Rapport au/Report to :

 

Comité des services organisationnels et du développement économique

Corporate Services and Economic Development Committee

et au Conseil / and Council

 

Le 19 août 2010 / 19 August 2010

 

Submitted by/Soumis par : Nancy Schepers, Directrice municipale adjointe/Deputy City Manager, Services d 'infrastructure et Viabilité des collectivités/Infrastructure Services and Community Sustainability

 

Personne ressource/Contact Person : Johanne Levesque, Directrice/Director, Services de viabilité des collectivités/ Community Sustainability Services

(613) 580-2424 x 12257 Johanne.Levesque@ottawa.ca

 

City Wide/à l'échelle de la Ville

Ref N°: ACS2010-ICS-CSS-0014

 

 

OBJET :

LIGNES DIRECTRICES SUR LE FINANCEMENT DE PROJETS DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE (SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS) ET SUR LE FINANCEMENT D’ÉVÉNEMENTS MAJEURS – OFFICIALISATION DES PRATIQUES EXISTANTES

 

 

SUBJECT:

ECONOMIC DEVELOPMENT projects Funding (GRANTS and  CONTRIBUTIONS) AND MAJOR EVENT FUNDING GUIDELINES - formalization of existing practices

 

 

RECOMMANDATIONS DU RAPPORT

 

Que le Comité des services organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’approuver :

 

1.         la Politique sur les contributions et les subventions de projets de développement économique de la Ville d’Ottawa, présentée ci-joint sous le document 1;

 

2.         la Politique sur le financement d’événements, présentée ci-joint sous le document 2. 

 

REPORT RECOMMENDATIONS

 

That the Corporate Services and Economic Development Committee recommend that Council approve:

 

1.                  The City of Ottawa Economic Development Projects Grants & Contribution Policy attached as Document 1; and,

 

2.                  The Event Funding Policy, attached as Document 2. 

 

CONTEXTE

 

En août 2010, le Conseil a approuvé la Politique sur les contributions et les subventions de la Ville d’Ottawa et le plan de mise en œuvre connexe, lesquels couvrent tous les mécanismes de financement des organismes externes. Cette nouvelle politique est valide pour toutes les contributions et subventions, que ce soit de l’argent, des biens, des services ou des actifs, remis à des personnes ou à des organismes, pour lesquelles la Ville ne reçoit ni produit ni service en retour.

 

Actuellement, dans le cadre du budget global approuvé par le Conseil, la Direction du développement économique gère deux programmes : Contributions et subventions de projets de développement économique et Financement d’événements. À l’aide du nouveau cadre stratégique de la Ville, la Direction du développement économique a évalué ses pratiques et ses lignes directrices actuelles en matière de financement et élaboré des politiques propres à la supervision du budget des projets de développement économique et du financement d’événements. Ces politiques correspondent aux objectifs de la politique de subventions et de contributions de la Ville. Elles mettent en place des mécanismes clairs et concis pour les groupes qui demandent un soutien financier pour mettre en œuvre des projets de développement économique ou présenter des soumissions pour des événements importants.

 

La Politique sur les contributions et les subventions de développement économique et la Politique sur le financement d’événements proposées établissent chacune un cadre administratif qui fixe l’élaboration, la gestion et l’examen des programmes de contributions et de subventions créés par la Direction du développement économique pour s’assurer de leur conformité aux objectifs du Conseil et de leur gestion transparente, responsable, équitable, efficace et réceptive.

 

ANALYSE

 

La Direction du développement économique du Service de viabilité des collectivités (SIVC) dirige la création et la prestation de programmes et d’initiatives qui favorisent la croissance économique, la création d’emploi et la prospérité à Ottawa.

 

Chaque année, le Conseil approuve, au cours de son processus budgétaire habituel, une enveloppe de dépenses pour le financement de Contributions et subventions de projets de développement économique et de Financement d’événements. La direction travaille avec différents organismes externes pour ce qui est des projets et du financement de base et les soutient afin d’offrir un large éventail de projets de développement économique et de services. De plus, la direction contribue à attirer des événements importants et des initiatives d’accueil qui ont une incidence majeure sur l’économie et la visibilité médiatique d’Ottawa.

