VERS L’EXCELLENCE DANS L’APPLICATION DE LA POLITIQUE DE BILINGUISME DE LA VILLE D’OTTAWA

TOWARDS EXCELLENCE IN THE APPLICATION OF THE CITY OF OTTAWA’S BILINGUALISM POLICY

ACS2009-CCV-FLS-0001E city-wide / À l’Échelle de la ville

The English version follows, beginning at page 5.

Les coprésidents du Comité consultatif sur les services en français, Louis-Gabriel Bordeleau et Steve Clay, font une présentation sur ce sujet. En voici les principaux points :

Ÿ Les recommandations proposées par le Comité consultatif sur les services en français (CCSF) visent à améliorer et à accélérer l’offre active de services dans les deux langues officielles. Ces recommandations sont de grande envergure et leur mise en œuvre exigera l’engagement soutenu des membres du Conseil et de la haute direction.

Ÿ Le CCSF est conscient et reconnaissant des succès enregistrés ces dernières années. Cela dit, les membres du Comité estiment que la Ville doit accélérer le pas et procéder de façon plus systémique.

Ÿ En 2006, le CCSF a senti le besoin de faire un bilan de la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme de la Ville. Une étude a donc été exécutée et le rapport des consultants présente une analyse globale du contexte ainsi qu’une série de recommandations. Le CCSF est d’accord en principe avec les observations et conclusions des consultants et avec plusieurs des recommandations présentées. À titre d’exemple, le CCSF pense que les cadres intermédiaires et supérieurs ne connaissent pas bien les principaux éléments de la Politique de bilinguisme et que sa mise en œuvre est rarement le fruit de mesures planifiées et systématiques.

Ÿ De façon plus positive, le CCSF félicite le travail effectué dans le cadre de la désignation des postes bilingues.

Pour conclure, les présentateurs résument les recommandations du Comité consultatif énoncées dans le rapport.

En réponse à une question posée par le conseiller Bloess à propos de la décision prise par le Conseil municipal en novembre 2008 de placer la Division des services en français sous la responsabilité du directeur municipal, M. Bordeleau déclare que le CCSF y a vu le signe de l’importance que le Conseil accordait à ce dossier.

Le conseiller Desroches reconnaît que la Ville pourrait améliorer sa stratégie, bien qu’il pense que des progrès aient été faits. Il se demande si le CCSF a la même perception des choses et si le Comité consultatif estime que la Ville est sur la bonne voie. M. Clay répond par l’affirmative, mais soutient que le pas doit être accéléré. Il pense que les plans sectoriels seront déterminants puisqu’ils définiront les responsabilités et les obligations de rendre des comptes.

En réponse à une question sur le même sujet du conseiller, il indique que le CCSF veut que l’on intègre les services en français au processus de planification du travail plutôt que d’y penser après coup.

Le conseiller El-Chantiry pose une question sur l’entente de la Ville avec Patrimoine canadien. M^me Renée Bertrand, gestionnaire de la Division des services en français (DSF), explique que le personnel s’efforçait d’obtenir une autre subvention du ministère et qu’il espérait signer une entente quinquennale. Elle s’engage à informer régulièrement le Conseil de l’évolution de ce dossier.

Le conseiller Chiarelli estime que le rapport s’attache surtout aux méthodes de recrutement et aux exigences en matière de promotion. Mais il croît que les résidents de son quartier s’inquiètent plutôt des progrès réalisés en vue d’offrir des services au public. Il veut savoir ce qu’en pense le personnel. M^me Bertrand estime que le rapport propose que les membres du Conseil municipal, en tant que leaders, servent d’exemple à leurs électeurs et que la haute direction donne aussi l’exemple pour que les services en français deviennent partie intégrante de la planification systémique plutôt qu’une incidence. Elle ajoute que la Ville tire très bien son épingle du jeu dans des domaines comme les services de garde d’enfants, les programmes de loisirs et la santé publique mais que des améliorations doivent être apportées dans d’autres domaines.

Le conseiller Jellett évoque la partie du rapport intitulée « Une culture du refus », page 97 de la trousse de documents, et il se demande si les recommandations du CCSF permettraient de régler les problèmes posés. M. Clay répond par l’affirmative. Il ajoute que les recommandations présentées mettent l’accent sur les plans de travail des divers services, sur le leadership de haut en bas et sur la définition des responsabilités et des obligations de rendre des comptes.

M^me Bertrand ajoute que la subvention de Patrimoine canadien a permis à la DSF de développer une campagne publicitaire, qui sera lancée en mars en vue d’améliorer la prestation proactive de services en français dans toute la Ville.

