Report to / Rapport au :

Report to/Rapport au :

Corporate Services and Economic Development Committee

Comité des services organisationnels et du développement économique

and Council / et au Conseil

6 March 2007 / le 6 mars 2007

Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick,

City Manager / Directeur des services municipaux

Contact Person / Personne ressource : Bob Hertzog,

Chief Corporate Planning and Performance Reporting Officer

Corporate Planning / Planification d’ensemble

(613) 580-2424 x 23971,

City Wide

Ref N°: ACS2007-CMR-OCM-0001

SUBJECT:

QUARTERLY PERFORMANCE REPORT TO COUNCIL Q4 OCTOBER-DECEMBER 2006

REPORT RECOMMENDATIONS

1. That the Corporate Services and Economic Development Committee, at its meeting on March 6, 2007, receive the attached report and refer it to the various Standing Committees and the Police Services Board for further review and discussion of the service areas’ performance results, as outlined in the Table of Contents of Document 1;

2. That the CSEDC discussion of the report take place at its meeting of April 3, 2007; and

3. That Council receive the report for information, once reviewed by Standing Committees, on April 11, 2007.

BACKGROUND

In March 2006, Council approved a City of Ottawa Performance Measurement and Reporting Framework (ACS2005-CMR-OCM-0003). The Performance Measurement and Reporting Framework focuses Council, citizens, and City management and staff on outcomes and results. It will provide stakeholders with information about how well the City is doing compared to approved plans and on performance trends over time.

Implementation of this framework is now well underway. The first reporting component to be implemented was the Annual Report. In June 2006, the City of Ottawa issued its 2005 Annual Report, Making it Clear (ACS2006-CMR-OCM-0007), which provided a description of the City’s progress in meeting its goals.

The second significant part of the Performance Measurement and Reporting Framework is the City’s participation in the Ontario Municipal Benchmarking Initiative (OMBI). Municipalities participating in OMBI exchange performance data on a number of service areas, analyze these results and share information on best practices. A report on 2005 OMBI results that included explanations and analysis of Ottawa results for 112 performance measures relating to 21 different service areas was issued to Council in January 2007.

The Quarterly Performance Report to Council Q4 October-December 2006 provides key measures for a cross section of branches that deliver services to the public of high interest to Councillors. It shows how we are doing compared to our established standards or to our own performance overtime. It includes mostly certain types of performance measures:

Service measures such as calls for service requests and call volumes
Output measures such as the number of food premise inspections
Customer service measures such as police priority 1 response times and on time transit service performance

DISCUSSION

Accountability is key to good governance. It involves monitoring and reporting performance, and taking responsibility for the results achieved. The Quarterly Performance Report to Council is an important element in the City’s accountability framework.

This is the third Quarterly Performance Report to Council and covers the reporting period October-December 2006. It provides a total of 48 performance measures relating to 13 branches, specifically:

Transit Services
Utility Services (Solid Waste)
Fleet Services
Police Services
Employment and Financial Assistance
Fire Services
Housing
Parks and Recreation
By-Law Services
Public Health
Ottawa Public Library
Planning and Infrastructure Approvals
Client Services & Public Information (point of service delivery strategy)

The Corporate Planning Performance Reporting Office is working with these branches to enhance the overall relevance and usefulness for Council of the performance measures presented. Moreover, as noted in the report, in response to Councillors’ requests for measures on additional services, CPPRO is supporting other branches in the development of relevant measures that can be included in future versions of the Quarterly Performance Report. The report will change over time as these branches develop performance measures specifically relevant for a quarterly report and as Council’s areas of focus evolves. The target for the “end state” version of the report is 50-75 performance measures relating to up to 15 different branches. This increase in the amount of information provided will enhance users’ ability to assess the performance of City services.

CONSULTATION

The Quarterly Performance Report to Council is a tool for providing information on City services to citizens and Council. No specific public consultations done in the production of the report.

FINANCIAL IMPLICATIONS

There are no financial implications.

SUPPORTING DOCUMENTATION

Quarterly Performance Report to Council Q4 October-December 2006 (Previously distributed.)

DISPOSITION

The Quarterly Performance Report to Council will be available to citizens electronically in PDF and HTML formats from our Web site (Ottawa.ca), and in printed format upon request.

Report to/Rapport au :

Corporate Services and Economic Development Committee

Comité des services organisationnels et du développement économique

and Council / et au Conseil

6 March 2007 / le 6 mars 2007

Submitted by/Soumis par : Kent Kirkpatrick,

City Manager/Directeur des services municipaux

Contact Person/Personne-ressource : Bob Hertzog, Chief Corporate Planning and Performance Reporting Officer/chef de la planification municipale et de l’évaluation du rendement

Corporate Planning/Planification d’ensemble

(613) 580-2424, ext./poste 23971.