 

En 2010, l’allocation budgétaire d’un million de dollars a financé un grand nombre de projets, entre autres Lead to Win (Diriger pour gagner), le Conseil du tourisme rural d’Ottawa, le Centre d’entrepreneuriat, l’OCRI, les événements « Business After Hours » de la Chambre de commerce d’Ottawa ou la Société de développement du film et de la télévision d’Ottawa-Gatineau, et des événements comme le National Ultimate Championship ou la soumission pour les Jeux mondiaux des policiers et des pompiers. Le financement de tous les projets est lié aux buts et aux objectifs de la stratégie de développement économique de la Ville.

 

Le soutien financier de la Direction du développement économique mobilise un investissement supplémentaire considérable et a des répercussions économiques importantes pour la Ville, mais jusqu’à aujourd’hui, il n’y avait aucune politique ou ligne directrice officielles pour aider la direction à prendre des décisions en ce qui concerne les programmes ou les initiatives à soutenir. Il n’y avait pas non plus de mesures du rendement en place pour que la direction et la Ville puissent évaluer le rendement du capital investi.

 

Les politiques de contributions et subventions de projets de développement économique et de financement d’événements proposées permettront d’avoir une approche planifiée et coordonnée et de justifier les décisions de soutenir les projets de développement économique et les soumissions d’événements majeurs. Elles permettront également de veiller à ce qu’un processus juste, ouvert, efficace et équitable soit en place pour évaluer les demandes de financement présentées à la Ville d’Ottawa.

 

Il est important de souligner que les politiques élaborées s’inscrivent dans le cadre des buts et des objectifs de la nouvelle stratégie de développement économique de la Ville, qui a été approuvée par le Conseil en juillet 2010.

 

En ce qui concerne l’allocation du financement pour 2010, les bénéficiaires actuels ne seront pas touchés par l’adoption des présentes politiques.

 

RÉPERCUSSIONS SUR LES ZONES RURALES

 

Il n’y a pas de répercussions particulières sur les zones rurales associées au présent rapport.   

 

CONSULTATION

 

Au cours de l’élaboration de la Politique sur les contributions et les subventions de projets de développement économique de la Ville d’Ottawa et de la Politique sur le financement d’événements, la Direction du développement économique a consulté d’importants intervenants comme Tourisme Ottawa, Tourism Leadership Alliance, l’Association des Hôtels d’Ottawa Gatineau, la Société de développement du film et de la télévision d’Ottawa-Gatineau, la Chambre de commerce d’Ottawa, Ottawa’s Countryside et l’OCRI. Tous les commentaires des intervenants externes ont été pris en compte et intégrés dans les politiques.

 

COMMENTAIRES DES CONSEILLERS DE QUARTIER

 

S.O.

 

RÉPERCUSSIONS SUR LE PLAN JURIDIQUE ET DE LA GESTION DES RISQUES

 

Aucune incidence sur le plan juridique ou de la gestion des risques ne découle de la mise en œuvre des recommandations contenues dans le présent rapport.

 

L’article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités donne à la Ville l’autorité légale d’accorder des subventions.

 

PLAN STRATÉGIQUE DE LA VILLE

 

L’élaboration des présentes politiques soutient la Priorité en matière de gouvernance du Plan stratégique de la Ville suivante : « La Ville travaillera à améliorer les processus qui appuient un gouvernement responsable. Elle prendra des mesures pour déléguer de façon adéquate l’autorité, faire des contrôles stratégiques continus et des ajustements et veiller à ce que les opérations de la Ville se fassent de façon ouverte et transparente. »

 

RÉPERCUSSIONS TECHNIQUES

 

S.O.

 

T

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

 

Aucune répercussion financière n’est associée au présent rapport administratif. Les subventions accordées dans le cadre du présent programme proviennent d’une enveloppe approuvée par le Conseil pendant le processus annuel du budget de fonctionnement.

 

DOCUMENTS PERTINENTS

 

Document 1    Politique sur les contributions et les subventions de projets de développement économique de la Ville d’Ottawa

Document 2    Politique sur le financement d’événements

 

SUITE À DONNER

 

La Direction du développement économique mettra en œuvre toutes les directives du Comité et du Conseil en lien avec le présent rapport.

