Document 2

Réponse du personnel au Rapport au Conseil municipal d’Ottawa concernant la réunion à huis clos du Comité du transport en commun du 21 avril 2010 et la réunion du Conseil du 26 mai 2010 : Comptes généraux – radiations pour 2009 de l’enquêteur chargé d'examiner les réunions municipales

Contexte

Comme il a été mentionné précédemment, tous les rapports de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales sont maintenant accompagnés d’une réponse du personnel.

Dans son Rapport au Conseil municipal d’Ottawa concernant la réunion à huis clos du Comité du transport en commun du 21 avril 2010 et la réunion du Conseil du 26 mai 2010 : Comptes généraux – radiations pour 2009, l’enquêteur chargé d'examiner les réunions municipales fait état d’une plainte reçue concernant le point nº 1 du rapport nº 38‑B de la réunion à huis clos du Comité du transport en commun, intitulé « Comptes généraux – radiations pour 2009 – à huis clos – règlement en vue de résoudre des questions de contentieux y compris des questions portées devant un tribunal administratif et touchant la ville – date de compte rendu : 30 jours après le règlement final ». Le Comité du transport en commun a décidé de tenir une séance à huis clos en vertu des alinéas 13(1)e) et f) du Règlement de procédure qui concernent les litiges actuels ou éventuels ayant une incidence sur la Ville ainsi que les conseils protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat. Le Conseil municipal n’a pas abordé ce point pendant sa réunion, mais a plutôt décidé d’adopter la motion par vote.

Discussion

Dans son rapport, l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales analyse cette question et l’utilisation de deux exceptions citées dans la motion de réunion à huis clos. Le personnel est d’accord avec les observations de l’enquêteur.

Pour étayer sa conclusion selon laquelle « cette question figure parmi les sujets qui peuvent, à la discrétion du Conseil, être discutés à huit clos et que la procédure suivie respecte les exigences de la Loi sur les municipalités et le Règlement de procédure », l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales présente trois recommandations susceptibles d’augmenter la transparence de la question :

(1) La description des questions devant être discutées à huis clos aurait pu être davantage détaillée en mentionnant la faillite d’ITCL (Infoplace Ticket Centre Ltd.);

(2) La procédure relative aux documents de référence du Règlement de procédure aurait dû être suivie ou modifiée pour que les documents mentionnés dans le rapport soient distribués aux membres du Conseil ou conservés dans les dossiers du greffier municipal et chef du contentieux;

(3) Que la date de compte rendu de tout rapport de réunion à huis clos soit fixée de façon à ce que l’on sache avec plus de certitude le moment de la publication du rapport.

1. Description de la question à traiter à huis clos

Le Conseil a déjà établi une pratique standard pour déterminer les questions à traiter dans le cadre d’une motion de réunion à huis clos. En 2010, le Conseil municipal a tenu six séances à huis clos sur des litiges et, dans chacun des cas, il a relevé la question à examiner [c.-à-d. Rogers et l’Accord municipal sur l’occupation des rues, Guinan c. Ville d’Ottawa, stade de baseball d'Ottawa, etc.). Pour ce qui est des comités permanents, ils ont tenu trois réunions à huis clos sur des litiges, et l’une d’entre elles a mené au processus de supervision des procédures déterminé par l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales. On souligne dans le présent rapport le fait que les coordonnateurs et adjoints des comités permanents tirent profit des formations supplémentaires sur les procédures relatives aux réunions à huis clos du Conseil.

À ce titre , le personnel est d’accord avec la recommandation de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales selon laquelle la description des questions devant être discutées à huis clos aurait pu être davantage détaillée en mentionnant la faillite d’ITCL. Comme l’indique l’enquêteur, la question de la faillite d’ITCL figurait sur une liste d’environ cinquante comptes débiteurs généraux déclarés irrécouvrables en 2009. Toutefois, la faillite d’ITCL a été soulignée dans le rapport confidentiel, où elle représentait la majeure partie du montant total ayant été radié. Bien que les procédures des réunions publiques de la Ville d’Ottawa dépassent les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en exigeant de révéler la nature précise des discussions à huis clos dans une motion de réunion à huis clos, le personnel reconnaît qu’il s’agit d’un exemple où la nature des discussions aurait pu être davantage détaillée afin d’en accroître la transparence.

2. Procédure liée aux documents de référence confidentiels

Auparavant, les documents de référence confidentiels pour les rapports sur les comptes généraux et les radiations étaient distribués aux membres du Conseil, sur du papier rose, et conservés dans les dossiers du greffier municipal et chef du contentieux. En août 2009, une atteinte à la vie privée a été commise, c’est‑à‑dire que la pièce confidentielle jointe à un rapport sur les comptes généraux et les radiations a été publiée par inadvertance avec l’ordre du jour public sur ottawa.ca (jointe au rapport du personnel). Cette pièce jointe confidentielle renfermait les noms de 19 entreprises et de 376 individus ainsi que les montants radiés. À la suite de cette infraction, on a modifié la procédure pour assurer la protection des renseignements personnels compris dans les pièces jointes. La procédure révisée prévoyait l’arrêt de la distribution de la liste confidentielle aux membres du Conseil et aux cadres supérieurs ainsi que le maintien de cette liste dans les dossiers du trésorier municipal adjoint – recettes (tel qu’il est indiqué dans le rapport confidentiel).