Le comité entend M^me Claudette Boyer, directrice générale de l’Association canadienne-française de l'Ontario (ACFO) – Ottawa, qui appui les recommandations du CCSF. Elle souligne l’importance de la Politique de bilinguisme de la Ville, compte tenu, surtout, du fait qu’Ottawa est la capitale du pays. Elle reconnaît que d’énormes progrès ont été réalisés ces dernières années en ce qui concerne les services en français. Elle se réjouit en particulier du processus de désignation des postes bilingues qui est désormais terminé. Elle ajoute cependant que des améliorations s’imposent toujours et elle croit que la Ville peut justement en apporter en adoptant les recommandations du Comité consultatif. Elle estime que le problème le plus urgent a trait au fait que l’administration ne connaît pas la politique en vigueur et elle espère que les gestionnaires et les membres du Conseil montreront la voie en appliquant la politique ainsi qu’en définissant et en mettant en œuvre les plans de travail des différents services. Enfin, M^me Boyer reconnaît que l’intégration de la DSF au Bureau du directeur municipal en a rehaussé le profil. Par contre, elle s’inquiète de la charge de travail du directeur municipal et de son aptitude à y consacrer le temps et les efforts voulus. Elle se demande si quelqu’un qui serait à l’aise dans les deux langues ne devrait pas être chargé d’assurer les services en français. En conclusion, elle félicite la Commission de services policiers d’avoir adopté deux politiques sur les langues officielles.

Le conseiller Chiarelli rappelle que, lorsque le Conseil a adopté la Politique de bilinguisme, celle‑ci comprenait le principe du mérite et il se demande si ce principe est compatible avec les recommandations du CCSF. M. Kent Kirkpatrick, directeur municipal, fait remarquer que les recommandations du CCSF ne modifient d’aucune manière la Politique de bilinguisme du Conseil, qu’il s’agisse de recrutement ou du principe du mérite. Il ajoute que le Comité consultatif recommande que la Ville fasse ce qu’il faut pour accélérer la mise en œuvre de la politique.

Le conseiller El-Chantiry aborde la question de la restructuration de l’administration municipale et le fait que la DSF relève désormais du directeur municipal. Il fait remarquer que la gestionnaire de la DSF et les coprésidents du CCSF y ont tous vu un signe positif mais que la délégation y voit un problème. Il veut donc savoir ce qu’en pense le directeur municipal. M. Kirkpatrick sait que la délégation se préoccupe de cette question, mais il assure le Comité que la haute direction s’est penchée sur cette question. Il fait remarquer que la restructuration de l’administration vise l’excellence et l’amélioration de la prestation des services et que, lorsque cet exercice sera terminé au premier trimestre de 2009, le Comité de la haute direction de la Ville continuera de tenir compte des services en français au moment de procéder à la restructuration de la direction. Cela dit, il ajoute qu’il est erroné de croire qu’une seule personne puisse dicter le changement culturel et faire appliquer les mesures recommandées dans ce rapport. Tout en se faisant le champion de ces changements, il estime qu’il appartient à la Ville et à la haute direction de réaliser les changements présentés dans ce rapport.

En réponse à une série de questions posées par le conseiller Brooks, M. Kirkpatrick répète que le CCSF ne recommande pas de changements à la Politique de bilinguisme de la Ville. Il rappelle les exigences énoncées par la politique, soit que les capacités linguistiques varient selon les niveaux de gestion. Il fait aussi remarquer que cette politique n’est pas centrée sur un pourcentage de personnes bilingues à la Ville qui serait le reflet d’un pourcentage donné de la collectivité. Cette politique s’intéresse plutôt à la prestation de services et à l’aptitude à communiquer avec la collectivité et à intervenir dans les deux langues. Il rappelle au Comité l’exercice effectué en 2008 lors de la désignation des postes bilingues, cet exercice ayant eu pour fondement les principes énoncés dans ladite politique. Il reconnaît que, selon la « cartographie » établie lors du processus de désignation, la Ville a du chemin à faire avant de correspondre à cette « cartographie ». Il pense que ses propos vont dans le sens de ceux tenus par les coprésidents du CCSF.

À propos du principe du mérite, M. Kirkpatrick indique que la politique est claire dans la mesure où, si la Ville était incapable de nommer un candidat linguistiquement qualifié, la haute direction doit s’adresser au Conseil et demander une exemption. Il répète que le CCSF ne recommande pas de changements à cet égard.

