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1. VERS L’EXCELLENCE DANS
L’APPLICATION DE LA POLITIQUE DE BILINGUISME DE LA VILLE D’OTTAWA TOWARDS
EXCELLENCE IN THE APPLICATION OF THE CITY OF OTTAWA’S BILINGUALISM POLICY |
Recommandation du comité
Que le Conseil adopte les recommandations
contenues dans ce rapport.
Committee Recommendation
That Council adopt the recommendations
contained in this report.
Documentation
1.
Rapport du Comité consultatif sur les services en
français daté le 13 janvier 2009. / French Language Services Advisory Committee
report dated 13 January 2009 (ACS2009-CCV-FLS-0001)
Rapport au / Report
to:
Comité des services
organisationnels et du développement économique
Corporate Services and Economic Development Committee
et au Conseil / and
Council
le 13 janvier 2009 /
13 January 2009
Soumis par/Submitted
by : Comité consultatif sur les
services en français
French Language Services Advisory
Committee
Personne-ressource/Contact
: Diane Blais,
Coordonnatrice du comité consultatif / Advisory Committee Coordinator
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N° de réf. : ACS2009-CCV-FLS-0001F |
OBJET: VERS L’EXCELLENCE DANS L’APPLICATION DE LA
POLITIQUE DE BILINGUISME DE LA VILLE D’OTTAWA
SUBJECT: TOWARDS EXCELLENCE IN THE APPLICATION OF THE CITY OF OTTAWA’S
BILINGUALISM POLICY
Le Comité consultatif sur les services en français recommande que le
Comité des services
organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’adopter les
recommandations contenues dans ce rapport.
REPORT RECOMMENDATION
The French Language
Services Advisory Committee recommends that the Corporate Services and Economic
Development Committee recommend Council adopt the recommendations contained in
this report.
Conformément au plan de travail qu’elle a présenté au
ministère du Patrimoine canadien, la Division des services en français (DSF) de
la Ville d’Ottawa a commandé une étude à des consultants au début de 2007. Cette étude avait pour but d’établir un
premier bilan de la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme depuis
son adoption, en mai 2001, à la suite de la fusion municipale.
Le
Comité consultatif sur les services en français a eu l’occasion de
passer en revue le rapport préparé par le consultant ainsi que la réponse de la direction à ce rapport et soumet
ce qui suit en tant que ses observations/recommandations à ce sujet.
Le Comité consultatif sur les services en français (CCSF)
reconnaît les progrès accomplis par la Ville, en matière de langues
officielles, depuis l’adoption de la Politique de bilinguisme en 2001 et
y applaudit. Par exemple, la récente
désignation de postes bilingues constitue un élément important de mise en œuvre
de cette politique. D’autres exemples
méritent également d’être soulignés comme l’adoption de normes linguistiques
pour la Ville (novembre 2002), l’augmentation du nombre de places
subventionnées offertes en français en garderie (octobre 2006) et diverses
actions menées pour améliorer les services récréatifs en français (2006).
Pour autant, « l’état des lieux »
dressé par les consultants dans le rapport Feuille de route – Vers l’excellence dans l’application
de la Politique
de bilinguisme de la Ville d’Ottawa inquiète le Comité. En particulier :
·
la trop grande méconnaissance de la politique et de
son contenu;
·
le peu d’engagement et le peu de leadership de la
part de l’administration municipale en ce qui touche la mise en œuvre de la Politique
de bilinguisme, l’amélioration des services en français et le besoin
d’établir un dialogue soutenu et proactif avec la communauté francophone;
·
une culture d’entreprise hésitante sur la question du
fait français, ce qui entrave et ralentit l’offre active de services de qualité
comparable en français;
·
le constat d’un « bilinguisme de façade »
qui souligne d’importantes carences dans les services plus spécialisés;
·
le peu de ressources accordées aux services en
français, notamment à la DSF;
·
le manque de proactivité de la Direction des services
aux employés pourtant clairement mandatée – à plusieurs
reprises – par la politique;
·
le peu d’employés capables de travailler en français
au sein des divers services de communications et de renseignements de la Ville,
sept ans après l’adoption de la politique.
