1 INTRODUCTION

To enhance existing fraud controls, many large organizations and municipalities have been adopting fraud prevention and detection programs and introducing “whistle blower” policies. Much of this has evolved as a result of the financial reporting discrepancies that have been widely reported upon for companies around the world.

Fraud policies and whistle blower protection have become effective methods of ensuring the protection of assets. Whistle blower protection enables staff to report on suspected or known cases of fraud or waste without being subjected to dismissal, discipline, suspension, penalty or related threats. No employee can be coerced or intimidated for acting in accordance with the policy. The concept of whistle blower protection was initiated by Council at its October 27, 2004 meeting and the Corporate Policy on Fraud and Other Similar Irregularities was approved July 13, 2005.

Under the City’s policy, any employee who has knowledge of an occurrence of irregular conduct, or has reason to suspect that fraud or waste has occurred, must notify his/her supervisor or the Auditor General (AG). Upon notification from an employee of suspected fraud, the supervisor must notify the Auditor General.

The City’s Fraud and Waste Hotline was launched on November 1, 2005 in order to facilitate the reporting of suspected fraud or waste by employees. Council approved an increase in the AG’s budget to 0.08% of the total operating budget of the City, representing an additional $200,000, which would cover the cost of operating the Hotline as well as conducting more in-depth investigations arising from the Hotline where further examination is deemed necessary. The Fraud and Waste Hotline is a confidential and anonymous service that allows any employee to report incidents 24 hours a day, 7 days a week. The Hotline is operated independently by a third party and is accessible either by phone or the Internet.

2 BACKGROUND

The table below summarizes the reports received by the Hotline since its inception to December 31, 2007 by report category.

Fraud and Waste Hotline Reports as at December 31, 2007
Report Category[1]	2005[2]	2006	2007	Total
Harm or Potential Harm to People	0	0	0	0
Health and Safety, Environment	0	3	5	8
Alcohol or Drug Use or Other Substance Abuse	2	3	3	8
Theft, Embezzlement, Fraud	3	39	26	68
Unauthorized Use/Misuse of City Property, Information or Time	3	33	50	86
Manipulation of Falsification of Any Data	2	2	4	8
Unethical Conduct or Conflict of Interest	0	5	17	22
Violation of Laws, Regulations, Policies, Procedures	2	11	13	26
Financial Reporting and Accounting	0	1	0	1
Management/Supervisor	0	2	5	7
Suggestions for Improvement	31	26	34	91
Suggested Areas for Audit	2	4	19	25
Other	3	6	14	23
Total	48	135	190	373

For 2007, 190 reports were made to the Fraud and Waste Hotline. Of these, 24 were reported to the Hotline by management in accordance with Corporate policy. In some cases, Hotline reports are transferred directly to management to be addressed, while in other instances the Office of the Auditor General (OAG) has undertaken its own review, conducted a separate formal audit, or considered the matter as part of an ongoing planned audit. Our Office closed 202 reports in 2007. Of these, 134 were transferred directly to management to be addressed, and 68 were addressed by the OAG. A summary of all activity related to the Hotline is presented annually to Council as part of the AG’s Annual Report.

Upon its launch, the Fraud and Waste Hotline was set to run for a period of three years at which point an evaluation would be undertaken to measure its value to the City and determine if continued investment in the Hotline is warranted. Accordingly, in May 2008, an evaluation of the Hotline was undertaken by the AG which included:

· A survey sent to all City employees asking the following questions:

1. Are you aware that the City of Ottawa has a Fraud and Waste Hotline for employees to use?

2. Would you consider using the Fraud and Waste Hotline to report any concerns you may have?

3. Do you think having a Fraud and Waste Hotline is of value?

4. Comments?

· Solicitation of input from all members of Council

· Feedback from Executive Management Committee

This report presents the results of this evaluation as well as recommendations regarding the future use of the Fraud and Waste Hotline.

3 OBSERVATIONS AND RECOMMENDATIONS

3.1 Summary of Survey Results:

The following table summarizes the results of the employee survey.

