Comité des services organisationnels
et du développement économique
Corporate
Services and Economic Development Committee
et au Conseil / and
Council
Le 19 août 2010 / 19 August 2010
Submitted by/Soumis par : Nancy Schepers, Directrice municipale adjointe/Deputy
City Manager, Services d 'infrastructure et Viabilité des collectivités/Infrastructure
Services and Community Sustainability
Personne
ressource/Contact Person : Johanne Levesque,
Directrice/Director, Services
de viabilité des collectivités/ Community Sustainability Services
(613) 580-2424 x 12257 Johanne.Levesque@ottawa.ca
Que le Comité des services organisationnels et
du développement économique recommande au Conseil d’approuver :
1. la
Politique sur les contributions et les subventions de projets de développement
économique de la Ville d’Ottawa, présentée ci-joint sous le document 1;
2. la
Politique sur le financement d’événements, présentée ci-joint sous le document
2.
That the
Corporate Services and Economic Development Committee recommend that Council
approve:
1.
The City of Ottawa Economic Development Projects
Grants & Contribution Policy attached as Document 1; and,
2.
The Event Funding Policy, attached as Document 2.
En août
2010, le Conseil a approuvé la Politique sur les contributions et les
subventions de la Ville d’Ottawa et le plan de mise en œuvre connexe, lesquels
couvrent tous les mécanismes de financement des organismes externes. Cette
nouvelle politique est valide pour toutes les contributions et subventions, que
ce soit de l’argent, des biens, des services ou des actifs, remis à des
personnes ou à des organismes, pour lesquelles la Ville ne reçoit ni produit ni
service en retour.
Actuellement,
dans le cadre du budget global approuvé par le Conseil, la Direction du
développement économique gère deux programmes : Contributions et
subventions de projets de développement économique et Financement d’événements.
À l’aide du nouveau cadre stratégique de la Ville, la Direction du
développement économique a évalué ses pratiques et ses lignes directrices
actuelles en matière de financement et élaboré des politiques propres à la
supervision du budget des projets de développement économique et du financement
d’événements. Ces politiques correspondent aux objectifs de la politique de
subventions et de contributions de la Ville. Elles mettent en place des
mécanismes clairs et concis pour les groupes qui demandent un soutien financier
pour mettre en œuvre des projets de développement économique ou présenter des
soumissions pour des événements importants.
La
Politique sur les contributions et les subventions de développement économique
et la Politique sur le financement d’événements proposées établissent chacune
un cadre administratif qui fixe l’élaboration, la gestion et l’examen des
programmes de contributions et de subventions créés par la Direction du
développement économique pour s’assurer de leur conformité aux objectifs du
Conseil et de leur gestion transparente, responsable, équitable, efficace et
réceptive.
La
Direction du développement économique du Service de viabilité des collectivités
(SIVC) dirige la création et la prestation de programmes et d’initiatives qui
favorisent la croissance économique, la création d’emploi et la prospérité à
Ottawa.
Chaque
année, le Conseil approuve, au cours de son processus budgétaire habituel, une
enveloppe de dépenses pour le financement de Contributions et subventions de
projets de développement économique et de Financement d’événements. La
direction travaille avec différents organismes externes pour ce qui est des
projets et du financement de base et les soutient afin d’offrir un large
éventail de projets de développement économique et de services. De plus, la
direction contribue à attirer des événements importants et des initiatives
d’accueil qui ont une incidence majeure sur l’économie et la visibilité
médiatique d’Ottawa.
En 2010, l’allocation budgétaire d’un million
de dollars a financé un grand nombre de projets, entre autres Lead to Win
(Diriger pour gagner), le Conseil du tourisme rural d’Ottawa, le Centre
d’entrepreneuriat, l’OCRI, les événements « Business After Hours » de
la Chambre de commerce d’Ottawa ou la Société de développement du film et de la
télévision d’Ottawa-Gatineau, et des événements comme le National Ultimate
Championship ou la soumission pour les Jeux mondiaux des policiers et des
pompiers. Le financement de tous les projets est lié aux buts et aux objectifs
de la stratégie de développement économique de la Ville.
