Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. :   Councillor Harder/ Conseillère Harder	Date :   22 September 2010/ le 22 septembre 2010	File/Dossier :   36-10
To/Dest. :   City Clerk and Solicitor / Greffier et Chef du contentieux
Subject/Objet :   Legal concerns regarding the Deans/Wilkinson Motion Inquiétudes juridiques concernant la motion Deans/Wilkinson
Inquiry/Demande de renseignements   Legal Services to provide information to clarify their concern with providing information to a group who filed litigation against the City with regard to the Deans/Wilkinson motion (attached.)   Le Service juridique doit fournir de l’information afin de clarifier ses inquiétudes quant à la fourniture de renseignements à un groupe qui est en procès avec la Ville en ce qui a trait à la motion Deans/Wilkinson (ci-jointe).
Response/Réponse Response to be listed on Corporate Services and Economic Development Committee Agenda of November 23, 2010 and the Council Agenda of November 24, 2010.   La réponse devrait être inscrite à l’ordre du jour de la réunion du Comité des services organisationnels et du développement économique prévue le 23 novembre et à l’ordre du jour de la réunion du Conseil prévue le 24 novembre 2010.

 

                                                                                                                           Attachement 1

 

 

MOTION

 

Moved by Councillor D. Deans

Seconded by Councillor M. Wilkinson

 

THAT the Rules of Procedure be waived, due to timelines, to consider the following motion:

 

WHEREAS, the community is seeking information related to the City of Ottawa’s interpretation of the zoning and site plan control by-laws as it pertains to group homes; and

THEREFORE BE IT RESOLVED THAT, Council direct City Staff to release the city commissioned document from Borden Ladner Gervais containing the legal opinion RE: Interpretation of Zoning By-law and Site Plan Control Requirements for Group Homes – Proposed New Group Home – Interval House – City of Ottawa (the “City”) – File #304995-330 to the community, along with the detailed rationale on which the decision to issue a building permit was based upon and any other related documents.

 

                                                                                                            CARRIED

 

 

This inquiry requests that Legal Services provide information to clarify its “concern with providing information to a group who filed litigation against the City with regard to the Deans/Wilkinson motion.”  I have now had the opportunity to review this request and offer the following comments.

 

At this time, Legal Services is not aware of any specific claim against the City with respect to the issuance of a building permit for this new group home.  However, this particular matter has generated a great deal of discussion both within the community where the home is proposed to be located and in the media in general.  At least one member of the community has stated an intention to commence a legal action (i.e. seeking injunctive relief, damages, etc.).  As such, there is a likelihood that the City may be involved in some form of litigation respecting this matter.

 

The motion approved by City Council at its meeting of September 22^nd directed staff to release an external legal opinion prepared for the City regarding issuing of a building permit, the rationale for issuing the permit and any related material.

 

Unlike a particular legal position which is presented in a public forum (e.g. “there are no legal impediments to implementing this report”), legal opinions tend to be more detailed and explore all aspects of an issue, including examining both strengths and weaknesses before reaching a final conclusion.  Traditionally, such opinions are subject to solicitor client privilege and remain confidential.   By releasing the information contained in the motion publicly, solicitor client privilege has been “waived” by City Council and potential litigants now have the advantage of knowing all considerations that went into the City’s decision when preparing a claim or applying for injunctive relief, both those that support the final decision that was made and those that do not.

 

In addition, release of these documents publicly may have negative repercussions for this particular group home as it reveals the address of the property in question.  Such a facility as this group home requires discretion and confidentiality to operate their program successfully.

 

Members of Councillor who have requested a copy of the opinion are now in possession of both the legal opinion prepared by Borden Ladner Gervais and the Chief Building Official’s rationale for issuing a permit.  Further review for other related documents will be undertaken by staff bearing in mind the requirements of Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act with respect to the release of information.

 

 

********************

 

MOTION

 

Motion de la conseillère D. Deans

Appuyée par la conseillère M. Wilkinson

 

Que les règles de procédure soient suspendues, en raison de l’échéancier, afin que l’on examine la motion suivante :

 

ATTENDU QUE la collectivité désire être renseignée sur la façon dont la Ville d’Ottawa interprète les règlements municipaux régissant le zonage et les plans d’implantation relatifs aux foyers de groupe;

PAR CONSÉQUENT, IL EST RÉSOLU QUE le Conseil demande au personnel de la Ville de publier le document contenant un avis juridique fourni par Borden Ladner Gervais sur demande de la Ville, RE: Interpretation of Zoning By-law and Site Plan Control Requirements for Group Homes – Proposed New Group Home – Interval House – City of Ottawa (the “City”) (dossier n^o 304995-330), ainsi que la justification détaillée expliquant la délivrance d’un permis de construire et que tout autre document connexe.

 

                                                                                                            ADOPTÉE

 

Par la présente demande, nous désirons que les Services juridiques clarifient leur « préoccupation en ce qui concerne la divulgation de renseignements à un groupe dépositaire d’une poursuite contre la Ville relativement à la motion Deans/Wilkinson. »  Ayant pris connaissance de la demande, je suis désormais en mesure de formuler les commentaires suivants.

 

À l’heure actuelle, aucune poursuite contre la Ville n’a été rapportée aux Services juridiques en ce qui a trait à la délivrance d’un permis de construction pour ce nouveau foyer de groupe. Ce projet a cependant suscité beaucoup de discussion au sein de la communauté où le foyer doit être construit et dans les médias en général. Au moins un membre de la communauté a exprimé son intention d’entamer une poursuite (c.‑à‑d. de demander des mesures injonctives, des dommages et intérêts, etc.). Il est donc probable que la Ville soit impliquée dans un quelconque litige à cet égard.

 

Dans la motion qu’il a approuvée lors de sa réunion du 22 septembre, le Conseil municipal demandait au personnel de publier un avis juridique externe préparé pour la Ville concernant la délivrance d’un permis de construction, la justification de cette délivrance et tout document connexe.

 

Contrairement aux positions juridiques présentées dans le cadre d’une réunion publique (p. ex. « il n’y a pas d’entrave d’ordre juridique à la mise en œuvre de ce rapport »), les avis juridiques sont généralement beaucoup plus détaillés et traitent de tous les aspects d’un problème, y compris l’évaluation de ses points forts et de ses lacunes, avant d’en venir à une décision. En temps normal, de tels avis sont assujettis au privilège du secret professionnel de l’avocat et demeurent donc confidentiels. En divulguant publiquement les renseignements contenus dans la motion, le Conseil municipal a dérogé au privilège du secret professionnel de l’avocat et les litigants potentiels ont maintenant l’avantage de connaître toutes les considérations, positives et négatives qui ont motivé la décision de la Ville pour étayer leurs revendications ou demander des mesures injonctives.

 

De plus, la diffusion publique de ces documents pourrait avoir des répercussions négatives sur ce foyer de groupe puisque l’adresse de la propriété en question y est révélée. Afin d’assurer le succès de son programme, une telle infrastructure requiert discrétion et confidentialité.

 

Les membres du Conseil qui ont demandé une copie de l’avis ont maintenant en leur possession l’avis juridique préparé par Borden Ladner Gervais et la justification de la Chef du service du bâtiment concernant la délivrance du permis. D’autres documents connexes seront examinés par le personnel, dans le respect des exigences de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée en ce qui a trait à la divulgation de renseignements.