Le conseiller Brooks demande ce que la formation linguistique en français coûte à la Ville. Le personnel répond que le budget annuel consacré à la formation et à l’administration de tests est de 385 000 $.

L’idée selon laquelle les recommandations du rapport peuvent être mises en œuvre avec les ressources actuelles soulève un certain scepticisme chez le conseiller Brooks. Il renvoie aux coûts de la formation linguistique et de la traduction. Il indique qu’il veut une somme totale et se demande si des pressions budgétaires en découleraient. M. Kirkpatrick renvoie les personnes présentes à la partie du rapport portant sur les questions financières, qui précise que les recommandations seront mises en œuvre dans la limite des ressources actuelles, et il confirme l’absence de pressions budgétaires. Il répète une fois de plus que le CCSF ne recommande pas de changements à la politique et déclare que la Ville doit tout simplement s’efforcer de mieux réaliser les objectifs énoncés dans le rapport.

En conclusion, le conseiller Brooks indique qu’il ne pense pas que le personnel trouvera les ressources financières voulues dans les budgets des divers services pour mettre en œuvre ces recommandations et il déclare qu’il veut se pencher sur cette question lorsque le Conseil examinera le budget de 2010.

À la suite de ces échanges, le Comité vote l’adoption du rapport.

Le Comité consultatif sur les services en français recommande que le Comité des services organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’adopter les recommandations contenues dans ce rapport.

ADOPTÉ

The French Language Services Advisory Committee’s Joint Chairs, Louis-Gabriel Bordeleau and Steve Clay, spoke to this item. The following summarizes the main point of their presentation :

Ÿ The French Language Services Advisory Committee’s (FLSAC) recommendations seek to improve and accelerate the active offer of services in both official languages. These recommendations are far-reaching and their implementation will require a sustained commitment from Council and senior management.

Ÿ The FLSAC is aware of, and thankful for the successes of the past few years. Even as these actions are recognized, Committee members feel the City must pick-up the pace and undertake a more systemic approach.

Ÿ In 2006, the FLSAC felt the need to evaluate the implementation of the City’s Bilingualism Policy. A study was commissioned and the consultants’ report presents an overall environmental scan and a series of recommendations. The FLSAC generally agrees with the consultants’ observations and conclusions as well as several of their recommendations. For example, the FLSAC feels that the main elements of the Bilingualism Policy are not well known by senior and middle management and that its implementation is rarely the result of planned and systematic actions.

Ÿ On a more positive note, the FLSAC applauded the work that lead to the designation of bilingual positions.

In closing, the speakers summarized the Advisory Committee’s recommendations, as outlined in the report.

Responding to a question from Councillor Bloess with respect to Council’s decision of November 2008 to move the responsibility for the French Language Services Division to the office of the City Manager, Mr. Bordeleau indicated that the FLSAC perceived this as an indication of the importance Council accorded to the dossier.

Councillor Desroches acknowledged that the City could improve its strategy. However, he believed there was progress being made. He wondered if this was also the FLSAC’s perception and whether the Advisory Committee felt the City was on the right track. Mr. Clay responded affirmatively but maintained the need to accelerate the pace. He submitted that the sector plans would be critical in that these would identify responsibilities and accountabilities.

Responding to a follow-up question from the Councillor, he indicated the FLSAC was looking for French-language services to become part of the process in planning work as opposed to being an after-thought.

Councillor El-Chantiry inquired as to the City’s agreement with Heritage Canada. Ms. Renée Bertrand, Manager of the French Language Services Division (FLSD), explained that staff was working with the federal department on the signing of another grant and hoped to get a 5-year agreement. She committed to keeping Council informed on this matter.

Councillor Chiarelli felt the report focused on hiring practices and promotion requirements. However, he believed residents in his ward were more concerned with how things were progressing in terms of the availability of front-line services. He wondered if staff could comment on this. Ms. Bertrand felt the report was suggesting, as leaders, members of Council would serve as examples for their constituents and senior management would set the example so that French-language services would become an integrated part of systemic planning rather than an after-thought. Secondly, she submitted that the City was actually doing very well in areas such as childcare services, recreational program and public health but that there were other areas where improvements were needed.

Councillor Jellett referenced the section of the report titled “A Culture of Refusal”, found at page 97 of the agenda package, and he wondered of the FLSAC recommendations would address the problems outlined therein. Mr. Clay believed they would. He referenced the recommendations’ emphasis on departmental workplans, leadership from the top down and the identification of responsibilities and accountabilities.

Adding to this, Ms. Bertrand advised that, thanks to the Heritage Canada grant, the FLSD had developed a promotional campaign, which would be launched in March, to improve the proactive delivery of French-language services throughout the City.