Le soutien financier de la Direction du
développement économique mobilise un investissement supplémentaire considérable
et a des répercussions économiques importantes pour la Ville, mais jusqu’à
aujourd’hui, il n’y avait aucune politique ou ligne directrice officielles pour
aider la direction à prendre des décisions en ce qui concerne les programmes ou
les initiatives à soutenir. Il n’y avait pas non plus de mesures du rendement
en place pour que la direction et la Ville puissent évaluer le rendement du
capital investi.
Les politiques de contributions et subventions
de projets de développement économique et de financement d’événements proposées
permettront d’avoir une approche planifiée et coordonnée et de justifier les
décisions de soutenir les projets de développement économique et les
soumissions d’événements majeurs. Elles permettront également de veiller à ce
qu’un processus juste, ouvert, efficace et équitable soit en place pour évaluer
les demandes de financement présentées à la Ville d’Ottawa.
Il est important de souligner que les
politiques élaborées s’inscrivent dans le cadre des buts et des objectifs de la
nouvelle stratégie de développement économique de la Ville, qui a été approuvée
par le Conseil en juillet 2010.
Il n’y a pas de répercussions
particulières sur les zones rurales associées au présent rapport.
Au cours de l’élaboration de la Politique sur
les contributions et les subventions de projets de développement économique de
la Ville d’Ottawa et de la Politique sur le financement d’événements, la Direction du développement économique a consulté
d’importants intervenants comme Tourisme Ottawa, Tourism Leadership Alliance,
l’Association des Hôtels d’Ottawa Gatineau, la Société de développement du film
et de la télévision d’Ottawa-Gatineau, la Chambre de commerce d’Ottawa,
Ottawa’s Countryside et l’OCRI. Tous les commentaires des intervenants externes
ont été pris en compte et intégrés dans les politiques.
S.O.
Aucune incidence sur le plan
juridique ou de la gestion des risques ne découle de la mise en œuvre des
recommandations contenues dans le présent rapport.
L’article 107 de la Loi
de 2001 sur les municipalités donne à la Ville l’autorité légale d’accorder
des subventions.
L’élaboration des présentes politiques soutient
la Priorité en matière de gouvernance du Plan
stratégique de la Ville suivante : « La Ville travaillera à
améliorer les processus qui appuient un gouvernement responsable. Elle prendra
des mesures pour déléguer de façon adéquate l’autorité, faire des contrôles
stratégiques continus et des ajustements et veiller à ce que les opérations de
la Ville se fassent de façon ouverte et transparente. »
S.O.
Aucune répercussion financière n’est
associée au présent rapport administratif. Les subventions accordées dans le
cadre du présent programme proviennent d’une enveloppe approuvée par le Conseil
pendant le processus annuel du budget de
fonctionnement.
Document 1 Politique sur les contributions et les
subventions de projets de développement économique de la Ville d’Ottawa
Document 2 Politique sur le financement d’événements
La
Direction du développement économique mettra en œuvre toutes les directives du
Comité et du Conseil en lien avec le présent rapport.
Politique sur les contributions
et les subventions de projets de développement
économique dela Ville d’OttawA DOCUMENT
1
POLITIQUE
DE FINANCEMENT DES EVÈNEMENTS MAJEURS
Ville d’Ottawa Direction du développement économique 19 août 2010
La Ville d’Ottawa reconnait que les évènements locaux,
régionaux, nationaux et internationaux de tous types ont un rôle important à
jouer en contribuant à améliorer la qualité de vie des résidents et des
contribuables de la Ville d’Ottawa. Le fait d’accueillir et d’attirer de
tels évènements dans la région d’Ottawa
peut enrichir de façon tangible la qualité de vie des résidents en offrant la
possibilité de créer des avantages économiques et sociaux, ainsi que des
avantages en matière de santé et pour la collectivité. Ces évènements sont
susceptibles de générer de nouvelles occasions d’affaires avec un
investissement proportionnel dans les infrastructures, les emplois, les
secteurs des services secondaires et la culture communautaire, tout en
permettant d’accroître la visibilité de la ville sur le plan national et international,
et par conséquent le nombre de touristes et les revenus dans toutes les couches
de la collectivité.