Le Comité remercie les auteurs de la Feuille de route
qui, à son avis, ont bien cerné la dynamique entourant l’offre des services en
français à la Ville d’Ottawa et ont, en conséquence, émis des recommandations
très utiles. Pour ces raisons, le CCSF
ne peut qu’appuyer la grande majorité des recommandations et suggestions du
rapport.
Par ailleurs, le plus récent rapport de la Ville sur les
services en français (juin 2008), tout en faisant état de progrès
appréciables, soulève lui aussi l’inquiétude du CCSF, notamment en ce qui a
trait au recrutement et à la formation linguistique des cadres.
En conclusion, le CCSF constate que l’administration
municipale n’a que trop rarement, depuis 2001, réalisé des actions proactives
et systématiques pour mettre en oeuvre la politique et améliorer les services
en français. Au contraire, force est de
constater que les gains les plus importants ont essentiellement été réalisés
grâce à la détermination des élus municipaux, du directeur municipal et du
greffier municipal ainsi qu’à la persévérance de la communauté francophone et
francophile.
En jouissant du statut unique de capitale du Canada, la
Ville d’Ottawa se doit de faire preuve d’un leadership plus engagé et plus
proactif dans la mise en œuvre de la Politique de bilinguisme et la mise
en place de services adéquats en français.
Le CCSF recommande au Conseil
municipal de mandater l’administration municipale pour entreprendre les actions
suivantes, dans les meilleurs délais :
·
mener une campagne auprès de l’ensemble des membres du personnel de la
Ville dans le but de faire connaître l’existence et le contenu de la Politique
de bilinguisme; et
·
expliquer à l’ensemble du personnel ses responsabilités et ses rôles
respectifs dans la mise en œuvre de cette politique.
·
informer, notamment par des présentations aux équipes de gestion, les
gestionnaires de la Ville quant au cadre législatif qui régit les activités de
la Ville en matière de langues officielles et de services en français;
·
informer ces mêmes gestionnaires quant à la contribution que les
services municipaux en français apportent au développement et à
l’épanouissement de la communauté francophone; et
·
inscrire à la description de tâches des gestionnaires leurs rôles et
responsabilités quant à la mise en œuvre de la politique et les tenir
imputables de ces rôles et responsabilités dans le cadre de leur évaluation de
rendement.
·
entreprendre des actions devant faire évoluer la culture
organisationnelle qui prévaut à la Ville, afin d’y aménager une place adéquate
pour le fait français.
·
consacrer plus de ressources à la coordination des services en français
partout dans la Ville; et
·
assurer une plus grande visibilité de la Division des services en
français, notamment en augmentant les ressources qui lui sont accordées, afin
qu’elle puisse pleinement exercer son rôle et son expertise, tout en favorisant
la mise en œuvre de la politique d’une façon accélérée.
·
donner suite à l’article R.1.6 de la Politique de bilinguisme en
mettant en œuvre des plans sectoriels d’amélioration des services en français
au sein de chacun des trois grands services de la Ville, et ce, au 1er
janvier 2009;
Le Conseil municipal adoptait le 12
septembre 2007, la motion suivante :
« Que tous les services
municipaux élaborent un plan d’action annuel pour la prestation des services en
français, doté de mesures d’évaluation et de contrôle. »
Le Conseil souhaitait ainsi voir la
Ville se conformer à l’article R.1.6 de la Politique de bilinguisme.
