OTTAWA PUBLIC LIBRARY BOARD MEETING
RÉUNION DU C.A. DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA



AGENDA / ORDRE DU JOUR  

Monday November 19, 2012, 5:00 p.m. (in camera at 4:30 p.m.)
Le lundi 19 novembre 2012, 17 h 00 (session à huis clos à 16 h 30)

Festival Control Board Room, Ottawa City Hall, 110 Laurier Avenue West
Salle de conférence de contrôle des festivals, Hôtel de ville d’Ottawa, 
110, avenue Laurier Ouest



Marc Pellerin, Library Board Assistant / Secrétariat du C.A.
613-580-2424 x32169
Marc.Pellerin@BiblioOttawaLibrary.ca




Board Members / Membres du Conseil d’administration :
Chair/Présidente: Jan Harder
Vice-Chair/Vice-président: Jim Bennett
Trustees/Administrateurs: Amelita Armit, André Bergeron, Keith Egli, Patrick Gauch, David Gourlay, Christine Langlois, Danielle Lussier-Meek, Shad Qadri, Doug Thompson, Tim Tierney, Marianne Wilkinson, Rose Zeidan


*IN CAMERA ITEMS / SESSION À HUIS CLOS
* C1 – To discuss personal matters about an identifiable individual / Pour discuter des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée
* C2 – To discuss labour relations or employee negotiations / Pour discuter les relations de travail ou les négociations avec les employés



DECLARATIONS OF CONFLICT OF INTEREST / DÉCLARATIONS D’INTÉRÊT


CONFIRMATION OF MINUTES / RATIFICATION DU PROCÈS-VERBAL

Minutes – October 15, 2012 & October 22, 2012 
Procès-verbal – le 15 octobre 2012 et le 22 octobre 2012                     OPLB 2012-0085


COMMUNICATIONS

1. 2012 Calendar Of Reports, Outstanding Inquiries, Motions And Unscheduled Reports / Calendrier de 2012 des rapports, des demandes de renseignements non traitées, des motions et des rapports non prévus
    OPLB 2012-0086


PRESENTATIONS / PRÉSENTATIONS

Jacques Levesque, President and CEO, Transform Management Consulting Inc. / Jacques Levesque, Président et Directeur général, Transform Management Consulting Inc.


CHIEF EXECUTIVE OFFICER’S REPORT / RAPPORT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE


REPORTS / RAPPORTS

1.	BOARD GOVERNANCE REVIEW / EXAMEN DE LA GOUVERNANCE PAR LE C.A.	                                   					    OPLB 2012-0088

1. That the Ottawa Public Library Board approve disbanding the current committees (Facilities Planning Committee, Finance and Budget Committee, and Governance and Audit Committee) and subsequently utilize ad-hoc groups as required; and

2. That the Ottawa Public Library Board approve a recommendation to reduce the size of the Board to nine members with five citizen trustees and four councillor trustees for Council’s consideration and implementation. 

1. Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve la dissolution des comités actuels (Comité de planification des installations, Comité des finances et du budget, et Comité de gouvernance et de vérification) et fasse par la suite appel à des groupes ad hoc, au besoin; et

2. Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve une recommandation visant à réduire à neuf administrateurs l’effectif du C.A., cinq membres du public et quatre conseillers municipaux, aux fins d’examen par le Conseil et de mise en œuvre.


2.	ADOPTION OF 2013 OPL BUDGET / ADOPTION DU BUDGET DE 2013 DE LA BPO  									    OPLB 2012-0089                                  

That the Ottawa Public Library Board approve the 2013 OPL Draft Operating and Capital Budget Estimates, and forward them to City Council for consideration and final approval.

Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa approuve les estimations provisoires des budgets de fonctionnement et d’immobilisation de 2013 de la BPO et les transmette au Conseil municipal aux fins d’examen et d’approbation finale.


3.	MAIN LIBRARY BUILDING PLANNING – NEXT STEPS / PLANIFICATION DE LA CONSTRUCTION DE LA BIBLIOTHÈQUE CENTRALE – PROCHAINES ÉTAPES                                       	    				    OPLB 2012-0090

That the Ottawa Public Library Board approve Option 2: Modernize as the recommended option for renewal, redesign and refreshing of the current Main Library. 

