parking Management Strategy.

In addition to the series of initiatives and projects that are identified above, there are on-going, day-to-day requirements that need to be accounted for and fulfilled. These include the following:

· Evaluations and other analysis as required (e.g. investigating requests for parking changes via data collection/analysis, competitive rate surveys of private lots, etc.);

· Management of technical reviews as required;

· Management of service contracts (Precise Parklink, snow removal, security, etc.);

· Operational management of on-street paid parking;

· Operational management of off-street paid parking, including maintenance at garages and surface lots;

· Monitoring of financial processes and revenue reconciliation;

· Financial planning and management;

· Implementation of recommendations from Local Area Parking Studies and other evaluations;

· Development and management of contracts and agreements with private parking providers;

· Regular consultation through the Parking Stakeholder Consultation Group and other stakeholders; and,

· On-going performance management and data management.

The cash-in-lieu policy is managed by the Planning and Growth Management Department within Infrastructure Services and Community Sustainability.

2011 Work Plan Report

The proposed 2011 Work Plan, as detailed in Document 1, has been developed to ensure that the Parking Operations, Maintenance and Development (POMD) Branch continues to make progress in achieving the goals and objectives that are set out in the Municipal Parking Management Strategy and the Transportation Master Plan. Additionally, the Branch has developed and begun implementing a Service Excellence Plan which contains a number of initiatives that will be implemented with a goal of improving customer experience associated with this program. The 2011 Work Plan report identifies and discusses a number of initiatives (some new and some continuing) that will be undertaken during the coming year:

Local Area Parking Studies:

ByWard Market;
Downtown Rideau;
Westboro;
Glebe; and,
Old Ottawa South.

Rideau Area Transportation Network Study (POMD lead);
City-Wide Utilization Study;
Installation of New Off-Street Garage Payment Equipment;
Parking Facilities Improvement Strategy;
Pay-by-Cell Procurement and Launch;
Customer Engagement Strategy;
Business Continuity Plan (to ensure the appropriate protocols are in place to mitigate any type of business disruption);
IT Development Strategy;
2010 Annual Report;
Tour Bus Strategy;
Implementation of Performance Measurement Framework;
Sustainable Parking Plan (involves integrating ‘green’ initiatives into the parking program with respect to the Branch’s parking facilities and business processes, and incorporating Transportation Demand Management principles); and,
2012 Work Plan Report.

The 2010 Annual Report noted above is a requirement of the Parking Management Strategy and will be tabled at Transportation Committee in Q2 2011 and will include the following components:

A summary of any changes in parking policy (rates, hours, etc.);
A detailed review of the previous year’s initiatives and achievements;
A budgetary review of the previous year; and,
Presentation of the Branch’s Performance Measurement Framework and a review of Key Business Indicators for the Branch.

Financial Summary and Capital Program Plan

The Financial Summary and Capital Program Plan, included as Document 2, provides a detailed snapshot of revenue and costs for 2010 and presents draft 2011 Budget estimates. Also included are long-term strategies for the Parking Reserve Fund. Approval of the 2011 Budget will take place as part of the corporate Budget approval process.

CONSULTATION

The proposed 2011 Work Plan was presented to the Parking Stakeholders Consultation Group at a meeting on December 1, 2010. This Group includes representation from BIAs, places of worship, Community Associations, the tourism industry, the field of Transportation Demand Management and the Building Owners and Managers Association. No issues were identified with the Work Plan as presented.

LEGAL/RISK MANAGEMENT IMPLICATIONS

There are no legal or risk management impediments to implementing the recommendation of this Report.

RURAL IMPLICATIONS

Currently, there is no paid parking that is Municipally-owned or managed in rural Ottawa.

TECHNICAL IMPLICATIONS

IT has conducted a preliminary assessment of the 2011 Work Plan report and found moderate technical implications with the following initiative:

1. The Pay by Cell procurement and launch may require an IT Architecture Review and Security Assessment to be done by IT staff with specialized skills.

FINANCIAL IMPLICATIONS

The Draft 2011 Operating and Capital Budget for Parking Operations provides for the funding to support the 2011 Work Plan.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1 – Parking Operations, Maintenance and Development 2011 Work Plan Report (Issued separately)

Document 2 – Financial Summary and Capital Program Plan (Issued separately)

DISPOSITION

Staff from the Parking Operations, Maintenance and Development Branch will carry out the work items as identified in the 2011 Work Plan Report and will report on the status of this work in the 2011 Annual Report.