·
d'abord soumettre ces plans au CCSF pour commentaires et ensuite au
Conseil pour approbation;
·
s’assurer que ces plans incluent des mesures d’imputabilité en indiquant
clairement les responsables de la mise en œuvre des actions prévues aux plans
sectoriels;
·
s’assurer que ces plans définissent des moyens pour enrichir le dialogue
entre la communauté francophone et l’administration municipale afin de veiller
à ce que cette dernière ait une meilleure appréciation de la culture
francophone d’Ottawa et de ses besoins, dans le but d’éviter que cette
communauté ait constamment à revendiquer pour faire connaître ses besoins;
·
s’assurer que ces plans déterminent des résultats concrets à atteindre à
court terme (1 à 2 ans), à moyen terme (3 à 4 ans) et à long terme (5 ans)
et s’assurer que des indicateurs de rendement réalistes et mesurables
correspondent à ces résultats;
·
s’assurer que ces plans définissent des moyens concrets de mesure de
l’atteinte de ces résultats ainsi que l’amélioration des services offerts aux
résidents et aux membres du personnel de la Ville; ces moyens de mesure devront
servir à vérifier que la qualité et l’accessibilité des services en français
sont comparables à ceux offerts en anglais;
·
s’assurer que chaque service présente un rapport annuel de l’atteinte de
ces résultats au Conseil, conformément à la politique et que ces rapports
soient soumis au CCSF pour commentaires avant d’être présentés au Conseil; et
·
s’assurer que chaque service de la Ville inscrit à son budget des
ressources pour effectuer l’évaluation de l’atteinte des résultats et définir
les moyens d’améliorer les services en français.
·
accorder plus d’importance au bilinguisme lors du recrutement des cadres
de niveaux 1 à 3;
·
développer des moyens plus efficaces pour s’assurer que les cadres qui
occupent des postes de niveaux 1 à 3 consacrent le temps nécessaire,
en temps opportun, à l’acquisition et au maintien des compétences langagières
liées à leur poste; et
·
s’assurer que le CCSF soit informé trimestriellement chaque fois qu’une
personne est embauchée ou promue à un poste de gestion supérieure (niveau 1 à
3) et qui ne rencontre pas les exigences langagières de son poste, conformément
aux dispositions prévues à la Politique de bilinguisme.
·
s’assurer que la Direction des services aux employés fait preuve de
proactivité dans la gestion de la désignation continue de postes bilingues.
·
s’assurer que les personnes qui représentent la Ville au sein des
commissions municipales voient à ce que ces dernières améliorent leurs services
en français; et
·
s’assurer que l’amélioration des services offerts en français par les
commissions municipales fasse partie des rapports annuels que celles-ci
présentent au Conseil municipal.
Ce point sera annoncé dans les journaux locaux en tant
qu'élément de la publicité de rassemblement public le vendredi précédant la
réunion du comité
Bureau
du directeur municipal
Recommandations
pour une campagne de promotion auprès des employes, des actions pour renseigner les gestionnaires, et la culture
organisationnelle :
La
Division des services en français (DSF) travaillera avec la Division des communications
et des services aux citoyens et les Services de la Ville pour élaborer des
plans de communication internes et externes ayant pour but de promouvoir les
nouvelles initiatives et la prestation de services en français.
L’entente
liant le ministère du Patrimoine canadien et la Ville d’Ottawa a été renouvelé
en 2008 pour une période de deux ans se terminant le
31 mars 2009. Grâce à cette
entente, la DSF :
a) a développé des outils pour la promotion
et l’amélioration de la prestation proactive des services en français. Par exemple, un kiosque d’information, une
présentation power point, des cartons d’identification et des portes clés
faisant la promotion du bilinguisme à la Ville d’Ottawa seront prochainement
disponibles. Une campagne de promotion
du bilinguisme sera lancée au mois de mars 2009;
b) a embauché un consultant pour aider les
trois services de la Ville à préparer, en 2008, des plans de services
sectoriels dont la mise en œuvre commencera en janvier 2009. Ces plans feront connaître la Politique
de bilinguisme et sa portée, tout en encourageant l’engagement des
gestionnaires;
c) élabore des outils, lignes directrices et
procédures pour la promotion, par la direction, des pratiques exemplaires et
l’amélioration de la prestation proactive des services en français. Des mesures systémiques ont été prises pour
augmenter le contenu francophone des activités publiques de la Ville. Des directives claires ont été données afin
de renforcer les normes linguistiques qui régissent le déroulement des
activités internes et publiques de la Ville
Recommandations sur les services en
français et les plans sectoriels :
La mise en œuvre étant prévue pour l’année
2009, des plans d'amélioration des services en français sont élaborés par
chacun des trois grands services de la Ville (article R.1.6 de la
politique). Ces plans généraux favoriseront
la sensibilisation à la collectivité francophone et l’interaction avec
celle-ci. Les premiers plans annuels
sont à être préparés, pour exécuttion en 2009 et évaluation en 2010. L’élaboration des plans d’amélioration des
services en français a nécessité l’embauche d’un consultant pour aider les
services de la Ville à préparer ces plans en 2008 / 2009. Ce consultant a été embauché grâce à la
contribution de Patrimoine canadien.