Le programme de financement des évènements majeurs de
la Ville d’Ottawa permet d’offrir un soutien aux organismes concevant des
activités alignées sur les objectifs de la Ville d’Ottawa qui généreront d’importants
avantages économiques et créeront de la vitalité dans la Ville d’Ottawa. La
Ville d’Ottawa est déterminée à attirer et appuyer toutes les activités qui favorisent
clairement les objectifs municipaux suivants :
Sur le plan social : promouvoir le rassemblement de personnes de tous horizons aux
fins de l’interaction sociale, des échanges culturels et de la célébration de
la diversité de la population de la Ville;
En matière de santé : promouvoir la participation à des sports individuels ou en
équipe et ou des comportements athlétiques en général afin d’améliorer la santé
physique et le mieux-être;
Sur le plan économique : améliorer le climat d’affaires de la Ville d’Ottawa et appuyer la
croissance économique, la création d’emplois, les infrastructures et la
prospérité;
Pour la collectivité : améliorer la qualité de vie des citoyens de la Ville d’Ottawa
grâce à l’organisation et la promotion de divers évènements qui en retour,
attireront des touristes dans notre ville, contribueront à la visibilité nationale
et internationale de la ville en tant que lieu d’accueil de grands évènements
sportifs et créeront de nouvelles occasions de croissance.
2.0 ADMISSIBILITÉ
La Ville d’Ottawa reçoit de nombreuses demandes de
financement et l’attribution des fonds se fait sur une base concurrentielle.
Pour être admissible :
Ne sont pas
admissibles au financement :
Tous les organismes sans but lucratif peuvent
présenter une Proposition d’évènement. L’information présentée dans la
proposition a pour but de fournir un aperçu des activités clés qui auront lieu
dans le cadre de l’évènement, Le personnel de la Ville aura ainsi la
possibilité d’évaluer la faisabilité de l’évènement. La demande sera évaluée en
fonction du concept, de la qualité de l’information présentée et de la capacité
de répondre aux objectifs de la Ville d’Ottawa. Une lettre de confirmation vous
sera envoyée pour vous aviser que votre proposition a bien été reçue.
Toutes les propositions doivent être soumises à l’aide
du formulaire de demande adéquat et :
Si l’évènement proposé respecte ces lignes directrices
et semble comporter des avantages, le promoteur sera prié de soumettre un formulaire
de demande officiel qui sera soumis à l’examen du Comité des évènements d’Ottawa.
Composé à la fois de membres du personnel de la ville et d’un certain nombre de
représentants de la collectivité locale et des associations commerciales, le
Comité des évènements possède
un large éventail de compétences techniques pour évaluer le
bien-fondé des propositions et agit à titre de conseil consultatif auprès du
Conseil municipal.
Une fois la demande acceptée, une matrice d’évaluation
utilisant des critères pondérés est remplie. Les critères ont été répartis en 5
catégories, le critère « approfondi » ayant beaucoup plus de poids que
le critère « faible ». Les demandes reçoivent une note qui
déterminera l’ordre des priorités de financement.
Il est possible de se procurer tous les
formulaires de demande relatifs au financement des événements majeurs en ligne
sur le site www.ottawa.ca ou auprès de
la DDE à l’adresse suivante :
Direction du développement économique
Ville d’Ottawa
110,
avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Tél. : 613-680-2424, poste 16663
Courriel : developpementeconomique@ottawa.ca
Délai pour les demandes
Les demandes de financement pour un
montant de 100 000 $ et plus nécessitent l’approbation du Conseil.