Total Responses Received			2,251
Response Rate			15%
Response By Question:
	YES	NO
Q1 – Aware of Hotline?	2,050 = 91%	91 = 9%
Q2 - Would use Hotline?	1,353 = 60%	898 = 40%
Q3 – Hotline has value?	1,383 = 61%	868 = 39%

Number of Surveys Received with Comments			942 = 42%

The analysis of the 942 comments received is presented in the following table.

Type of Comment Received	#/%
Hotline is not cost-effective. Too many resources required to address minor issues. The Hotline itself is a waste. Do not see/know of any results. Nothing changes as a result of a report.	230 comments 24% of total
Hotline has a negative connotation. Encourages vindictive, malicious and unfounded accusations. Damages City’s image and employee morale.	188 comments 20% of total
Would report fraud/waste to own supervisor/manager. Use/create other avenues to report.	133 comments 14% of total
Do not trust the anonymity/confidentiality. Fear of reprisals or repercussions.	125 comments. 13% of total
Keep Hotline. Expand it to include Police, Councillors, etc.	97 comments 10% of total
Unclear on what is intended. Do not know about it.	64 comments 7% of total
Other/Miscellaneous.	105 comments 12% of total

3.2 Senior Management Comments

In addition to soliciting input via the staff survey, discussions were undertaken with senior management to obtain their observations on the effectiveness of the Hotline. It was felt that the Hotline is a useful tool in identifying opportunities for greater operational efficiency as well as in identifying employee performance issues. Management’s view is that the City has an obligation to provide this vehicle to encourage staff to present their concerns freely. There were concerns raised by management regarding the amount of effort required to address Hotline reports. While this has improved since the launch of the Hotline, a more streamlined approach to following up on these reports is required in order to reduce the time and cost associated with resolving these issues.

3.3 Evaluating Organizational Ethics

The complexity and dispersion of decision-making processes requires all employees within the City to share responsibility for the state of its ethical culture. The creation of the Corporate Policy on Fraud and Other Similar Irregularities and the implementation of the Fraud and Waste Hotline, along with the existing Employee Code of Conduct, are key components to ensuring a strong ethical culture at the City of Ottawa. A growing number of organizations have designated a chief ethics officer to help further facilitate this while conducting audits of organizational ethics is an emerging practice. During these audits, an evaluation of the effectiveness of the following features of an enhanced, highly effective ethical culture is typically undertaken:

· Formal Code of Conduct, which is clear and understandable, and related statements, policies (including procedures covering fraud and corruption), and other expressions of aspiration.

· Frequent communications and demonstrations of expected ethical attitudes and behavior by the influential leaders of the organization.

· Explicit strategies to support and enhance the ethical culture with regular programs to update and renew the organization‘s commitment to an ethical culture.

· Several, easily accessible ways for people to confidentially report alleged violations of the Code, policies, and other acts of misconduct.

· Regular declarations by employees, suppliers, and customers that they are aware of the requirements for ethical behavior in transacting the organization’s affairs.

· Clear delegation of responsibilities to ensure that ethical consequences are evaluated, confidential counseling is provided, allegations of misconduct are investigated, and case findings are properly reported.

· Regular surveys of employees, suppliers, and customers to determine the state of the ethical climate in the organization.

· Regular reviews of the formal and informal processes within the organization that could potentially create pressures and biases that would undermine the ethical culture.

· Regular reference and background checks as part of hiring procedures, including integrity tests, drug screening, and similar measures.

Although the survey cannot be considered an audit of organizational ethics, some of the observations arising from the survey described above are encouraging from an ethics perspective. First, the response rate to the Hotline evaluation survey and the number of comments received was extremely high indicating a healthy awareness of ethics-related issues. Of particular note is the number of comments which indicated that employees would first approach their own supervisor with any fraud or waste concerns. Finally, 60% of respondents indicated that the Hotline was of value and would use it to raise concerns.