Que le C.A. de la Bibliothèque publique d’Ottawa recommande l’option 2, « Moderniser », pour la rénovation, le réaménagement et l’actualisation de la Bibliothèque centrale actuelle.







4. 	APPROVAL OF BIBLIOCOMMONS “SUGGESTION TO PURCHASE” MODULE / ADOPTION DU MODULE « SUGGESTION D’ACHAT » DE BIBLIOCOMMONS
    OPLB 2012-0091

That the Board approve the contract for the BiblioCommons “Suggestion to Purchase” module, which would increase the total amount spent with BiblioCommons in 2012 to $108,660.

Que le C.A. approuve le contrat du module « Suggestion d’achat » de BiblioCommons, qui ferait augmenter à 108 660 $ le montant total consacré à BiblioCommons en 2012.


5.	ACCESSIBILITY POSITION STATEMENT / L’ÉNONCÉ SUR L’ACCESSIBILITÉ	                             
                                                                                                                OPLB 2012-0092

That the Ottawa Public Library Board approve the revised Accessibility Position Statement.

Que le C.A. de la BPO approuve l’énoncé révisé sur l’accessibilité.


6.	QUARTERLY REPORTS / RAPPORTS TRIMESTRIELS			    		      
That the Ottawa Public Library Board receive the following quarterly reports for information / Que le C.A. de la BPO prenne connaissance de ces rapports trimestriels à titre d’information :

1. Q3 2012 Report on Major Capital Projects / Rapport du 3e trimestre sur les principaux projets d’immobilisation	               OPLB 2012-0093             
2. Q3 2012 Performance Measurement  / 
Rapport sur la mesure du rendement du 3e trimestre OPLB 2012-0094

7.	MONITORING REPORTS / RAPPORTS DE CONTRÔLE				      
      
That the Ottawa Public Library Board receive the following Monitoring Reports for information / Que le C.A. de la BPO prenne connaissance de ces rapports de contrôle rapport à titre d’information :

1. A.16 Technology / Technologie			     OPLB2012-0095
2. A.17 Records Management / Gestion des dossiers OPLB2012-0096
3. A.31 Strategic Planning / Planification stratégique OPLB2012-0097


NOTICES OF MOTION / AVIS DE MOTION


OTHER BUSINESS / QUESTIONS NOUVELLES


INQUIRIES / QUESTIONS


ADJOURNMENT / LEVÉE DE LA SÉANCE


NEXT MEETING / PROCHAINE RÉUNION
Monday, December 10, 2012
Le lundi 10 décembre 2012


*Notice / Avis

In Camera Items are not subject to public discussion or audience.  Any person has a right to request an independent investigation of the propriety of dealing with matters in a closed session.  A form requesting such a review may be obtained, without charge, from the Office of the Chief Executive Officer. Requests are kept confidential pending any report by the Meetings Investigator and are conducted without charge to the Requestor.

Les points indiqués à huis clos ne sont pas soumis aux audiences ni aux discussions publiques.  Toute personne a le droit de demander une enquête indépendante sur la légitimité de régler certaines questions au cours d’une séance à huis clos.  Pour ce faire, le demandeur peut se procurer, sans frais, le formulaire approprié au bureau de la Directrice générale.  Les demandes restent confidentielles dans l’attente du rapport éventuel de l’enquêteur et n’entraînent aucuns frais pour le demandeur.


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Note:	1.	Please note that any written or verbal submissions (including your name but excluding personal contact information) will form part of the public record and be made available to the Ottawa Public Library Board and the public. 

		Veuillez noter que toute présentation écrite ou orale (accompagnée de votre nom, mais sans vos coordonnées) sera versée aux dossiers publics et sera mise à la disposition du Conseil d’administration de la Bibliothèque publique d’Ottawa et de la population.

OTTAWA PUBLIC LIBRARY BOARD / 
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C.A. DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE D’OTTAWA
AGENDA / ORDRE DU JOUR

MONDAY NOVEMBER 19, 2012 / LE LUNDI 19 NOVEMBRE 2012