Les services de la Ville sont investis dans le
projet d’élaboration des plans d'amélioration des services en français. Les ressources nécessaires seront donc
attribuées au projet sans coût supplémentaire à la Ville pour l’élaboration des
plans.
Des outils pour l’élaboration des plans ont été
développés en 2008, entre autre
Les gabarits incluent
nécessairement des rubriques qui définissent les besoins, l’état des lieux, les
priorités, les activités, les ressources et bien sûr l’évaluation. L’exercice de l’élaboration des plans doit
être vu comme un processus pour assurer que la qualité et l’accessibilité des
services en français sont comparables à ceux offerts en anglais, processus qui
s’échelonne sur plusieurs années.
Observations de la Direction des services aux employés
Mesures visant à informer les gestionnaires
·
En ce qui concerne l’inclusion des rôles et
responsabilités en matière de mise en œuvre de la politique dans les
descriptions de tâches, il est à noter que la description de tâches des
gestionnaires mentionne la nécessité d’assurer un leadership et une direction
relativement à l’application des principes directeurs de la Ville, notamment
des politiques, des procédures, des normes, des lignes directrices et des
programmes municipaux.
·
Le Programme d’amélioration du rendement prévoit
l’observation de toutes les politiques municipales et mentionne expressément
que la Politique de bilinguisme est l’une des principales responsabilités sur
lesquelles doivent porter les évaluations du rendement des gestionnaires.
Recrutement et formation des gestionnaires
·
Tout est mis en œuvre pour que soient recrutés des
candidats qui satisfont aux exigences des postes relativement à la langue
seconde. Cependant, comme l’indique la section R.6.12, il faut « que
l’embauche et la promotion du personnel de la Ville d’Ottawa continuent à
s’effectuer selon le principe du mérite ». Il peut arriver que, à l’issue
d’une recherche poussée, il soit demeuré impossible de trouver un candidat
bilingue qualifié. Dans un tel cas, le candidat retenu doit s’inscrire à des
cours de formation en langue seconde offerts par la Ville. Aux termes de
l’offre permanente de services professionnels de recrutement de cadres, les
entreprises retenues doivent prouver qu’elles sont capables de recruter des
candidats bilingues.
·
Conformément à la section R.6.3.1, le cas des
candidats externes pour des postes de gestion des niveaux 1 à 3 qui ont été
retenus à l’issue d’un vaste effort de recrutement et qui ne satisfont pas aux
exigences linguistiques des postes désignés bilingues est adressé au Conseil à
des fins d’approbation. À compter du 31 décembre 2009, cette disposition
s’appliquera aux candidats internes qui seront retenus pour des postes de
gestion des niveaux 1 à 3 et qui ne satisferont pas aux exigences linguistiques
des postes désignés bilingues. Étant donné que cette information est de nature
personnelle et porte sur des personnes identifiables, on est en voie de
produire des rapports fournissant des renseignements généraux sur les postes
dont les titulaires ne satisfont pas aux exigences linguistiques. Il est
possible qu’on fournisse ces renseignements au CCSF dans un rapport annuel.
·
Le programme municipal de formation linguistique offre
plusieurs possibilités d’apprentissage aux gestionnaires des niveaux 1 à 3, y
compris des leçons privées ou de groupe, des programmes d’immersion et des
séances intensives.
Direction des services aux employés
Il revient aux gestionnaires de désigner les postes
devant être bilingues. La Direction des services aux employés les aide à le
faire et veille à ce que l’information sur la désignation des postes et les
données sur les connaissances linguistiques des employés soient saisies dans le
Système d’information sur les ressources humaines.
La Direction des services aux employés s’engage à
promouvoir les politiques municipales, y compris la Politique de bilinguisme,
et elle continuera de collaborer étroitement avec la Division des services en
français et avec sa clientèle afin d’assurer l’application de cette politique,
comme le montre le rôle important qu’elle a joué dans la mise en œuvre du
projet de désignation.