3.4 Providing the Hotline to the Public

Although concerns over cost-effectiveness of the administration of the Hotline are noteworthy, it also should be noted that, since its inception, a number of reports to the Hotline have raised issues of a significant monetary or financial value in several areas of the City. In this regard, consideration should be given to expanding the Hotline and offering it for use by the general public as well as employees of the City. Doing so would result in a $32,000 increase to the current $200,000 cost, which would be absorbed within the current OAG budget.

Some concerns have been raised that offering the Hotline to the public would significantly increase the number of calls received. The cities of Toronto and Calgary currently offer their Hotlines to the public. In 2007, Toronto received a total of 523 calls, while Calgary received 15 calls in the six months its Hotline was operational. In 2008, Calgary received a total of 59 calls. It is not anticipated that offering the Hotline to the citizens of Ottawa will significantly increase the total number of calls received. Also of note is that the OAG already receives calls from the public directly. The Hotline would provide a more appropriate vehicle for these calls as well as a mechanism to better track and manage responses to issue raised.

Recommendation 1

That the Office of the Auditor General continue to operate the Fraud and Waste Hotline.

Recommendation 2

That the City provide the general public with access to the Fraud and Waste Hotline, the cost of which to be absorbed within the Office of the Auditor General’s current budget of 0.08% of the total operating budget of the City.

4 CONCLUSION

The majority of respondents to the Hotline survey felt that it is of value and should continue to operate as a vehicle for staff to report incidents of suspected fraud and waste. The written comments tended to be more negative and raise concerns including that the Hotline is not cost-effective, that it allows for unfounded accusations to be made and that it may result in reprisals for the person making the report.

Concerns over the cost-effectiveness of the Hotline are perhaps the most significant. There is merit to the statement that a great deal of time can be required to pursue relatively minor issues or unsubstantiated allegations. Should the Hotline continue to operate, a more effective triage process is needed to pre-screen reports for action and minimize the risk of excessive resources being required for relatively minor issues. Such a process should also assist in breaking down the perception that the Hotline is often used for malicious and unsubstantiated allegations.

Other opportunities for improvement include a more complete definition of what constitutes “waste” and reinforcement with staff and management of the importance of maintaining confidentiality and anonymity.

Council essentially has three options on how to proceed: the Hotline can be cancelled; it can remain operating as it currently does with access for employees only; or it can be expanded so that the public can access it. This final option is recommended.

1 INTRODUCTION

Afin de renforcer les mécanismes actuels de lutte contre la fraude, bon nombre d’organisations et de municipalités importantes ont adopté des programmes de prévention et de détection de la fraude, ainsi que des politiques sur la protection des dénonciateurs. Cet état de chose résulte en grande partie des écarts fréquemment signalés dans les rapports financiers de sociétés à l’échelle internationale.

Les politiques de lutte contre la fraude et de protection des dénonciateurs se révèlent efficaces pour assurer la protection des biens. Les mesures de protection des dénonciateurs permettent aux employés de signaler tout cas présumé ou constaté de fraude ou d’abus sans s’exposer à un congédiement, à des mesures disciplinaires, à une suspension, à une sanction ou à des menaces en ce sens. Aucun employé ne doit faire l’objet de pressions ou d’intimidation pour avoir agi conformément à la politique. Le concept de protection des dénonciateurs a été introduit à la réunion du Conseil municipal du 27 octobre 2004 et la Politique municipale sur la fraude et autres irrégularités similaires a été adoptée le 13 juillet 2005.

La politique municipale stipule que tout employé qui a connaissance d’un comportement répréhensible ou qui a des raisons de croire qu’une fraude ou un abus a été commis doit en aviser son superviseur ou le vérificateur général. Dès qu’un employé signale un cas de fraude, son superviseur doit en aviser le vérificateur général.