 


Politique sur les contributions

et les subventions de projets de développement

économique dela Ville d’OttawA                                                   DOCUMENT 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

POLITIQUE DE FINANCEMENT DES EVÈNEMENTS MAJEURS

VILLE  D’OTTAWA

 

 

POP

 

 

 

Ville d’Ottawa

Direction du développement économique

19 août 2010

 

 


Ville d’Ottawa Financement des évènements majeurs


 

                                                Ville d’Ottawa Financement des évènements majeurs

 

 

1.0 OBJECTIFS DU PROGRAMME

 

La Ville d’Ottawa reconnait que les évènements locaux, régionaux, nationaux et internationaux de tous types ont un rôle important à jouer en contribuant à améliorer la qualité de vie des résidents et des contribuables de la Ville d’Ottawa. Le fait d’accueillir et d’attirer de tels  évènements dans la région d’Ottawa peut enrichir de façon tangible la qualité de vie des résidents en offrant la possibilité de créer des avantages économiques et sociaux, ainsi que des avantages en matière de santé et pour la collectivité. Ces évènements sont susceptibles de générer de nouvelles occasions d’affaires avec un investissement proportionnel dans les infrastructures, les emplois, les secteurs des services secondaires et la culture communautaire, tout en permettant d’accroître la visibilité de la ville sur le plan national et international, et par conséquent le nombre de touristes et les revenus dans toutes les couches de la collectivité. 

 

Le programme de financement des évènements majeurs de la Ville d’Ottawa permet d’offrir un soutien aux organismes concevant des activités alignées sur les objectifs de la Ville d’Ottawa qui généreront d’importants avantages économiques et créeront de la vitalité dans la Ville d’Ottawa. La Ville d’Ottawa est déterminée à attirer et appuyer toutes les activités qui favorisent clairement les objectifs municipaux suivants :

 

Sur le plan social : promouvoir le rassemblement de personnes de tous horizons aux fins de l’interaction sociale, des échanges culturels et de la célébration de la diversité de la population de la Ville;

 

En matière de santé : promouvoir la participation à des sports individuels ou en équipe et ou des comportements athlétiques en général afin d’améliorer la santé physique et le mieux-être;

 

Sur le plan économique : améliorer le climat d’affaires de la Ville d’Ottawa et appuyer la croissance économique, la création d’emplois, les infrastructures et la prospérité;

 

Pour la collectivité : améliorer la qualité de vie des citoyens de la Ville d’Ottawa grâce à l’organisation et la promotion de divers évènements qui en retour, attireront des touristes dans notre ville, contribueront à la visibilité nationale et internationale de la ville en tant que lieu d’accueil de grands évènements sportifs et créeront de nouvelles occasions de croissance.

 

 

2.0 ADMISSIBILITÉ

 

La Ville d’Ottawa reçoit de nombreuses demandes de financement et l’attribution des fonds se fait sur une base concurrentielle. Pour être admissible :

Ne sont pas admissibles au financement :

 

 

3.0 PROCESSUS DE DEMANDE

 

Tous les organismes sans but lucratif peuvent présenter une Proposition d’évènement. L’information présentée dans la proposition a pour but de fournir un aperçu des activités clés qui auront lieu dans le cadre de l’évènement, Le personnel de la Ville aura ainsi la possibilité d’évaluer la faisabilité de l’évènement. La demande sera évaluée en fonction du concept, de la qualité de l’information présentée et de la capacité de répondre aux objectifs de la Ville d’Ottawa. Une lettre de confirmation vous sera envoyée pour vous aviser que votre proposition a bien été reçue.

Toutes les propositions doivent être soumises à l’aide du formulaire de demande adéquat et :

Si l’évènement proposé respecte ces lignes directrices et semble comporter des avantages, le promoteur sera prié de soumettre un formulaire de demande officiel qui sera soumis à l’examen du Comité des évènements d’Ottawa. Composé à la fois de membres du personnel de la ville et d’un certain nombre de représentants de la collectivité locale et des associations commerciales, le Comité des évènements possède un large éventail de compétences techniques pour évaluer le bien-fondé des propositions et agit à titre de conseil consultatif auprès du Conseil municipal.

 

Une fois la demande acceptée, une matrice d’évaluation utilisant des critères pondérés est remplie. Les critères ont été répartis en 5 catégories, le critère « approfondi » ayant beaucoup plus de poids que le critère « faible ». Les demandes reçoivent une note qui déterminera l’ordre des priorités de financement.