Rapport au/Report to:

Comité des transports

Transportation Committee

et au Conseil / and Council

le 22 février 2011 / 22 February 2011

Soumis par / Submitted by:

Steve Kanellakos, Directeur municipal adjoint / Deputy City Manager,

Opérations municipales / City Operations

Personne ressource/ Contact Person:

John Manconi, directeur général/General Manager, Travaux publics/Public Works

(613) 580-2424 x 21110, john.manconi@ottawa.ca

à l’échelle de la Ville/City Wide

Ref N°: ACS2011-COS-PWS-0001

OBJET: PLAN DE TRAVAIL POUR 2011 DE LA DIRECTION DE

L’EXPLOITATION ET DE L’ENTRETIEN DES STATIONNEMENTS

SUBJECT: PARKING OPERATIONS, MAINTENANCE AND DEVELOPMENT BRANCH 2011 WORK PLAN

RECOMMENDATION DU RAPPORT

1. Que le Comité des transports recommande au Conseil d’approuver le rapport sur le Plan de travail pour 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements;

REPORT RECOMMENDATION

1. That the Transportation Committee recommend that Council approve the Parking Operations, Maintenance and Development Branch 2011 Work Plan report, and

2. That Council receive the Financial Summary and Capital Program Plan, which includes budgetary estimates for 2011, as tabled in the 2011 Draft Budget.

CONTEXTE

La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements veille à offrir et à entretenir un nombre suffisant d’emplacements de stationnement publics abordables, sécuritaires, accessibles, pratiques et attrayants qui répondent aux besoins des commerçants, des institutions et de l’industrie touristique de la ville. Ce sont 4 260 espaces de stationnement sur rue et 2 731 espaces hors rue que la Direction gère. Les emplacements hors rue se trouvent dans cinq stationnements à étages et onze aires de surface. En avril 2009, le Conseil municipal a approuvé la Stratégie municipale de gestion du stationnement (ACS2009-COS-PWS-0009), le principal document devant guider le Programme municipal de gestion du stationnement.

L’un des objectifs de la Stratégie municipale de gestion du stationnement est l’élaboration d’un plan de travail annuel, qui doit être approuvé par le Comité des transports et le Conseil municipal. Le plan de travail 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements est le premier rapport produit dans le cadre de la Stratégie municipale de gestion du stationnement. Le calendrier des présentations de ce rapport au Comité des transports et au Conseil municipal tient compte des élections municipales de 2010. Tous les autres plans de travail devront à l’avenir être présentés au Comité des transports et au Conseil municipal avant le début de l’année.

Ce rapport de présentation comprend des renseignements contextuels au sujet du programme de stationnement payant et deux documents importants : 1) le plan de travail de 2011 et 2) le résumé financier et programme d’immobilisations. De plus, le rapport fait état des divers éléments qui guident la Direction et le programme de stationnement payant, présente les initiatives clés entreprises en 2010 et finalement, définit les priorités tout en donnant le détail des initiatives prévues pour 2011.

ANALYSE

La Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements gère et exploite tous les volets du programme de stationnement payant.

La Direction fait appel aux services de Precise Parklink, qui collecte les recettes et fait l’approvisionnement et l’entretien des distributrices « Payez et affichez » et « Payez à pied » des aires de stationnement sur rue et hors rue. Ces services, malgré leur importance, ne représentent qu’une partie de l’ensemble du Programme municipal de gestion du stationnement. Plus précisément, la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements assume les tâches suivantes :

les études sur le stationnement et les évaluations;
les décisions relatives à la politique du stationnement payant (taux, heures de service, etc.);
la gestion opérationnelle des aires de stationnement sur rue et hors rue;
la surveillance des fournisseurs de service, y compris Precise Parklink;
la mise en œuvre et l’application de la Stratégie municipale de gestion du stationnement.

En plus des initiatives et projets déjà mentionnés, il existe des besoins quotidiens et continus dont il faut tenir compte et qu’il faut combler. Citons entre autres :

· les évaluations et autres analyses nécessaires (p. ex. : étude des requêtes de modifications en faisant la collecte et l’analyse de données, enquête sur les taux en cours dans les stationnements privés, etc.);

· la gestion des examens techniques, au besoin;

· la gestion des contrats de services (Precise Parklink, services de déneigement et de sécurité, etc.);

· la gestion opérationnelle du stationnement payant sur rue;

· la gestion opérationnelle du stationnement payant hors rue, ce qui comprend l’entretien des garages de stationnement et des aires de stationnement;

· la surveillance des processus financiers et le rapprochement des recettes;

· la planification et la gestion financières;

· l’application des recommandations issues d’études sur le stationnement local et d’autres évaluations;

· la rédaction et la gestion de contrats et d’accords conclus avec les fournisseurs de stationnement privés;

· la tenue de consultations régulières avec le Groupe de consultation des intervenants du stationnement et les autres intervenants;

· la gestion continue du rendement et des données.

La gestion du règlement financier des exigences de stationnement est assurée par le Service de l’urbanisme et de la gestion de la croissance qui fait partie des Services d’infrastructure et de la viabilité des collectivités.