Le 1^er novembre 2005, la Ville d’Ottawa a instauré la Ligne directe de fraude et d'abus en vue d’aider les employés à signaler toute situation de fraude ou d’abus présumée. Le Conseil a approuvé une hausse de 200 000 $ des fonds accordés au Bureau du vérificateur général, portant ainsi son budget à 0,08 % de l’ensemble du budget de fonctionnement de la Ville. Cette somme sert à couvrir le coût de fonctionnement de la Ligne directe ainsi que les enquêtes jugées nécessaires à la suite de certains signalements. La Ligne directe de fraude et d’abus est un service confidentiel et anonyme qui permet aux employés de signaler un incident à toute heure de la journée, sept jours sur sept. La Ligne directe est gérée indépendamment par un tiers et accessible par téléphone ou Internet.

2 CONTEXTE

Le tableau ci-dessous présente une synthèse par catégories des signalements reçus par le biais de la Ligne directe depuis son instauration jusqu’au au 31 décembre 2007.

Signalements à la Ligne directe de fraude et d’abus au 31 décembre 2007
Catégorie de signalement[3]	2005[4]	2006	2007	Total
Dommages réels ou potentiels à la personne	0	0	0	0
Santé et sécurité, environnement	0	3	5	8
Abus d’alcool ou d’autres drogues	2	3	3	8
Vol, malversation, fraude	3	39	26	68
Utilisation non autorisée ou abusive de biens et de renseignements municipaux ou du temps de travail	3	33	50	86
Manipulation ou falsification de données	2	2	4	8
Comportement contraire à l’éthique et conflit d’intérêts	0	5	17	22
Violation des lois, règlements, politiques et procédures	2	11	13	26
Information financière et comptabilité	0	1	0	1
Gestion/Superviseur	0	2	5	7
Suggestions d’amélioration	31	26	34	91
Suggestions pour les vérifications futures	2	4	19	25
Autre	3	6	14	23
Total	48	135	190	373

En 2007, la Ligne directe de fraude et d’abus a reçu 190 signalements. De ce nombre, 24 ont été effectués par la direction, conformément à la politique municipale concernée. Dans certains cas, les signalements ont été adressés directement à la direction pour que les mesures nécessaires soient prises; dans d’autres cas, le Bureau du vérificateur général a lui-même conduit une enquête ou une vérification officielle distincte ou a décidé d’examiner la question à l’occasion des vérifications prévues en cours. Le Bureau du vérificateur général a clos le dossier de 202 signalements en 2007. De ce nombre, 134 ont été transmis à la direction pour que les mesures nécessaires soient prises et 68 ont été pris en charge par le Bureau lui-même. Une synthèse de l’ensemble des activités associées à la Ligne directe est présenté chaque année au Conseil municipal dans le rapport annuel du Vérificateur général.

À l’origine, il avait été prévu de mettre en service la Ligne directe de fraude et d’abus pour une période de trois ans, puis d’en faire l’évaluation afin d’en mesurer l’utilité pour la Ville et de déterminer s’il est justifié de continuer à y attribuer des fonds. Par conséquent, le Vérificateur général a procédé en mai 2008 à une évaluation de la Ligne directe consistant notamment en :

· L’envoi à tous les employés d’un questionnaire comportant les questions suivantes :

1. Savez-vous que la Ville d’Ottawa dispose d’une Ligne directe de fraude et d’abus à l’usage des employés?

2. Envisageriez-vous d’utiliser la Ligne directe de fraude et d’abus afin de faire part de toute inquiétude que vous pourriez avoir?

3. Pensez-vous qu’il est important d’avoir une Ligne directe de fraude et d’abus?

4. Commentaires?

· Un appel à l’ensemble des membres du Conseil municipal à se prononcer

· Commentaires du Comité de la haute direction

Le présent rapport contient les résultats de l’évaluation en question ainsi que des recommandations quant à l’avenir de la Ligne directe de fraude et d’abus.

3 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

3.1 Synthèse des résultats du sondage

Le tableau suivant présente succinctement les résultats du sondage auprès des employés.

Nombre total de réponses reçues			2 251
Taux de réponse			15 %
Réponses selon les questions :
	OUI	NON
Q1 – Connaissance de la Ligne?	2 050 = 91 %	91 = 9 %
Q2 – Utilisation de la Ligne?	1 353 = 60 %	898 = 40 %
Q3 – Importance de la Ligne?	1 383 = 61 %	868 = 39 %

Nombre de questionnaires reçus comportant des commentaires			942 = 42 %

Le tableau suivant présente une analyse des 942 commentaires reçus.