 

Il est possible de se procurer tous les formulaires de demande relatifs au financement des événements majeurs en ligne sur le site www.ottawa.ca ou auprès de la DDE à l’adresse suivante : 

 

Direction du développement économique

Ville d’Ottawa

110,  avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Tél. : 613-680-2424, poste 16663

Courriel : developpementeconomique@ottawa.ca

 

Délai pour les demandes

 

Les demandes de financement pour un montant de 100 000 $ et plus nécessitent l’approbation du Conseil. Par conséquent, les demandes doivent être soumises au plus tard cent quatre-vingt (180)  jours avant le début de l’évènement. Les demandeurs seront informés de la décision du Conseil municipal relativement aux engagements et au niveau de soutien au plus tard quatre-vingt-dix jours après la date limite de soumission. Les demandes de financement pour un montant inférieur à 100 000 $ peuvent être soumises au plus tard quatre-vingt-dix jours (90) avant le début de l’événement. Les demandeurs seront alors informés de la décision relative à l’aide financière au plus tard trente (30) jours après la réception de la demande.

 


 

Figure 1. Processus de demande de la Ville d’Ottawa pour les évènements

 

 

 

La proposition d’évènement est présentée à la Ville d’Ottawa

 

L’évaluation approfondie de l’événement et de l’organisme est effectuée

 

 

Si l’événement proposé satisfait aux critères d’évaluation,

le demandeur sera prié de présenter un formulaire de demande officiel

·         180 jours avant la date de début de l’évènement pour les demandes de financement d’un montant supérieur à 100 000 $

·         90 jours avant la date de début de l’évènement pour les demandes de financement d’un montant inférieur à 100 000 $

 

 

 

Le Comité des évènements de la Ville d’Ottawa procède à l’évaluation du formulaire de demande et, si ce dernier est approuvé, détermine le niveau de financement

 

La Ville d’Ottawa et le demandeur concluent une Entente de financement relativement au soutien financier ou en nature (si ce dernier est approuvé)

 

Après l’évènement, un rapport sur l’évènement est présenté

 

 

 


4.0 COMMENT SONT PRISES LES DÉCISIONS DE FINANCEMENT

 

Le comité des activités s’appuiera sur quatre grands critères pour évaluer les mérites relatifs des demandes de tenue d’un évènement et déterminer les priorités relativement au soutien offert par Ottawa : les avantages économiques; les avantages liés à la reconnaissance du soutien de la Ville et à la couverture médiatique; la viabilité financière et les risques, les avantages sur le plan social et pour la collectivité. Les délibérations concernant la satisfaction des critères tiendront compte des points suivants :

 

Avantages économiques

 

·         Avantage économique et fréquentation : dans quelle mesure l’événement procure-t-il des avantages économiques mesurables à la Ville d’Ottawa relativement aux dépenses des visiteurs (régional, national et international).

·         Le moment de l’événement – quand, dans le calendrier civil, l’événement doit-il avoir lieu, par ex. pendant la période la plus active (d’avril à septembre) ou la moins active relativement à la tenue d’évènements dans la Ville ou la région. En vertu de ce critère, un événement ayant lieu en basse saison (comme mars) est souvent plus attirant qu’un évènement ayant lieu en haute saison (comme juillet).

 

Avantages découlant de la couverture médiatique et de la reconnaissance de l’aide

 

·         Incidence de la couverture médiatique – capacité de l’évènement à accroître la visibilité de la Ville dans les médias.

·         Prestige – l’évaluation du prestige de l’événement est fondée sur le statut des concurrents, des parrains et des médias, la participation des fédérations sportives internationales et le nombre de spectateurs.

 

Viabilité financière et risques

 

·         La viabilité de l’évènement/autre soutier financier – La mesure dans laquelle l’évènement est financièrement viable et durable avec ou sans le financement de la Ville d’Ottawa.

·         L’investissement du secteur privé – Le pourcentage du budget de l’évènement assumé par le secteur non-gouvernemental est une considération importante lors de l’évaluation des propositions d’évènements. En vertu de ce critère, plus le pourcentage de revenus en provenance du secteur privé est élevé, plus l’évaluation sera favorable.

·         Le niveau de soutien de la Ville nécessaire (financier et autre).