Committee heard from Ms. Claudette Boyer, Director General of the “Association canadienne-française de l'Ontario” (ACFO) Ottawa, who expressed support for the FLSAC’s recommendations. She talked about the importance of the City’s bilingualism policy, particularly since Ottawa was the nation’s capital. She acknowledged that in recent years, there had been enormous progress with respect to services in French. In particular, she was pleased that the process for designating bilingual positions had been completed. However, she submitted that there was always room for improvement and she believed the City had the opportunity to do this through the Advisory Committee’s recommendations. She felt the most pressing problem related to the lack of knowledge of the policy throughout the administration and she hoped that senior management and Council would show leadership in terms of the application of the policy and the development and implementation of departmental workplans. Lastly, Ms. Boyer recognized that re-aligning the FLSD within the City Manager’s office had increased its profile. However, she expressed concerns with respect to the City Manager’s workload and his ability to devote the time and effort needed to this file. She wondered if a person should have the responsibility for French-language services; someone fully bilingual. In closing, she congratulated the Police Services Board on the adoption of two official languages policies.

Councillor Chiarelli recalled that, when Council adopted the Bilingualism Policy, it included the merit principle and he wondered how this would fit into the FLSAC’s recommendations. Mr. Kent Kirkpatrick, City Manager, noted that the FLSAC’s recommendations did not, in any way, change Council’s Bilingualism Policy, including the recruitment policies and the merit principle. He submitted that the Advisory Committee was recommending the City do what needed to be done in order to accelerate the pace at which it was implementing its policy.

Councillor El-Chantiry raised the issue of the corporate re-alignment and the fact that the FLSD currently reported directly to the City Manager. He noted that the Manager of the FLSD and the Joint Chairs of the FLSAC had all expressed this as a positive but that the delegation had raised it as a concern. Therefore, he requested a comment from the City manager on this issue. Mr. Kirkpatrick acknowledged the concern raised by the delegation and assured Committee that this was an issue on which the senior management had focused. He noted that the corporate re-alignment was focused on service excellence and improving service delivery and that, as this process was completed in the first quarter of 2009, French-language services would continue to be one of the things that the executive management committee kept in mind in terms of the alignment of management within the organization. Having said this, he submitted that the notion that one individual would drive the cultural change and push through the actions recommended in this report was a bad assumption. He maintained that, although he would champion these changes, it would take an organization and the management of the organization in order to implement the kinds of changes identified in this report.

Responding to a series of questions from Councillor Brooks, Mr. Kirkpatrick re-iterated that the FLSAC was not recommending any changes to the City’s Bilingualism Policy. He talked about the policy’s requirements in that, at certain levels of management, varying French-language capabilities were required. Further, he noted that the Policy was not centric on some percentage of the organization being bilingual to reflect a percentage in the community. Instead, it focused on the delivery of service and the ability to communicate with and engage the community in both official languages. He reminded Committee of the process completed in 2008 with respect to designation of bilingualism positions and that this had been based on the principles reflected in the policy. He acknowledged that, based on the “mapping” identified through the designation process, the City had a distance to go in terms of the organization meeting that mapping. He believed this was consistent with what Committee had heard from the FLSAC’s Joint Chairs.

Speaking to the merit principle, Mr. Kirkpatrick indicated the Policy was clear in that, if the City was unable to identify a candidate for a position who met the requirements in terms of language capabilities, senior management had to come to Council to request an exemption. He re-iterated that the FLSAC was not recommending a change in this regard.

Councillor Brooks asked what the City was spending on French-language training. Staff advised that the annual budget for training and testing was $385,000.

Councillor Brooks expressed some scepticism with the notion that the report recommendations could be implemented within existing resources. He referenced the costs of language training and translation. He indicated he was looking for a total number and he wondered if this would result in a budget pressure. Mr. Kirkpatrick referenced the report’s Financial Implications section, which indicated that the recommendations would be implemented within existing resources and confirmed that it would not result in a budget pressure. He again re-iterated that the FLSAC was not recommending changes to the Policy and he stated that the City just needed to get better at advancing the Policy’s goals.

In closing, Councillor Brooks indicated he did not believe staff would find the necessary resources within the various departments’ budgets to implement these recommendations and he stated that he would be interested to look at this when Council considered the 2010 budget.

Following these exchanges, Committee voted to approve the report.

The French Language Services Advisory Committee recommends that the Corporate Services and Economic Development Committee recommend Council adopt the recommendations contained in this report.

CARRIED