Types de commentaires reçus	Nombre/%
La Ligne est coûteuse et peu efficace. Trop de ressources mobilisées pour régler des problèmes mineurs. La Ligne est elle-même un abus. Ne voit pas/ne connaît pas les résultats. Un rapport ne change rien.	230 commentaires 24 % du total
La Ligne a une connotation négative. Elle mène à des accusations vindicatives, malveillantes et infondées. Elle nuit à l’image de la Ville et au moral des employés.	188 commentaires 20 % du total
Signalerait une fraude/un abus à son superviseur/gestionnaire. Utiliserait/trouverait d'autres méthodes de signalement.	133 commentaires 14 % du total
Ne croit pas à l'anonymat/à la confidentialité du service. Peur des représailles ou des répercussions.	125 commentaires 13 % du total
Garder la Ligne. L’étendre aux policiers, aux conseillers, etc.	97 commentaires 10 % du total
Ne comprend pas l’objectif. N’ont pas connaissance de.	64 commentaires 7 % du total
Autre/divers.	105 commentaires 12 % du total

3.2 Commentaires de la haute direction

En plus de recueillir les opinions des employés par le biais du sondage, on a engagé des discussions avec la haute direction pour obtenir leur observation face à l’efficacité de la Ligne directe. Ils jugent que la Ligne directe est un outil utile pour améliorer l’efficacité opérationnelle et déceler certains problèmes de rendement des employés. La direction estime qu’il est du devoir de la Ville de fournir un mécanisme invitant les employés à faire part de leurs préoccupations en toute liberté. On a toutefois soulevé des inquiétudes quant au volume de ressources nécessaires pour faire enquête sur les signalements. Bien que des améliorations aient été apportées sur ce plan depuis l’instauration de la Ligne directe, il convient de simplifier le processus d’examen des signalements afin de réduire le temps et les coûts associés à la résolution de ces questions.

3.3 Évaluer l’éthique organisationnelle

Étant donné la complexité et la décentralisation des processus décisionnels à la Ville, il importe que chaque employé municipal assume sa part de responsabilité en matière de culture éthique. Outre le Code de conduite des employés déjà en vigueur, l’élaboration de la Politique municipale sur la fraude et autres irrégularités similaires et l'instauration de la Ligne directe de fraude et d'abus sont des éléments clés permettant de s’assurer qu’une forte culture éthique règne à la Ville d’Ottawa. Un nombre croissant d’organisations se dotent de postes de conseiller en éthique dans ce but; de plus, les vérifications de l’éthique organisationnelle est une pratique de plus en plus répandue. Lors de ces vérifications, on évalue habituellement la présence des éléments suivants, qui sont caractéristiques d’une organisation où la culture éthique est très bien enracinée :

· Disposer d’un Code de conduite officiel, clair et compréhensible, et de déclarations, de politiques (y compris des procédures permettant de remédier à la fraude et à la corruption) et d’autres documents qui témoignent des préoccupations éthiques.

· S’assurer que les personnes influentes de l'organisation démontrent fréquemment, tant par la parole que le geste, le type d’attitude et de comportement éthique auquel on s’attend.

· Se doter de stratégies visant explicitement à soutenir et à renforcer la culture éthique par le biais de programmes permettant de renouveler et de réviser régulièrement l’engagement de l’organisation à l’égard d'une culture éthique.

· Offrir plusieurs méthodes faciles d’accès et confidentielles permettant de signaler tout comportement répréhensible ou toute infraction au Code de conduite ou à une politique.

· Obtenir périodiquement une déclaration des employés, des fournisseurs et des clients selon laquelle ils sont informés du comportement éthique exigé dans le cadre des échanges avec l’organisation.

· Veiller à déléguer clairement les responsabilités et s’assurer qu’on prenne en compte les considérations éthiques, qu’on fournisse un soutien confidentiel, qu’on examine les allégations de comportement répréhensible et qu’on signale adéquatement les cas observés.

