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Report to/Rapport au :

Corporate Services and Economic Development Committee

Comité des services organisationnels et du développement économique

and Council/et au Conseil

20 May 2008 / le 20 mai 2008

Submitted by/Soumis par : Stephen A. Finnamore, Executive Director, Business Transformation Services/Directeur exécutif, Services de transformation des activités

Contact Person/Personne-ressource : Stephen A. Finnamore, Executive Director

Business Transformation Services/Directeur exécutif, Services de transformation des activités

613-580-2424, ext./poste 28859

City Wide

Ref N°: ACS2008-BTS-EXD-0006

SUBJECT/

OBJET:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL, q1 JANUARY – MARCH 2008

rapport de rendement trimestriel présenté au conseil POUR LE 1^er TRIMESTRE, JANVIER – MARS 2008

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Corporate Services and Economic Development Committee receive the attached report and refer it for further review and discussion at the following standing committee meetings:

· Community and Protective Services Committee – June 9, 2008

· Planning and Environment Committee – June 10, 2008

· Transit Committee – June 18, 2008

· Transportation Committee – June 18, 2008

2. That discussion of the report take place at the CSEDC meeting on June 17, 2008; and

3. That Council receive the report for information on June 25, 2008 once it has been reviewed by standing committees.

RecommandationS du rapport

1. Que le Comité des services organisationnels et du développement économique reçoive le rapport ci-annexé et le renvoie pour examen et discussion aux réunions suivantes des comités permanents :

· Comité des services communautaires et de protection – le 9 juin 2008

· Comité de l’urbanisme et de l’environnement – le 10 juin 2008

· Comité du transport en commun – le 18 juin 2008

· Comité des transports – le 18 juin 2008

2. Que le rapport fasse l’objet d’une discussion à la réunion du CSODE, le 17 juin 2008;

3. Que le Conseil prenne connaissance du rapport une fois que les comités permanents l’auront examiné, soit le 25 juin 2008.

BACKGROUND

In March 2006, Council received the City of Ottawa Performance Measurement and Reporting Framework (ACS2005-CMR-OCM-0003). The framework focuses Council, citizens and City management and staff on outcomes and results. Components of the framework provide stakeholders with information about how well the City is doing compared to approved plans and on performance trends over time.

The first reporting component to be implemented within the framework was the Annual Report. In June 2006, the City of Ottawa issued its 2005 Annual Report, Making it Clear (ACS2006-CMR-OCM-0007). This was followed in June 2007 with the publication of the 2006 Annual Report, Planning, Performance, Progress (ACS2006-CMR-OCM-0005). These documents provide a description of the City’s progress in meeting approved goals for their respective year.

The second significant component of the framework is the City’s involvement in the Ontario Municipal Benchmarking Initiative (OMBI). Municipalities participating in OMBI exchange performance data on a number of service areas, analyze these results, and share information on best practices. In January 2007, the City of Ottawa published the report Where We Stand (ACS2006-CMR-OCM-0014), which contained explanation and analysis of Ottawa’s 2005 OMBI performance results in 21 different service areas. In December 2007, the City published the 2006 City of Ottawa Results Dashboard, which placed the City’s OMBI performance results in a local context.

This Quarterly Performance Report to Council Q1 (January – March 2008) provides key measures of high interest to councillors for a cross-section of branches that deliver services to the public. It shows how the City is doing compared to its established standards or to its own performance over time. It includes mainly certain types of performance measures:

· Service measures (e.g. calls for service requests and call volumes)

· Output measures (e.g. the number of food premise inspections)

· Customer service measures (e.g. on-time transit service performance)

CONTEXTE

En mars 2006, le Conseil adoptait le Cadre d’évaluation et de rapport du rendement de la Ville d’Ottawa (ACS2005-CMR-OCM-0003). Ce cadre permet d’attirer l’attention du Conseil, des citoyens, des gestionnaires et du personnel de la Ville sur les résultats. Des éléments de ce cadre fournissent aux intervenants de l’information sur les réalisations de la Ville par rapport aux plans approuvés et sur l’évolution du rendement avec le temps.

La première composante du cadre était le rapport annuel. En juin 2006, la Ville d’Ottawa publiait son rapport annuel pour 2005, intitulé Clarifier nos objectifs (ACS2006-CMR-OCM-0007). Ce rapport a été suivi en juin 2007 de la publication du Rapport annuel de 2006, Planification. Rendement. Progrès (ACS2006-CMR-OCM-0005). Ces documents décrivent les progrès réalisés par la Ville par rapport aux objectifs fixés pour l'année en question.