·         Le profil des risques – la tenue d’évènements présente certains risques. Plus les risques éventuels sont importants, plus l’analyse doit être approfondie. L’analyse des risques abordera des facteurs comme l’expertise de l’organisateur et sa capacité de gérer l’évènement, les risques qui y sont associés (par ex. les conditions météorologiques, la santé et la sécurité), l’atteinte des objectifs de l’évènement, le financement, la possibilité de couvrir les pertes, l’expertise en matière de gestion, le risque de blessures et d’annulation de l’évènement.

 

Avantages sociaux et pour la collectivité

 

·         Le legs sur le plan des ressources humaines (par ex. la formation de bénévoles)

·         La contribution aux organisations locales (par ex. les associations de sports mineures, les groupes culturels de la collectivité).

·         La création ou l’amélioration des installations et/ou de l’infrastructure.

 

 

5.0 SI VOUS OBTENEZ UN FINANCEMENT

 

Déblocage des fonds

 

Si un financement vous est accordé, vous recevrez une lettre de la Direction du développement économique de la Ville d’Ottawa précisant le montant total et les conditions du financement, ainsi qu’un calendrier de versement des fonds. Si vous obtenez une subvention, un chèque émis par les services financiers de la Ville suivra, soumis à une retenue de 10 % jusqu’à la réception du rapport post-événement. Le soutien sollicité sous la forme de services en nature, comme les services de police et d’urgence, sera offert par le biais des transferts interne de la Ville à ces services respectifs. La lettre sera également accompagnée d’un document intitulé Entente de financement qui décrit les conditions relatives à l’utilisation de ces fonds.

 

Utilisation des subventions

 

Les fonds ne doivent être utilisés qu’aux fins énoncées dans la demande initiale de financement du développement économique. Tout changement à l’échelle ou aux activités du projet, y compris en ce qui concerne le budget et la programmation, doit être déclaré par écrit à la Direction du développement économique et recevoir son approbation. Veuillez lire le document de l’Entente de financement pour en savoir davantage sur l’utilisation des fonds.

 

 

6.0 RAPPORT POST-ÉVÈNEMENT

 

Tous les bénéficiaires d’un financement doivent soumettre un formulaire de rapport post‑évènement disponible en ligne à l’adresse http://www.ottawa.ca détaillant comment ils ont l’événement et utilisé le soutien financier ou en nature de la Ville d’Ottawa. L’évaluation doit être présentée dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’évènement. En cas de manquement à l’obligation de produire cette évaluation, vos futures demandes d’aide pourront être considérées comme non admissibles et/ou la Ville d’Ottawa pourrait demander le remboursement des contributions financières versées au bénéficiaire.

 

Le rapport post-évènement doit comprendre les renseignements suivants :

·         Un sommaire détaillé de l’évènement tenu relativement aux objectifs prévus de l’événement et ceux qui ont été atteints, le programme des activités organisées, tous les changements survenus par rapport à l’évènement prévu en raison de circonstances externes.

·         Pour les demandes de financement d’un montant supérieur à 50 000 $, les états financiers vérifiés de l’évènement.

·         Une description de la couverture médiatique de l’évènement, avec des détails tels que les publications dans les organes d’information, les entrevues et les documents promotionnels, des  échantillons des principaux programmes et brochures de l’évènement à l’appui de ce dernier, et les détails de la stratégie de reconnaissance permettant de faire valoir le soutien et la contribution de la Ville d’Ottawa.

·         Un sommaire des chiffres relatifs aux segments de la population des participants à l’évènement (par ex. les participants réels, les bénévoles, les spectateurs, les touristes, etc.) afin d’appuyer l’évaluation des répercussions économiques de l’évènement sur la collectivité et sur les secteurs du tourisme et des affaires (y compris des statistiques et/ou des exemples de commentaires le cas échéant).

·         Un résumé de la contribution des bénévoles à l’évènement relativement aux compétences et à l’expertise acquises.

·         Toutes les difficultés, les occasions et les défis particuliers rencontrés pendant la planification et la mise en œuvre de l’évènement qui pourraient servir à planifier les prochains évènements organisés dans la Ville d’Ottawa. 

 

 

7.0 RECONNAISSANCE DE L’AIDE

 

Les bénéficiaires d’un financement doivent faire état du soutien accordé par la Ville d’Ottawa de la manière suivante :

 

Documents imprimés En reproduisant le logo* de la Ville d’Ottawa ou en faisant mention de ce soutien par écrit, en utilisant la formulation suivante : [Nom] remercie sincèrement la Ville d’Ottawa de son soutien financier.