· Sonder régulièrement les employés, les fournisseurs et les clients pour évaluer le climat éthique de l’organisation.

· Revoir périodiquement les processus (officiels ou non) en place au sein de l’organisation qui pourraient créer des tensions ou des partis pris susceptibles de compromettre la culture éthique.

· Effectuer une vérification des références et des antécédents (y compris des tests d'intégrité, des tests de dépistage de drogues et autres mesures similaires) dans le cadre des processus d’embauche.

Bien que le sondage ne puisse servir à évaluer l'éthique organisationnelle, certaines des observations soulevées par les répondants (et rapportées ci-dessus) sont encourageantes du point de vue de l'éthique. D’abord, le taux élevé de réponse au sondage sur la Ligne directe et les nombreux commentaires reçus sont révélateurs d’une saine vigilance à l’égard des questions éthiques. De plus, il est important de noter le nombre de commentaires indiquant que les employés aviseraient d'abord leur superviseur s'ils soupçonnaient une situation de fraude ou d'abus. Enfin, 60 % des répondants considèrent que la Ligne directe est utile et se disent prêts à y recourir pour signaler un incident.

3.4 Rendre la Ligne directe accessible au public

S’il convient de prendre note des inquiétudes quant à l’efficacité de la Ligne directe par rapport à son coût d’administration, il faut également noter que, depuis l’introduction de la Ligne directe, on a recueilli un certain nombre de signalements portant sur des sommes importantes dans plusieurs secteurs d’activités municipales. À cet égard, il serait justifié d’envisager de fournir un accès à la Ligne directe non seulement aux employés de la Ville, mais aussi au grand public. Pour ce faire, une hausse de 32 000 $ devrait s’ajouter au budget actuel de 200 000 $, somme qui serait puisée dans le budget courant du Bureau du vérificateur général.

Certains se sont montrés préoccupés à l’idée que le volume d’appels augmenterait sensiblement en rendant la Ligne directe accessible au grand public. Les villes de Toronto et de Calgary ont toutes deux rendu leur Ligne directe accessible au public. En 2007, la Ville de Toronto a reçu 523 appels. La Ville de Calgary a reçu 15 appels dans les six mois depuis la mise en opération de leur Ligne directe. En 2008, la Ville de Calgary a reçu 59 appels en tout. On ne s’attend pas à ce que le fait de rendre la Ligne directe accessible aux citoyens d’Ottawa entraîne une augmentation significative du nombre total d’appels reçus. Il convient de noter que le Bureau du vérificateur général reçoit présentement des appels directement du public. La Ligne directe offrirait un mécanisme approprié pour répondre à ces appels, mais aussi gérer les signalements et effectuer un suivi sur les problèmes soulevés.

Recommandation 1

Que le Bureau du vérificateur général continue d’opérer la Ligne directe de fraude et d’abus.

Recommandation 2

Que la Ville rende la Ligne directe de fraude et d’abus accessible au grand public et que le coût soit absorbé dans le budget courant du Bureau du vérificateur général, qui représente 0,08 % de l’ensemble du budget de fonctionnement de la Ville.

4 CONCLUSION

La majorité des répondants au sondage sur la Ligne directe ont déclaré qu’elle est utile et qu’on doit la garder en service pour permettre aux employés de signaler toute situation de fraude ou d’abus présumée. Toutefois, les commentaires écrits étaient plutôt négatifs; on a notamment fait remarquer que la Ligne directe n’est pas rentable, qu’elle mène à des accusations infondées et qu’elle ouvre la porte à des sanctions à l’égard des dénonciateurs.

Les préoccupations quant à la Ligne directe ont trait principalement à sa rentabilité. Il est légitime de relever le fait qu’il faille parfois consacrer un temps considérable à examiner des questions mineures ou des allégations infondées. Si la Ligne directe demeure en service, il est nécessaire d’améliorer l’efficacité du processus de tri afin de détecter d’emblée les signalements pour lesquels des mesures sont requises et de minimiser le risque de consacrer un volume excessif de ressources à des questions relativement mineures, ce qui devrait aussi aider à réduire la perception que la Ligne directe est souvent utilisée pour formuler des allégations malveillantes ou infondées.