Par conséquent, les demandes doivent être soumises au plus tard cent
quatre-vingt (180) jours avant le début
de l’évènement. Les demandeurs seront informés de la décision du Conseil
municipal relativement aux engagements et au niveau de soutien au plus tard
quatre-vingt-dix jours après la date limite de soumission. Les demandes de
financement pour un montant inférieur à 100 000 $ peuvent être
soumises au plus tard quatre-vingt-dix jours (90) avant le début de
l’événement. Les demandeurs seront alors informés de la décision relative à l’aide
financière au plus tard trente (30) jours après la réception de la demande.
Figure 1. Processus de demande de la Ville d’Ottawa
pour les évènements
La proposition d’évènement est
présentée à la Ville d’Ottawa |
|
L’évaluation approfondie de l’événement et de l’organisme est
effectuée |
|
Si l’événement proposé satisfait aux critères d’évaluation, le demandeur sera prié de présenter un formulaire de demande officiel ·
180 jours avant la
date de début de l’évènement pour les demandes de financement d’un montant
supérieur à 100 000 $ ·
90 jours avant la
date de début de l’évènement pour les demandes de financement d’un montant inférieur
à 100 000 $ |
|
Le Comité des évènements de la Ville d’Ottawa procède à l’évaluation
du formulaire de demande et, si ce dernier est approuvé, détermine le niveau
de financement |
|
La Ville d’Ottawa et le demandeur concluent une Entente de financement
relativement au soutien financier ou en nature (si ce dernier est approuvé) |
|
Après l’évènement, un rapport sur
l’évènement est présenté |
4.0 COMMENT SONT PRISES LES
DÉCISIONS DE FINANCEMENT
Le comité des activités s’appuiera sur quatre grands
critères pour évaluer les mérites relatifs des demandes de tenue d’un évènement
et déterminer les priorités relativement au soutien offert par Ottawa : les
avantages économiques; les avantages liés à la reconnaissance du soutien de la
Ville et à la couverture médiatique; la viabilité financière et les risques,
les avantages sur le plan social et pour la collectivité. Les délibérations concernant
la satisfaction des critères tiendront compte des points suivants :
·
Avantage économique et
fréquentation : dans quelle mesure l’événement procure-t-il des avantages
économiques mesurables à la Ville d’Ottawa relativement aux dépenses des
visiteurs (régional, national et international).
·
Le moment
de l’événement – quand, dans le calendrier civil, l’événement doit-il avoir
lieu, par ex. pendant la période la plus active (d’avril à septembre) ou la
moins active relativement à la tenue d’évènements dans la Ville ou la région.
En vertu de ce critère, un événement ayant lieu en basse saison (comme mars)
est souvent plus attirant qu’un évènement ayant lieu en haute saison (comme
juillet).
·
Incidence de la couverture
médiatique – capacité de l’évènement à accroître la visibilité de la Ville dans
les médias.
·
Prestige – l’évaluation du prestige de l’événement est
fondée sur le statut des concurrents, des parrains et des médias, la
participation des fédérations sportives internationales et le nombre de
spectateurs.
Viabilité financière
et risques
·
La viabilité
de l’évènement/autre soutier financier – La mesure dans laquelle l’évènement
est financièrement viable et durable avec ou sans le financement de la Ville
d’Ottawa.
·
L’investissement du secteur privé – Le pourcentage du
budget de l’évènement assumé par le secteur non-gouvernemental est une
considération importante lors de l’évaluation des propositions d’évènements. En
vertu de ce critère, plus le pourcentage de revenus en provenance du secteur
privé est élevé, plus l’évaluation sera favorable.
·
Le niveau de soutien
de la Ville nécessaire (financier et autre).
·
Le profil des risques – la tenue d’évènements présente certains
risques. Plus les risques éventuels sont importants, plus l’analyse doit être
approfondie. L’analyse des risques abordera des facteurs comme l’expertise de
l’organisateur et sa capacité de gérer l’évènement, les risques qui y sont
associés (par ex. les conditions météorologiques, la santé et la sécurité),
l’atteinte des objectifs de l’évènement, le financement, la possibilité de
couvrir les pertes, l’expertise en matière de gestion, le risque de blessures et
d’annulation de l’évènement.