INCIDENCES FINANCIÈRES
Il n’y a pas
d’incidences financières puisque les recommandations approuvées par le Conseil
seront mises en application avec les ressources actuelles et / ou la
contribution de Patrimoine canadien.
Le
personnel de la Ville devra mettre en application les décisions du Conseil.
Report
to/Rapport au:
Corporate Services and Economic Development
Committee /
Comité des services organisationnels et du
développement économique
and Council/et au Conseil
13 January 2009 / le 13 janvier 2009
Submitted by/Soumis par: French Language Services Advisory Committee/
Comité consultatif sur les services en français
Contact/Personne-ressource: Diane Blais,
Advisory Committee Coordinator/coordonnatrice du
comité consultatif
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Ref N°:
ACS2009-CCV-FLS-0001E |
SUBJECT: TOWARDS
EXCELLENCE IN THE APPLICATION OF THE CITY OF OTTAWA’S BILINGUALISM POLICY
OBJET: VERS L’EXCELLENCE DANS L’APPLICATION
DE LA POLITIQUE DE BILINGUISME DE LA VILLE D’OTTAWA
REPORT RECOMMENDATION
The French Language
Services Advisory Committee recommends that the Corporate Services and Economic
Development Committee recommend Council adopt the recommendations contained in this
report.
Le Comité consultatif sur les services en français recommande que le
Comité des services
organisationnels et du développement économique recommande au Conseil d’adopter les
recommandations contenues dans ce rapport.
In accordance with the work plan presented to the Department of Canadian Heritage, the City of Ottawa’s French Language Services Division (FLSD) asked consultants to conduct a study in early 2007. The purpose of the study was to evaluate the implementation of the City’s Bilingualism Policy for the first time since it was adopted in May 2001, following municipal amalgamation.
The French Language Services Advisory Committee had an opportunity to review the report prepared by the Consultant as well as the Management response to same and submits the following as its observations / recommendations with respect to the subject.
The French Language Services Advisory Committee (FLSAC) recognizes and
applauds the City’s progress on official languages since the Bilingualism
Policy was adopted in 2001. For
example, the recent designation of bilingual positions is an important result
of implementing the Policy. Other
examples that should be mentioned include new language standards
(November 2002), additional French-language childcare spaces
(October 2006) and various measures to improve French-language
recreational services (2006).
Nevertheless, the FLSAC is concerned by the “état des lieux” (state of
things) described by the consultants in the report, Road Map: Toward Excellence in the
Application of the City of Ottawa’s Bilingualism Policy, specifically:
·
an overall lack of awareness about the Policy and its
contents;
·
lack of commitment and leadership from management in
implementing the Bilingualism Policy, improving French-language services
and establishing a proactive, ongoing dialogue with the French-speaking
community;
·
a corporate culture unsure about the French fact, which
hampers and delays the active offer of French-language services of comparable
quality;
·
“window dressing (bilingualism)” underlining significant
deficiencies in more specialized services;
·
a lack of resources allocated to French-language services,
in particular the FLSD;
·
a lack of initiative in the Employee Services Branch,
although it is clearly mandated a number of times in the Policy; and
·
a lack of employees able to work in French in the various
communication and information services of the City, seven years after the Policy
was adopted.
The FLSAC wishes to thank the Road Map authors, who have, in the
Advisory Committee’s opinion, accurately identified the dynamics involved in
providing French-language services at the City of Ottawa, resulting in some
very useful recommendations. As such,
the FLSAC cannot but support most of the Road Map recommendations and
suggestions.
The City’s latest report on French-language services (June 2008)
describes significant progress, but it too raises the concern of the FLSAC,
specifically with regard to executive recruitment and language training.
In conclusion, the FLSAC notes that, since 2001, City management has
taken few proactive, systematic city-wide measures to implement the Policy and
improve French-language services. In
fact, the most significant gains have been achieved mainly through the
determination of the elected representatives, the City Manager and the City
Clerk as well as the perseverance of the Francophone and Francophile
communities.