Parmi les améliorations proposées figure la présentation d’une définition plus complète de ce qui constitue un « abus » et une valorisation auprès des employés et des gestionnaires de l’importance de maintenir la confidentialité et l’anonymat.

Le Conseil municipal dispose essentiellement de trois options pour l’avenir : l’abolition de la Ligne directe; le maintien de la Ligne directe dans sa formule actuelle (réservée exclusivement aux employés); l’élargissement de la Ligne directe au grand public. Nous recommandons la troisième option.

[1] See Appendix A for the definition of each category.

[2] For the period of November – December 2005.

[3] Consultez l’Annexe A pour obtenir une définition de chaque catégorie.

[4] Pour la période allant de novembre à décembre 2005.

ANNEXE A : CATÉGORIES DE SIGNALEMENTS À LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS
Dommages réels ou potentiels à la personne	Préoccupations relatives aux dommages causés à la santé physique ou mentale ou dommages potentiels à des employés ou autres à la suite de violence, de menace, de discrimination ou de harcèlement.
Santé et sécurité, environnement	Questions relatives à la sécurité des employés et à la protection de l’environnement dans lequel ils travaillent ou habitent.
Abus d'alcool ou d'autres drogues	Questions relatives à la consommation abusive d’alcool ou d'autres drogues.
Vol, malversation, fraude	Tout acte de vol commis à l’endroit d’un organisme ou d’une personne par un quelconque moyen et la tentative de le masquer.
Utilisation non autorisée ou abusive de biens et de renseignements municipaux ou du temps de travail	Questions relatives à l'utilisation non autorisée ou abusive de biens, d’équipement, de matériel, de documents, de l’accès à Internet ou aux dommages ou menaces de dommages à ces éléments. Il s’agirait aussi de l’utilisation abusive du temps de travail ou de l’utilisation frauduleuse des congés de maladie.
Manipulation ou falsification de données	Toute modification (autorisée ou non) de données (documents, rapports, contrats ou documents de paiement) dans le but probable de dissimuler des erreurs ou une fraude, d'améliorer les résultats financiers/d’exploitation/les statistiques ou de tirer parti d’un contrat de façon déloyale.
Comportement contraire à l'éthique et conflit d’intérêts	Comportement contraire à l'éthique ou malhonnête de la part de quiconque occupe un poste au sein de l’administration municipale et toute situation ou action d’un employé qui est contraire aux intérêts de la Ville ou susceptible d'être perçue comme telle.
Violation des lois, règlements, politiques et procédures	Toute action contraire aux lois, règlements ou politiques établis par une entité ou un organisme de réglementation, y compris les commissions des valeurs mobilières, ou tout niveau de gouvernement.
Information financière et comptabilité	Questions relatives à la précision et à l’exhaustivité des états financiers et d’autre information financière présentée au conseil d’administration, au conseil des gouverneurs ou à tout autre corps administratif ainsi qu’aux organismes de réglementation et au corps public (p. ex., organismes de réglementation du commerce des valeurs mobilières, administrations fiscales, ministères, rapports public annuels).
Gestion/Superviseur	Question, préoccupation ou commentaire concernant le niveau d’appui reçu soit par l’action ou l’inaction du supérieur immédiat ou du superviseur.
Suggestions d’amélioration	Suggestions pour l’amélioration d'un quelconque aspect de l’administration municipale (idées, préoccupations, commentaires relatifs aux services et produits municipaux, service à la clientèle, autres propositions) dans le but de l’aider à atteindre ses objectifs ou à gérer ses risques.
Suggestions pour les vérifications futures	Toute suggestion concernant un secteur à vérifier au sein de l’administration municipale.

ANNEXE A : CATÉGORIES DE SIGNALEMENTS À LA LIGNE DIRECTE FRAUDE ET ABUS