Avantages sociaux et pour la collectivité
·
Le legs sur le plan
des ressources humaines (par ex. la formation de bénévoles)
·
La contribution aux
organisations locales (par ex. les associations de sports mineures, les groupes
culturels de la collectivité).
·
La création ou l’amélioration
des installations et/ou de l’infrastructure.
5.0 SI VOUS OBTENEZ UN FINANCEMENT
Déblocage des fonds
Si un financement vous est accordé, vous recevrez une
lettre de la Direction du développement économique de la Ville d’Ottawa
précisant le montant total et les conditions du financement, ainsi qu’un
calendrier de versement des fonds. Si vous obtenez une subvention, un chèque
émis par les services financiers de la Ville suivra, soumis à une retenue de
10 % jusqu’à la réception du rapport post-événement. Le soutien sollicité
sous la forme de services en nature, comme les services de police et d’urgence,
sera offert par le biais des transferts interne de la Ville à ces services respectifs.
La lettre sera également accompagnée d’un document intitulé Entente de financement qui décrit les conditions relatives à
l’utilisation de ces fonds.
Utilisation des subventions
Les fonds ne doivent être utilisés qu’aux fins
énoncées dans la demande initiale de financement du développement économique.
Tout changement à l’échelle ou aux activités du projet, y compris en ce qui
concerne le budget et la programmation, doit être déclaré par écrit à la
Direction du développement économique et recevoir son approbation. Veuillez
lire le document de l’Entente de
financement pour en savoir davantage sur l’utilisation des fonds.
6.0 RAPPORT POST-ÉVÈNEMENT
Tous les bénéficiaires d’un financement doivent
soumettre un formulaire de rapport post‑évènement disponible en ligne à
l’adresse http://www.ottawa.ca détaillant comment
ils ont l’événement et utilisé le soutien financier ou en nature de la Ville
d’Ottawa. L’évaluation doit être présentée dans les quatre-vingt-dix (90) jours
suivant la fin de l’évènement. En cas de manquement à
l’obligation de produire cette évaluation, vos futures demandes d’aide pourront
être considérées comme non admissibles et/ou la Ville d’Ottawa pourrait
demander le remboursement des contributions financières versées au
bénéficiaire.
Le rapport post-évènement doit comprendre les renseignements
suivants :
·
Un sommaire détaillé
de l’évènement tenu relativement aux objectifs prévus de l’événement et ceux
qui ont été atteints, le programme des activités organisées, tous les changements
survenus par rapport à l’évènement prévu en raison de circonstances externes.
·
Pour les demandes de
financement d’un montant supérieur à 50 000 $, les états financiers
vérifiés de l’évènement.
·
Une description de la
couverture médiatique de l’évènement, avec des détails tels que les publications
dans les organes d’information, les entrevues et les documents promotionnels,
des échantillons des principaux
programmes et brochures de l’évènement à l’appui de ce dernier, et les détails
de la stratégie de reconnaissance permettant de faire valoir le soutien et la
contribution de la Ville d’Ottawa.
·
Un sommaire des chiffres
relatifs aux segments de la population des participants à l’évènement (par ex.
les participants réels, les bénévoles, les spectateurs, les touristes, etc.) afin
d’appuyer l’évaluation des répercussions économiques de l’évènement sur la
collectivité et sur les secteurs du tourisme et des affaires (y compris des
statistiques et/ou des exemples de commentaires le cas échéant).
·
Un résumé de la
contribution des bénévoles à l’évènement relativement aux compétences et à
l’expertise acquises.
·
Toutes les difficultés,
les occasions et les défis particuliers rencontrés pendant la planification et
la mise en œuvre de l’évènement qui pourraient servir à planifier les prochains
évènements organisés dans la Ville d’Ottawa.
7.0 RECONNAISSANCE DE L’AIDE
Les bénéficiaires d’un financement doivent
faire état du soutien accordé par la Ville d’Ottawa de la manière
suivante :
Documents
imprimés – En reproduisant le logo* de la Ville
d’Ottawa ou en faisant mention de ce soutien par écrit, en utilisant la
formulation suivante : [Nom] remercie sincèrement la Ville d’Ottawa de
son soutien financier.