Comme le Règlement de procédure et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs ne sont pas revus de façon ponctuelle, ni l’un ni l’autre n’a été modifié de façon à refléter la nouvelle procédure. Le personnel est d’accord avec la recommandation de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales, et le Règlement de procédure et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs seront révisés en conséquence, dans le cadre de l’examen sur la gouvernance portant sur la procédure liée aux documents de référence confidentiels joints à ces rapports.

Toujours en ce qui a trait aux documents de référence et aux rapports confidentiels, le Conseil entend aborder plus de points pendant les réunions publiques et réduire ainsi le nombre de questions examinées à huis clos. De plus en plus de rapports sont rédigés aux fins de publication, et seuls les renseignements confidentiels qu’ils contiennent sont fournis séparément (les avis juridiques liés à un rapport sont fournis séparément dans une note confidentielle). Pour réduire davantage le nombre de rapports confidentiels présentés au Comité du transport en commun et au Conseil, le personnel examine les règlements relatifs à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) de façon à proposer des rapports publics aux comités et aux conseils, notamment des rapports sur les nominations et des rapports de dénomination commémorative. Actuellement, ces rapports sont confidentiels puisqu’ils traitent de personnes pouvant être identifiées.

3. Dates de compte rendu

La Ville d’Ottawa mentionne les dates de compte rendu sur tous ses rapports confidentiels. Ce processus dépasse les exigences de la Loi de 2001 sur les municipalités en matière de réunions publiques. Souvent, la date de compte rendu suit immédiatement l’approbation du Conseil municipal ou du Comité. Toutefois, certaines questions doivent être reportées (c.-à-d. les rapports sur les actions en justice pour lesquelles une décision n’a pas encore été rendue). Il est souvent difficile de déterminer la date de compte rendu exacte dans ce genre de cas. Les membres du personnel reconnaissent que l’établissement de règles plus précises concernant les dates de compte rendu permettrait d’augmenter la transparence du processus et les incitera assurément à fournir des dates de compte rendu plus précises dans la mesure du possible.

En outre, d’après le Règlement de procédure, le rapport peut être rendu public sur demande dès que la date de compte rendu est atteinte. Le personnel recommande d’améliorer le processus pour établir des liens proactifs entre le rapport confidentiel et l’ordre du jour du Conseil ou du Comité, selon le cas, une fois que la date de compte rendu est passée.

Conclusion

En résumé, le personnel est d’accord avec les recommandations formulées par l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales. Bien que la Ville d’Ottawa soit un des plus grands partisans des réunions publiques, il y a toujours place à amélioration.

Outre les recommandations de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales, le Conseil municipal continue de faire preuve de leadership en abordant ses points pendant les réunions publiques. Tant au Comité qu’au Conseil, les conseillers ont demandé de connaître la raison pour laquelle ils doivent traiter certaines questions à huis clos, à la suite de la recommandation du personnel (un peu comme pour les suspensions des règles de procédure qu’il faut maintenant justifier). De plus, il arrive dans certains cas qu’on demande au personnel de faire la même présentation dans une réunion ouverte et dans une réunion à huis clos.

Par exemple, à la réunion du 27 avril 2010 du Comité de l’urbanisme et de l’environnement, le greffier municipal et chef du contentieux a donné de l’information sur un appel interjeté par Orgaworld Canada auprès du Tribunal de l’environnement. À la demande du président du Comité, le greffier municipal et chef du contentieux a signalé que sa séance d’information allait être donnée à huis clos étant donné qu’il allait faire un survol du litige et de la stratégie proposée par les appelants. Ce dernier a également ajouté qu’il pouvait donner la même présentation dans une réunion ouverte si le Comité jugeait la situation appropriée. Ainsi, à la reprise de la séance ouverte au public, le greffier municipal et chef du contentieux s’est servi du rapport du président de la réunion à huis clos pour fournir les mêmes renseignements à une exception près.

À la suite de ce rapport, le personnel a recommandé d’améliorer ce processus dans le cadre des changements apportés au Règlement de procédure. En particulier, le personnel recommande que les présentations et les séances d’information dont le contenu est confidentiel aient lieu pendant une séance à huis clos.

À la lumière du prochain examen sur la gouvernance, le personnel conseille d’ajouter les améliorations qu’il propose et les recommandations de l’enquêteur chargé d’examiner les réunions municipales aux changements prévus en ce qui concerne la gouvernance présentés dans le rapport, ainsi que de modifier le Règlement de procédure et le Règlement municipal sur la délégation de pouvoirs en conséquence.