With its unique status as the capital of Canada, the City of Ottawa
must demonstrate leadership and commitment in order to proactively implement
the Bilingualism Policy and offer appropriate French-language services.
The FLSAC recommends that City Council mandate management
to take the following actions as soon as possible:
·
Conduct a campaign
to raise the awareness of all City staff about the existence and contents of
the Bilingualism Policy; and
·
Explain Policy implementation
roles and responsibilities to all staff.
·
Inform managers
about the legal framework governing the City’s official language activities and
French-language services, through presentations to management teams;
·
Inform those same
managers as to how French language municipal services foster the development
and vitality of the Francophone community; and
·
Include Policy
implementation roles and responsibilities in the job description of managers
and hold them accountable for these roles and responsibilities on their
performance evaluations.
·
Take action to
transform the City’s corporate culture, so that it is more inclusive of the
French fact.
·
Dedicate more
resources to coordinating French-language services throughout City services;
and
·
Raise the profile
of the FLSD by allocating more resources to it, so it can fulfill its role and
use its expertise to the greatest extent possible, as well as speed up the
implementation of the Policy.
Sector
plans for French-language services
·
Follow up on
section R.1.6 of the Bilingualism Policy by implementing work plans
to improve French-language services within each of the five City departments,
by January 1, 2009;
The following motion was approved by City Council on September 12, 2007:
“That all municipal departments prepare an annual action plan for the delivery of French language services, supported by evaluation and control measures.”
In so doing,
City Council mandated management to meet the requirements in section R.1.6
of the Bilingualism Policy.
·
First, submit the
sector plans to the FLSAC for feedback and then to City Council for approval;
·
Ensure that the
plans include accountability measures by clearly indicating the persons
responsible for sector plan implementation;
·
Ensure that the
plans define ways to enhance the dialogue between the Francophone community and
management, to give the City a better appreciation of the culture and needs of
Francophones in Ottawa, so that this community will not have to fight
constantly for its needs to be recognized;
·
Ensure that the
plans specify concrete results to be achieved in the short term (1 to
2 years), medium term (3 to 4 years) and long term (5 years) and
that realistic and measurable performance indicators correspond to these
results;
·
Ensure that the
plans specify concrete ways to measure the achievement of results and
improvement of services for residents and City staff; the measurement methods
are to be used to verify that French and English-language services are of
comparable quality and availability;
·
Ensure that each
department submits an annual report on the achievement of results to City
Council, as set out in the Policy and that these reports are submitted to the
FLSAC for comment before they are presented to Council; and
·
Ensure that each
City department budgets resources for evaluating the achievement of results and
identifying ways to improve French-language services.
·
Place greater
importance on bilingualism when recruiting managers in levels 1 to 3;
·
Develop methods
that are more efficient to ensure that managers in levels 1 to 3 spend the time
needed, at an opportune time, to acquire and maintain language skills required
for their position; and
·
Ensure that the
FLSAC is advised quarterly each time a person is hired or promoted to a senior
management position (levels 1 to 3) and who does not meet the language
requirements of his/her position, in accordance with the provisions of the
Bilingualism Policy.
·
Ensure that the
Employee Services Branch manages the on-going designation of bilingual
positions in a proactive fashion.
·
Ensure that City representatives
on municipal boards see to it that the boards improve their French-language
services; and
·
Ensure that
improving the French-language services of municipal boards is an item in the
annual report the boards submit to City Council.
This item will be advertised in the local dailies as part of the Public Meeting Advertisement on Friday preceding the Committee meeting.
City Manager’s
Office
Recommendations
pertaining to an employee awareness campaign, actions to inform managers, and
the corporate culture:
The French Language Services Division (FLSD)
will work with the Communications and Customer Services Branch and the various
City departments to develop internal and external communication plans to
promote new initiatives and the delivery of French-language services.
The agreement between the Department of
Canadian Heritage and the City of Ottawa was renewed in 2008 for two years,
ending on March 31, 2009. By virtue of
this agreement, the FLSD:
a.
Developed
tools to promote and improve the proactive delivery of French-language
services. For example, an information
booth, a PowerPoint presentation, identification cards and key chains promoting
bilingualism at the City of Ottawa will be available shortly. A bilingualism promotion campaign will be
launched in March 2009;
b.