 

Cette formule doit apparaître sur :

 

Annonces verbales – en faisant mention oralement de ce soutien :

 

*Vous pouvez obtenir une version électronique du logo de la Ville en communiquant avec la Direction du Développement économique par courriel à l’adresse economicdevelopment@ottawa.ca ou par téléphone au 613-580-2424, poste 16663.

 

 

8.0 PRÉSENTATION DES FORMULAIRES DE DEMANDE

 

Les formulaires de demande remplis, ainsi que leurs pièces jointes, doivent être envoyées à l’adresse suivante :

 

Direction du développement économique

Ville d’Ottawa

110,  avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Tél. : 613-680-2424, poste 16663

Courriel : economicdevelopment@ottawa.ca

 

Toutes les soumissions recevront un accusé de réception de la Direction du développement économique.

 

 

 


Politique sur le financement d’événements                          DOCUMENT 2

 

Ville d’Ottawa – Financement des projets de développement économique

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

POLITIQUE DE FINANCEMENT DE PROJETS DE DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE – SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ville d’Ottawa

Direction du développement économique

19 août 2010

 

 

 

 

 



                                                                                                                                                           

                        Ville d’Ottawa Financement de projets de développement économique

 

 

 

 

1.0 INTRODUCTION

 

La Ville d’Ottawa offre des services de développement économique par l’entremise d’un réseau innovateur de partenaires des secteurs public et privé unique au Canada. Ce modèle vise à favoriser l’utilisation optimale de l’argent des contribuables en assurant la plus grande harmonisation et la meilleure coordination possible des services.

 

La direction du développement économique (DDE) de la ville dirige l’élaboration et l’exécution de programmes et d’initiatives dans les deux langues officielles du Canada qui stimulent la croissance économique, la création d’emplois et la prospérité à Ottawa. La DDE travaille en collaboration avec des agences externes, à qui elle assure un soutien financier de base, afin d’offrir collectivement toute une gamme de services de développement économique.

 

En plus de ce financement de base, la DDE fournit une aide financière aux organismes admissibles pour des projets de développement économique qui améliorent les possibilités d’affaires et procurent des avantages économiques à long terme à la collectivité.

 

Il sera peut-être utile pour les candidats éventuels de discuter de leurs concepts avec la DDE avant de soumettre leur demande, et ce afin de s’assurer que leur projet s’inscrit dans la portée du programme de financement.

 

 

2.0 LE PROJET

 

2.1 Admissibilité du demandeur

 

Conformément à la Politique sur les subventions et les contributions de la Ville d’Ottawa, le financement est limité aux organismes suivants :

 

 

Par ailleurs, les types d’organismes et de programmes suivants ne sont pas admissibles au financement :

 

 

2.2 Admissibilité du projet

 

Les projets pour lesquels est faite une demande de financement doivent promouvoir le développement économique et/ou accroître les occasions d’affaires dans la Ville d’Ottawa. Le projet doit générer de grands bénéfices économiques durables pour la collectivité et procurer des avantages permanents après l’interruption du financement.

 

Les projets/programmes doivent satisfaire aux principaux critères suivants :

 

 

Ne sont pas admissibles au financement :

 

 

2.3 Élaboration d’une proposition

 

En ce qui concerne les demandes de financement pour un montant supérieur à 25 000 $, la demande doit comprendre un plan d’affaires et un budget détaillés. Le plan d’affaire est un résumé des travaux à accomplir et décrit en détails les buts, les objectifs, les tâches et les ressources du projet. Le plan doit être cohérent avec le budget et préciser les délais d’exécution. Le budget du projet résume les coûts globaux du projet, répartis par poste budgétaire (par ex. les salaires, l’équipement). Le budget doit également déterminer les sources proposées de financement. Si le projet nécessite l’achat de biens et de services, les demandeurs doivent démontrer que le processus de sélection d’un fournisseur se fait par le biais d’un appel d’offres ouvert, d’une manière éthique et équitable et assure le meilleur rapport qualité-prix.

 

2.4 Démarrage du projet

 

Le versement des fonds pour un projet doit être approuvé par la DDE et faire l’objet d’une entente de financement entre le demandeur et la DDE. Le fait de commencer les travaux liés au projet avant l’octroi des fonds et la signature de l’entente de financement pourrait rendre la demande inadmissible au financement.