Cette formule doit apparaître sur :
Annonces verbales – en faisant mention
oralement de ce soutien :
*Vous pouvez obtenir une version
électronique du logo de la Ville en communiquant avec la Direction du
Développement économique par courriel à l’adresse economicdevelopment@ottawa.ca
ou par
téléphone au 613-580-2424, poste 16663.
8.0 PRÉSENTATION DES FORMULAIRES
DE DEMANDE
Les formulaires de demande remplis, ainsi que leurs
pièces jointes, doivent être envoyées à l’adresse suivante :
Direction du développement économique
Ville d’Ottawa
110,
avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Tél. : 613-680-2424, poste 16663
Courriel :
economicdevelopment@ottawa.ca
Toutes les soumissions
recevront un accusé de réception de la Direction du développement économique.
Politique sur le financement d’événements DOCUMENT
2
Ville d’Ottawa – Financement des projets de développement économique
|
POLITIQUE DE FINANCEMENT DE PROJETS DE
DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE – SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS |
Ville d’Ottawa Direction du développement économique 19 août 2010 |
La Ville
d’Ottawa offre des services de développement économique par l’entremise d’un
réseau innovateur de partenaires des secteurs public et privé unique au Canada.
Ce modèle vise à favoriser l’utilisation optimale de l’argent des
contribuables en assurant la plus grande harmonisation et la meilleure
coordination possible des services.
La direction du développement économique (DDE) de la
ville dirige l’élaboration et l’exécution de programmes et d’initiatives dans
les deux langues officielles du Canada qui stimulent la croissance économique, la
création d’emplois et la prospérité à Ottawa. La DDE travaille en collaboration
avec des agences externes, à qui elle assure un soutien financier de base, afin
d’offrir collectivement toute une gamme de services de développement
économique.
En plus de ce financement de base, la
DDE fournit une aide financière aux organismes admissibles pour des projets de
développement économique qui améliorent les possibilités d’affaires et
procurent des avantages économiques à long terme à la collectivité.
Il sera peut-être utile pour les candidats éventuels
de discuter de leurs concepts avec la DDE avant de soumettre leur demande, et
ce afin de s’assurer que leur projet s’inscrit dans la portée du programme de
financement.
Conformément à la Politique sur les subventions et les
contributions de la Ville d’Ottawa, le financement est limité aux organismes
suivants :
Par ailleurs, les types d’organismes et de programmes
suivants ne sont pas admissibles au financement :
Les projets pour lesquels est faite une demande de financement
doivent promouvoir le développement économique et/ou
accroître les occasions d’affaires dans la Ville d’Ottawa. Le projet doit générer de grands bénéfices économiques durables pour
la collectivité et procurer des avantages permanents après l’interruption du
financement.
Les projets/programmes doivent satisfaire aux
principaux critères suivants :
Ne sont
pas admissibles au financement :
En ce qui concerne les demandes de
financement pour un montant supérieur à 25 000 $, la demande doit
comprendre un plan d’affaires et un budget détaillés. Le plan d’affaire est un
résumé des travaux à accomplir et décrit en détails les buts, les objectifs,
les tâches et les ressources du projet. Le plan doit être cohérent avec le budget
et préciser les délais d’exécution. Le budget du projet résume les coûts globaux
du projet, répartis par poste budgétaire (par ex. les salaires, l’équipement).
Le budget doit également déterminer les sources proposées de financement. Si le
projet nécessite l’achat de biens et de services, les demandeurs doivent
démontrer que le processus de sélection d’un fournisseur se fait par le biais
d’un appel d’offres ouvert, d’une manière éthique et équitable et assure le
meilleur rapport qualité-prix.
Le versement des fonds pour un projet doit
être approuvé par la DDE et faire l’objet d’une entente de financement entre le
demandeur et la DDE. Le fait de commencer les travaux liés au projet avant l’octroi
des fonds et la signature de l’entente de financement pourrait rendre la
demande inadmissible au financement.