City Wide/À l’échelle de la Ville

Ref N°/N^o de réf. : ACS2007-CMR-OCM-0001

OBJET :

Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil – 4^e trimestre, octobre-décembre 2006

RecommandationS du rapport

1. Que le Comité des services organisationnels et du développement économique reçoive, dans le cadre de sa réunion du 6 mars 2007, le présent rapport et qu’il le soumette aux divers comités permanents et à la Commission des services de police aux fins d’un examen plus approfondi et d’une discussion des résultats sur le rendement des secteurs de service, tel qu’il est énoncé dans la Table des matières du Document 1;

2. Que les discussions du CSODE entourant le rapport aient lieu dans le cadre de sa réunion du 3 avril 2007; and

3. Que le Conseil reçoive le rapport à titre d’information, après examen par les comités permanents, le 11 avril 2007.

Contexte

En mars 2006, le Conseil adoptait le Cadre d’évaluation et de rapport du rendement de la Ville d’Ottawa (ACS2005-CMR-OCM-0003). Ce cadre permet d’attirer l’attention du Conseil, des citoyens, des gestionnaires et du personnel de la Ville sur les résultats. Il fournira aux intervenants de l’information sur les réalisations de la Ville par rapport aux plans approuvés et sur l’évolution du rendement avec le temps.

Ce cadre est actuellement en cours d’implantation. La première composante a été le rapport annuel. En juin 2006, la Ville d’Ottawa publiait son rapport annuel pour 2005, intitulé Clarifier nos objectifs (ACS2006-CMR-OCM-0007), dans lequel elle décrivait dans quelle mesure elle avait atteint ses objectifs.

Le deuxième volet important du Cadre d’évaluation et de rapport du rendement est la participation de la Ville à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux (IACSM) de l’Ontario. Les municipalités de l’Ontario participant à cette initiative échangent des données sur le rendement dans un grand nombre de secteurs de service, analysent les résultats et se font mutuellement part des meilleures pratiques. Un rapport sur les résultats 2005 de l’IACSM dans lequel on retrouve des explications et analyses des résultats d’Ottawa pour 112 mesures du rendement applicables à 21 différents secteurs a été présenté au Conseil en janvier 2007.

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil – 4^e trimestre, octobre-décembre 2006 fournit les principales mesures pour un échantillon représentatif de directions qui assurent la prestation de services au public et qui intéressent particulièrement les conseillers. Le rapport montre le rendement de la Ville en fonction des normes établies ou de son propre rendement au fil du temps. Il comprend principalement certains types de mesures du rendement, notamment les suivantes :

mesures de service telles que le nombre d’appels pour des demandes de service et le volume d’appels,
mesures des résultats telles que le nombre d’inspections effectuées dans les services d’alimentation,
mesures du service à la clientèle telles que les délais de réponse aux urgences de première priorité du service de police et la ponctualité du service de transport en commun.

Exposé

L’obligation de rendre compte est un élément fondamental de la bonne gouvernance. Elle suppose que l’on assure le suivi du rendement et que l’on en fasse rapport et, d’autre part, que l’on assume la responsabilité des résultats obtenus. Le rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil de la Ville d’Ottawa est un élément fondamental du cadre de responsabilisation de la Ville.

Il s’agit du troisième Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil, et il couvre la période de rapport d’octobre à décembre 2006. Il présente au total 48 mesures de rendement pour 13 directions, en particulier :

les Services de transport en commun,

· les Services publics (Services de gestion des déchets solides),

les Services du parc automobile,
les Services de police,
les Services d’emploi et d’aide financière,
le Service des incendies,
le Logement,
les Parcs et loisirs,
les Services des règlements municipaux,
la Santé publique,
la Bibliothèque publique d’Ottawa,
l’Approbation des demandes d’aménagement et d’infrastructure,

· les Services à la clientèle et Information au public (stratégie des points de prestation des services).

Le Bureau de la planification municipale et de l’évaluation du rendement (BPMÉR) entend continuer à travailler avec ces directions à améliorer dans l’ensemble la pertinence et l’utilité, pour le Conseil, des mesures de rendement présentées. En outre et tel qu’il a été noté dans le rapport, le BPMÉR appuie les autres directions dans le développement de mesures pertinentes qui pourraient s’ajouter aux versions ultérieures du Rapport trimestriel sur le rendement, en réponse à la demande des conseillers de mesures sur des services supplémentaires. Le rapport changera avec le temps, au fur et à mesure que les directions de la Ville élaboreront des mesures de rendement particulièrement pertinentes pour le rapport trimestriel et au gré des changements des secteurs d’intervention du Conseil. L’objectif de la version finale du rapport est d’obtenir entre 50 et 75 mesures de rendement touchant jusqu’à 15 directions différentes. L’augmentation de la quantité de renseignements disponibles augmentera la capacité des utilisateurs d’évaluer le rendement des services municipaux.

Consultation

Le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil est un outil d’information sur les services de la Ville pour les citoyens et le Conseil. Il n’y a eu aucune consultation publique particulière pendant la rédaction de ce rapport.

RÉPERCUSSIONS FINANCIÈRES

Il n’y a pas de répercussions financières.

Documentation à l’appui

Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil – 4^e trimestre, octobre-décembre 2006 (Distribué antérieurement.)

Décision

Que le Rapport trimestriel sur le rendement présenté au Conseil soit mis à la disposition des citoyens par voie électronique en formats PDF et HTML sur notre site Web (ottawa.ca) et en format papier sur demande.

For the information of Council

Pour la gouverne du Conseil