Le deuxième volet important du cadre est la participation de la Ville à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux (IACSM) de l’Ontario. Les municipalités de l’Ontario participant à cette initiative échangent des données sur le rendement dans un grand nombre de secteurs de service, analysent les résultats et se font mutuellement part de meilleures pratiques. En janvier 2007, la Ville d'Ottawa a publié le rapport Où nous en sommes (ACS2006-CMR-OCM-0014), qui renfermait une explication et une analyse des résultats en matière de rendement obtenus dans le contexte de l'IACSM dans 21 différents secteurs de services. En décembre 2007, la Ville a publié le Tableau de bord des résultats de la Ville d’Ottawa en 2006 qui a permis de placer les résultats de rendement de l'IACSM de la Ville dans un contexte régional.

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil pour le 1^er trimestre, janvier – mars 2008, fournit les principales mesures pour un échantillon représentatif de directions qui assurent la prestation de services au public. Il montre la mesure dans laquelle la Ville respecte ses critères et les tendances en matière de rendement au fil du temps. Il comprend principalement certains types de mesures du rendement, notamment les suivantes :

· mesures de service (p. ex., nombre d’appels pour des demandes de service et volume d’appels)

· mesures des résultats (p. ex., nombre d’inspections effectuées dans les services d’alimentation)

· mesures du service à la clientèle (p. ex., ponctualité du service de transport en commun)

DISCUSSION

Accountability is key to good governance. It involves monitoring and reporting performance as well as taking responsibility for the results achieved. The Quarterly Performance Report to Council is an important element in the City’s accountability framework.

This is the eighth Quarterly Performance Report to Council and covers the reporting period January – March 2008. It provides performance measures relating to the following specific branches:

· Building Code Services

· Transit Services

· Solid Waste Services

· Fleet Services

· Employment and Financial Assistance

· Fire Services

· Housing

· Parks and Recreation

· By-Law and Regulatory Services

· Public Health

Ottawa Police Service
Ottawa Public Library

· Planning

· Client Services & Public Information

· Ottawa Paramedic Services

Surface Operations

DESCRIPTION

L’obligation de rendre compte est un élément fondamental de la bonne gouvernance. Elle suppose que l’on assure le suivi du rendement et que l’on en fasse rapport et que l’on assume la responsabilité des résultats obtenus. Le rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil de la Ville d’Ottawa est un élément fondamental du cadre de responsabilisation de la Ville.

Le présent rapport constitue le huitième Rapport trimestriel sur le rendement au Conseil et couvre la période allant de janvier – mars 2008. Il présente des mesures de rendement pour les directions suivantes :

· Services du bâtiment

· Services de transport en commun,

· Services publics (Services de gestion des déchets solides),

· Services du parc automobile,

· Services d’emploi et d’aide financière,

· Service des incendies,

· Logement

· Parcs et loisirs,

· Services des règlements municipaux,

· Santé publique,

Service de police d'Ottawa

· Bibliothèque publique d’Ottawa,

· Approbation des demandes d’aménagement et d’infrastructure,

· Services à la clientèle et Information au public (stratégie des points de prestation des services)

· Services paramédics

Opérations de surface

CONSULTATION

The Quarterly Performance Report to Council is a tool for providing information on City services to citizens and Council. No specific public consultations were undertaken in the production of the report.

CONSULTATION

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil est un outil d’information sur les services de la Ville pour les citoyens et le Conseil. Il n’y a eu aucune consultation publique particulière pendant la rédaction de ce rapport.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

Il n’y a pas de répercussions financières.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Document 1: Quarterly Performance Report to Council Q1 January - March 2008 (Issued previously to all members of Council and held on file with the City Clerk)

DOCUMENTATION À L’APPUI

Document 1 : Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil pour le 1^er trimestre, janvier – mars 2008 (Distribué antérieurement aux membres du Conseil et retenu en dossier)

DISPOSITION

The Quarterly Performance Report to Council will be available to citizens electronically in PDF and HTML formats from our Web site (Ottawa.ca), and in printed format upon request.

DISPOSITION

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil sera mis à la disposition des citoyens par voie électronique en formats PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) et en format papier sur demande.