Si une demande est approuvée, les travaux
doivent débuter en temps raisonnable, habituellement dans les trois mois ou
selon l’entente établi. Les fonds pourront être retirés si le projet ne
commence pas dans les délais convenus.
La demande doit être appuyée par une
proposition bien étudiée satisfaisant aux critères d’évaluation. Il est
possible de se procurer les formulaires de demande en ligne sur le site www.ottawa.ca ou auprès de la DDE à l’adresse
suivante :
Direction du développement économique
Ville d’Ottawa
110,
avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1P 1J1
Tél. : 613-680-2424 , poste 16663
Courriel : developpementeconomique@ottawa.ca
Les demandes remplies doivent être
soumises directement à la Direction du développement économique et comprendre
tous les éléments pertinents ci-dessous :
§ des renseignements sur l’organisation, y compris le
nom des personnes-ressources compétentes,
§ un aperçu du projet, de ses objectifs, de ses
avantages pour l’économie régionale ou la collectivité et les dates proposées,
§ la preuve que
la mise en œuvre du projet répond à une nécessité,
§ le niveau de
soutien demandé et les dates proposées du paiement des subventions dans le cas
où la demande est approuvée,
§ des éléments témoignant de toute autre forme de
soutien reçu par le projet,
§ un budget ventilé appuyé par une estimation des coûts
(y compris les prix des fournisseurs le cas échéant),
§ de l’information sur la manière dont le projet ou ses
résultats seront maintenus après la période de financement.
Les demandes de financement de projet pour l’année
suivante doivent parvenir à la Direction du développement économique à l’adresse indiquée ci-dessus entre
septembre et décembre de l’année en cours. Les demandes reçues après cette date
demeurent admissibles au financement, en fonction de la disponibilité des fonds.
Les demandes
peuvent également être transmises par courriel ou télécopieur (les pages
nécessitant une signature doivent être envoyées par télécopieur ou par la poste).
Les demandes envoyées par la poste seront acceptées si elle portent un cachet
postal indiquant la date limite de dépôt des demandes. Les demandes incomplètes
ou envoyées après la date limite ne seront pas prises en compte.
Sur réception de la demande, la DDE
évaluera cette dernière en fonction des critères de financement suivants. Si la
demande satisfait aux critères d’évaluation, elle sera présentée à un comité constitué
de membres du personnel de la Ville d’Ottawa et de représentants du milieu d’affaires
local.
i) Résultats en matière de développement économique
Les résultats sont
les avantages économiques à long terme qu’apporte le projet à la collectivité. Ces
résultats peuvent comprendre par exemple :
§
une augmentation des
possibilités d’emploi,
§
une amélioration des
compétences,
§
une
expansion ou une amélioration des infrastructures qui contribuent au
développement économique,
§ un renforcement de la capacité communautaire qui
permet à la collectivité de devenir plus durable sur le plan économique,
§ une plus grande diversité économique dans la région,
§ un développement de l’entreprenariat et des petites
entreprises,
§ de nouvelles possibilités en matière de formation en
affaires et de perfectionnement de compétences,
§ la possibilité d’attirer un plus grand nombre de
visiteurs dans la région (marketing touristique ou capacité d’attrait des
grands évènements).
Les demandes devraient quantifier ou démontrer les résultats attendus du
projet, ainsi que les avantages permanents pour la collectivité, par ex. en
indiquant le nombre d’emplois ou de postes de formation qu’il permettra de
créer.
ii) Nécessité du projet
Le projet
répond-t-il a un besoin établi? Quelle est la demande et comment a-t-elle été
démontrée? (par ex. évaluation des besoins, consultation communautaire). De
quelle manière le projet répondra-t-il aux besoins établis?
iii) Harmonisation avec la stratégie économique de la Ville
d’Ottawa
iv) Les projets doivent appuyer les buts et les objectifs
de la stratégie économique de la Ville (lien vers la Stratégie sur le site www.ottawa.ca)
Les projets
sont évalués en fonction du besoin d’obtenir un soutien direct de la Ville
d’Ottawa ou de la participation de ses employés et/ou du Conseil relativement à
l’exécution du projet ou de l’évènement, ainsi que du niveau d’aide financière
des partenaires, des autres sources de financement et de l’organisme lui-même
(par ex. plus la mobilisation d’autres fonds sera importante, mieux sera
considérée la demande). L’ampleur des répercussions négatives éventuelles du
projet sur le voisinage, l’environnement, etc., sera également prise en
compte.