Plan de travail 2011

Le plan de travail 2011 proposé (voir le document n^o 1), a été élaboré afin d’assurer que la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements continue à progresser vers l’atteinte des buts et objectifs fixés dans la Stratégie municipale de gestion du stationnement et dans le Plan directeur des transports. En outre, la Direction a élaboré un plan d’excellence du service, qu’elle a d’ailleurs commencé à mettre en œuvre. Ce plan comporte des initiatives qui seront mises de l’avant afin d’améliorer la qualité du service auprès des clients. Le plan de travail 2011 présente et analyse les initiatives (nouvelles ou existantes) qui seront mises de l’avant au cours de l’année. Parmi ces initiatives, on retrouve :

les études sur le stationnement local;

marché By;
centre-ville Rideau;
Westboro;
Glebe;
Vieil Ottawa-Sud.

l’étude sur le réseau de transport du secteur Rideau (responsable d’Exploitation et Entretien des stationnements);
l’étude à l’échelle de la ville sur l’utilisation;
l’installation de nouveaux équipements de paiement automatisé pour le stationnement hors rue;
la stratégie d’amélioration des aires de stationnement;
l’acquisition d’équipement pour le paiement par cellulaire et la mise en service;
la stratégie du bien‑être de la clientèle;
le plan de continuité des activités (qui assure la mise en place de protocoles à adopter en cas de perturbation des activités);
la stratégie de développement des services de la TI;
le rapport annuel de 2010;
la stratégie des autobus d’excursion;
la mise en œuvre du cadre de mesure du rendement;
une planification viable du stationnement (qui doit incorporer les initiatives écologiques en ce qui a trait aux aires de stationnement et aux processus opérationnels de la Direction, et qui doit faire intégrer les principes de Gestion de la demande en transport);
le plan de travail de 2012.

Le rapport annuel de 2010 auquel nous avons fait référence constitue une exigence de la Stratégie de gestion du stationnement et sera déposé au 2^e trimestre de 2011 devant le Comité des transports. Il comprendra les éléments suivants :

un résumé de tous les changements apportés à la politique (taux, heures de service, etc.);
une revue détaillée des initiatives et des accomplissements de l’année précédente;
l’examen du budget de l’année précédente;
une présentation du cadre de mesure du rendement et l’examen des indicateurs économiques clés pour la direction.

Résumé financier et programme d’immobilisations

Le résumé financier et le programme d’immobilisations, qui constituent le document n^o 2, présentent un portrait détaillé des recettes et des coûts pour l’année 2010 ainsi qu’un document provisoire sur les estimations budgétaires pour 2011. On y trouve également les stratégies à long terme pour le fonds de réserve. L’approbation du budget de 2011 fait partie du processus d’approbation du budget municipal.

CONSULTATION

Le plan de travail 2011 proposé a été présenté au Groupe de consultation des intervenants du stationnement lors d’une réunion tenue le 1^er décembre 2010. On retrouve dans ce groupe des représentants de zones d’amélioration commerciale (ZAC), de lieux de culte, d’associations communautaires, de l’industrie touristique, du secteur de la gestion de la demande en transport et de la Building Owners and Managers Association. Le groupe n’a relevé aucun problème dans le plan de travail tel que présenté.

RÉPERCUSSIONS SUR LE PLAN JURIDIQUE ET DE LA GESTION DES RISQUES

L’application des recommandations du présent rapport n’a aucune répercussion sur le plan juridique et sur celui de la gestion des risques.

RÉPERCUSSIONS SUR LES ZONES RURALES

À l’heure actuelle, la Ville ne possède ni ne gère aucun espace de stationnement payant dans les secteurs ruraux d’Ottawa.

RÉPERCUSSIONS TECHNIQUES

Le service de la TI a effectué une évaluation préliminaire du plan de travail 2011 et a relevé des répercussions techniques de niveau modéré pour l’initiative suivante :

2. L’acquisition d’équipement et la mise en service du paiement par cellulaire peuvent exiger une revue de l’architecture et une évaluation de sécurité de la TI par le personnel possédant des compétences spécialisées.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

Le budget préliminaire d’exploitation et d’immobilisations de 2011 qui s’applique à l’exploitation des stationnements prévoit le financement nécessaire à l’application du plan de travail 2011.

DOCUMENTS FOURNIS

Document 1 – Plan de travail 2011 de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements (distribué séparément)

Document 2 – Résumé financier et programme d’immobilisations (distribué séparément)

SUITE À DONNER

Les membres du personnel de la Direction de l’exploitation et de l’entretien des stationnements exécuteront les tâches énumérées dans le plan de travail 2011 et feront rapport de l’état des travaux dans le rapport annuel de 2011.