 

Si une demande est approuvée, les travaux doivent débuter en temps raisonnable, habituellement dans les trois mois ou selon l’entente établi. Les fonds pourront être retirés si le projet ne commence pas dans les délais convenus.

 

 

3.0 COMMENT FAIRE UNE DEMANDE DE FINANCEMENT

 

La demande doit être appuyée par une proposition bien étudiée satisfaisant aux critères d’évaluation. Il est possible de se procurer les formulaires de demande en ligne sur le site www.ottawa.ca ou auprès de la DDE à l’adresse suivante : 

 

Direction du développement économique

Ville d’Ottawa

110,  avenue Laurier Ouest

Ottawa (Ontario) K1P 1J1

Tél. : 613-680-2424 , poste 16663

Courriel : developpementeconomique@ottawa.ca

 

Les demandes remplies doivent être soumises directement à la Direction du développement économique et comprendre tous les éléments pertinents ci-dessous :

 

§  des renseignements sur l’organisation, y compris le nom des personnes-ressources compétentes,

§  un aperçu du projet, de ses objectifs, de ses avantages pour l’économie régionale ou la collectivité et les dates proposées,

§  la preuve que la mise en œuvre du projet répond à une nécessité,

§  le niveau de soutien demandé et les dates proposées du paiement des subventions dans le cas où la demande est approuvée,

§  des éléments témoignant de toute autre forme de soutien reçu par le projet,

§  un budget ventilé appuyé par une estimation des coûts (y compris les prix des fournisseurs le cas échéant),

§  de l’information sur la manière dont le projet ou ses résultats seront maintenus après la période de financement.

 

 

 

 

4.0 DATES LIMITES POUR LA PRÉSENTATION DES DEMANDES

 

Les demandes de financement de projet pour l’année suivante doivent parvenir à la Direction du développement économique à l’adresse indiquée ci-dessus entre septembre et décembre de l’année en cours. Les demandes reçues après cette date demeurent admissibles au financement, en fonction de la disponibilité des fonds.

 

Les demandes peuvent également être transmises par courriel ou télécopieur (les pages nécessitant une signature doivent être envoyées par télécopieur ou par la poste). Les demandes envoyées par la poste seront acceptées si elle portent un cachet postal indiquant la date limite de dépôt des demandes. Les demandes incomplètes ou envoyées après la date limite ne seront pas prises en compte.

 

 

5.0 CRITÈRES DE FINANCEMENT ET ÉVALUATION

 

Sur réception de la demande, la DDE évaluera cette dernière en fonction des critères de financement suivants. Si la demande satisfait aux critères d’évaluation, elle sera présentée à un comité constitué de membres du personnel de la Ville d’Ottawa et de représentants du milieu d’affaires local.

 

i)      Résultats en matière de développement économique

 

Les résultats sont les avantages économiques à long terme qu’apporte le projet à la collectivité. Ces résultats peuvent comprendre par exemple :

§  une augmentation des possibilités d’emploi,

§  une amélioration des compétences,

§  une expansion ou une amélioration des infrastructures qui contribuent au développement économique,

§  un renforcement de la capacité communautaire qui permet à la collectivité de devenir plus durable sur le plan économique,

§  une plus grande diversité économique dans la région,

§  un développement de l’entreprenariat et des petites entreprises,

§  de nouvelles possibilités en matière de formation en affaires et de perfectionnement de compétences,

§  la possibilité d’attirer un plus grand nombre de visiteurs dans la région (marketing touristique ou capacité d’attrait des grands évènements).

 

Les demandes devraient quantifier ou démontrer les résultats attendus du projet, ainsi que les avantages permanents pour la collectivité, par ex. en indiquant le nombre d’emplois ou de postes de formation qu’il permettra de créer.

 

ii)     Nécessité du projet

 

Le projet répond-t-il a un besoin établi? Quelle est la demande et comment a-t-elle été démontrée? (par ex. évaluation des besoins, consultation communautaire). De quelle manière le projet répondra-t-il aux besoins établis?