vi)
Viabilité
du projet
§ mandat clair et planification efficace (programme et affaires),
§ responsabilité et stabilité financières,
§ revenus équilibrés (acquis, privés, gouvernement) et répartition
convenable des dépenses,
§ gouvernance efficace et adéquate, et solide gestion,
§ commercialisation et promotion adéquates et efficaces.
Il est important d’établir de quelle façon le projet
sera maintenu au cours des 3 à 5 prochaines années. Les projets sont évalués
dans l’optique suivante :
§ Qui sera responsable des coûts opérationnels et des frais d’entretien du
projet au cours des 3 à 5 prochaines années?
§ Si le projet a besoin de finances supplémentaires au cours des 3 à 5
prochaines années, quelles en seront les sources?
§ Quel rôle jouera la municipalité?
viii) Capacité du demandeur
On tiendra compte de la nature du projet et du
demandeur, y compris :
§ le type d’organisme,
§ les éléments prouvant les compétences et l’expertise
nécessaires pour gérer le projet,
§ la capacité à livrer les résultats,
§ le niveau et la probabilité des risques et la façon de
les gérer.
ix)
Appui
local
On tiendra compte de la mesure dans laquelle la
collectivité plus large, notamment les entreprises et les organismes locaux,
appuient le projet et s’engagent à poursuivre le projet après la période de
financement, le cas échéant.
Déblocage des fonds
Si un financement
vous est accordé, vous recevrez une lettre de la Direction du développement
économique de la Ville d’Ottawa précisant le montant total et les conditions du
financement, ainsi qu’un calendrier de versement des fonds. La lettre sera également
accompagnée d’un document intitulé
Entente de financement qui décrit les conditions relatives à l’utilisation
de ces fonds.
Utilisation des
subventions
Les fonds ne doivent
être utilisés qu’aux fins énoncées dans la demande initiale de financement du
développement économique. Tout changement à l’échelle ou aux activités du
projet, y compris en ce qui concerne le budget et la programmation, doit être déclaré
par écrit à la Direction du développement économique et recevoir son
approbation. Veuillez lire le document Entente
de financement pour en savoir davantage sur l’utilisation des fonds.
Tous les demandeurs retenus doivent
présenter un rapport d’activités expliquant comment ils ont utilisé le
financement qui leur a été octroyé. Ce rapport doit être présenté après
l’achèvement des activités financées, douze mois après la réception des fonds
ou au moment d’une demande ultérieure au Programme de financement du
développement économique, selon la
première de ces éventualités. En cas de manquement à l’obligation de
produire un rapport, vous ou votre organisation pourriez être considérés comme
non admissible à un financement
ultérieur de la ville d’Ottawa.
Directives – Comment présenter
votre rapport :
Veuillez présenter deux exemplaires de votre rapport
avant la date d’échéance. Votre rapport doit comprendre :
Veuillez fournir un
exemplaire des documents papiers
uniquement à l’appui de votre projet.
Les bénéficiaires d’un financement doivent
faire état du soutien accordé par la Ville d’Ottawa de la manière
suivante :
Documents
imprimés – En reproduisant le logo* de la Ville
d’Ottawa ou en faisant mention de ce soutien par écrit, en utilisant la
formulation suivante : [Nom] remercie sincèrement la Ville d’Ottawa de
son soutien financier.
Cette formule doit apparaître sur :
Annonces verbales – en faisant mention
oralement de ce soutien :
*Vous pouvez obtenir une version
électronique du logo de la Ville en communiquant avec la Direction du
Développement économique par courriel à l’adresse developpementeconomique@ottawa.ca
ou par
téléphone au 613-580-2424, poste 16663.