Hired
a consultant to help the three City departments prepare in 2008 some sector
service plans to be implemented starting in January 2009. These plans will promote awareness of the Bilingualism
Policy and its scope, while at the same time fostering the commitment of
managers;
c.
Developed
tools, guidelines and procedures for the promotion by management of exemplary
practices and the improvement of the proactive delivery of French-language
services. Systemic measures were taken
to boost the Francophone content of the City’s public activities. Clear guidelines were provided to strengthen
the linguistic guidelines governing internal and public activities undertaken
by the City.
Recommendations
pertaining to French-language Services and Sector Plans:
Since implementation was planned for 2009,
plans to improve French-language services were developed by each of the City’s
three major departments (article R.1.6 of the policy). These general plans will focus on increasing
the awareness of and on interacting with the Francophone community. The first annual plans are being prepared,
for implementation in 2009 and evaluation in 2010. The development of plans to improve French-language services
required that a consultant be hired to help the City’s departments prepare
their plans in 2008/2009. This
consultant was hired thanks to a contribution from Canadian Heritage.
The City’s departments are involved in the
project to develop plans to improve French-language services. The necessary resources will be assigned to
the project at no additional cost to the City for plan development.
Tools to put together plans were developed
in 2008, which include:
o The excellence of French-language
services in the City of Ottawa: Process proposed to prepare and carry out
annual plans to improve French-language services and the implementation of the Bilingualism
Policy;
o Implementation of the City of
Ottawa Bilingualism Policy: TEMPLATE
The templates must include items that define
needs, the state of things, priorities, activities, resources and, of course,
evaluation. The plan development
exercise must be seen as a process to ensure that the quality and accessibility
of French-language services are comparable to those provided in English. This
process, however, does stretch over several years.
Employees
Services comment
Actions
to Inform Managers
·
With
respect to including Policy implementation roles and responsibilities in the
job descriptions, all Management job descriptions incorporate the requirement
to provide leadership and direction in upholding the Corporation's guiding
principles, including its policies, programs, procedures, standards and
guidelines.
·
The Performance Development Program incorporates adherence to all
corporate policies and specifically mentions the Bilingualism Policy as a key
responsibility in management performance evaluations.
Management Recruitment and Training
·
Every effort is made to recruit candidates who meet the second language requirements of the
position, however as stated in section R.6.12 "hiring and promotion of
staff at the City of Ottawa shall continue to be according to the merit
principle". There may be instances
where upon extensive search, a qualified bilingual candidate may not be
found. In these cases, successful
candidates are required to enroll in second language training courses offered
by the City. The Standing Offer for
Professional Recruitment Services for Executive Recruitment requires that
successful firms demonstrate the ability to recruit bilingual candidates.
·
In
accordance with section R.6.3.1, after having undertaken a comprehensive
recruitment effort, all external candidates to Level 1 to 3 management
positions who do not meet the designated French language proficiency
requirements, are referred to Council for approval. This provision will apply
to internal candidates to Level 1 to 3 management positions who do not meet the
designated French language requirements effective December 31, 2009. As this information is of a personal nature
about an identifiable individual, gapping reports are in the development stage,
which will provide general information with respect to numbers of positions
where candidates do not meet language requirements, and this information may be
provided to FLSAC in an annual report.
·
The
corporate language training program provides several language training options
to Level 1 to 3 managers including private training, group training and
opportunities for immersion programs or intensive training.
Employee
Services
Management
is accountable for position language designation. Employee Services assists Directors/Managers on an on-going basis
in the designation of positions and ensures that position designation
information as well as employee language proficiency data is captured in the
Human Resources Information System.
Employee
Services is committed to promoting all corporate policies including the
Bilingualism Policy and will continue to work closely with the French Language
Services Division and our clients in order to ensure the Bilingualism Policy is
followed. Our commitment to the policy
was demonstrated by the significant role Employee Services played in the roll
out of the designation project.
There are no
financial impacts from this report as any recommendations approved by Council
will be implemented within existing resources and / or the contribution of
Canadian Heritage.
SUPPORTING DOCUMENTATION
City staff to implement Council’s decision(s).