 

iii)    Harmonisation avec la stratégie économique de la Ville d’Ottawa

 

iv)   Les projets doivent appuyer les buts et les objectifs de la stratégie économique de la Ville (lien vers la Stratégie sur le site www.ottawa.ca)

 

v)    Coût de l’investissement

 

Les projets sont évalués en fonction du besoin d’obtenir un soutien direct de la Ville d’Ottawa ou de la participation de ses employés et/ou du Conseil relativement à l’exécution du projet ou de l’évènement, ainsi que du niveau d’aide financière des partenaires, des autres sources de financement et de l’organisme lui-même (par ex. plus la mobilisation d’autres fonds sera importante, mieux sera considérée la demande). L’ampleur des répercussions négatives éventuelles du projet sur le voisinage, l’environnement, etc., sera également prise en compte. 

 

vi)   Viabilité du projet

 

§  mandat clair et planification efficace (programme et affaires),

§  responsabilité et stabilité financières,

§  revenus équilibrés (acquis, privés, gouvernement) et répartition convenable des dépenses,

§  gouvernance efficace et adéquate, et solide gestion,

§  commercialisation et promotion adéquates et efficaces.

 

vii)  Durabilité du projet

 

Il est important d’établir de quelle façon le projet sera maintenu au cours des 3 à 5 prochaines années. Les projets sont évalués dans l’optique suivante :

 

§  Qui sera responsable des coûts opérationnels et des frais d’entretien du projet au cours des 3 à 5 prochaines années?

§  Si le projet a besoin de finances supplémentaires au cours des 3 à 5 prochaines années, quelles en seront les sources?

§  Quel rôle jouera la municipalité?

 

viii) Capacité du demandeur

 

On tiendra compte de la nature du projet et du demandeur, y compris :

§  le type d’organisme,

§  les éléments prouvant les compétences et l’expertise nécessaires pour gérer le projet,

§  la capacité à livrer les résultats,

§  le niveau et la probabilité des risques et la façon de les gérer.

 

ix)   Appui local

 

On tiendra compte de la mesure dans laquelle la collectivité plus large, notamment les entreprises et les organismes locaux, appuient le projet et s’engagent à poursuivre le projet après la période de financement, le cas échéant.

 

 

 

6.0 VERSEMENT DES FONDS

 

Déblocage des fonds

 

Si un financement vous est accordé, vous recevrez une lettre de la Direction du développement économique de la Ville d’Ottawa précisant le montant total et les conditions du financement, ainsi qu’un calendrier de versement des fonds. La lettre sera également accompagnée d’un document intitulé Entente de financement qui décrit les conditions relatives à l’utilisation de ces fonds.

 

Utilisation des subventions

 

Les fonds ne doivent être utilisés qu’aux fins énoncées dans la demande initiale de financement du développement économique. Tout changement à l’échelle ou aux activités du projet, y compris en ce qui concerne le budget et la programmation, doit être déclaré par écrit à la Direction du développement économique et recevoir son approbation. Veuillez lire le document Entente de financement pour en savoir davantage sur l’utilisation des fonds.

 

7.0 RAPPORT ET SUIVI

 

Tous les demandeurs retenus doivent présenter un rapport d’activités expliquant comment ils ont utilisé le financement qui leur a été octroyé. Ce rapport doit être présenté après l’achèvement des activités financées, douze mois après la réception des fonds ou au moment d’une demande ultérieure au Programme de financement du développement économique, selon la première de ces éventualités. En cas de manquement à l’obligation de produire un rapport, vous ou votre organisation pourriez être considérés comme non admissible  à un financement ultérieur de la ville d’Ottawa.

 

Directives – Comment présenter votre rapport :

 

Veuillez présenter deux exemplaires de votre rapport avant la date d’échéance. Votre rapport doit comprendre :

 

 

Veuillez fournir un exemplaire des documents papiers uniquement à l’appui de votre projet.

 

8.0 RECONNAISSANCE DE L’AIDE

 

Les bénéficiaires d’un financement doivent faire état du soutien accordé par la Ville d’Ottawa de la manière suivante :

 

Documents imprimés En reproduisant le logo* de la Ville d’Ottawa ou en faisant mention de ce soutien par écrit, en utilisant la formulation suivante : [Nom] remercie sincèrement la Ville d’Ottawa de son soutien financier.

 

Cette formule doit apparaître sur :

 

Annonces verbales – en faisant mention oralement de ce soutien :

 

*Vous pouvez obtenir une version électronique du logo de la Ville en communiquant avec la Direction du Développement économique par courriel à l’adresse developpementeconomique@ottawa.ca ou par téléphone au 613-580-2424, poste 16663.