Council Member Inquiry/Motion Form

Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion

 

From/Exp. :

Councillor R. Bloess

 

Date :

9 September 2010

 

File/Dossier :

CSE 07-10

 

To/Dest. :                                      

Rick O’Connor, City Clerk and Solicitor

Catherine Bergeron, Manager, Elections & MFIPPA

 

Subject/Objet : Municipal Elections 2010 / Élections municipales de 2010

 

Inquiry/Demande de renseignements

 

How much overtime has been budgeted for this year’s election?  Are city staff being remunerated with time-in-lieu rather than financial compensation?

 

Combien d’heures supplémentaires ont-elles été prévues pour les élections de cette année dans le budget? Le personnel municipal reçoit-il des congés compensatoires au lieu d’une rémunération?

 

Response/Réponse (Please prepare a response for the information of all members of Council with a copy to the Coordinator of the Finance and Economic Development Committee.)  

 

The overtime budget planned for the Elections Office was $315K.  The actual budget was $863K. 

 

The variance between the planned and the actual budget is mostly a result of legislated requirements to increase to accessibility for electors with disabilities, including the addition of 342 election workers over the three voting days.  These increases were documented in detail in the report submitted to City Council on January 26th, 2010 entitled “2010 Municipal Elections – Report On Identification, Removal And Prevention Of Barriers That Affect Electors And Candidates With Disabilities.”

 

Legislative Requirements

The conduct of elections to municipal office for all Ontario municipalities is governed by the Municipal Elections Act, 1996, as amended (“MEA”).   Under the MEA, the City Clerk is statutorily responsible for the preparation and conduct of municipal elections.  The Good Government Act, 2009 was an omnibus Bill, enacted December 15th, 2009, which included amendments to a number of statutes including the MEA.  Among the amendments to the MEA were changes emphasizing on the area of accessibility for electors with disabilities.

 

Under the revised legislation, a municipal clerk who is responsible for conducting an election shall have regard to the needs of electors and candidates with disabilities. Furthermore, in establishing voting places, the clerk shall ensure that each voting place is accessible to electors with disabilities.

 

Increased Accessibility Services for Electors with Disabilities

The Elections Office undertook a multi-pronged approach to ensuring an accessible election to all electors and candidates.  The initiatives undertaken included a comprehensive review of the built environment, increased communications to electors regarding accessibility, increased accessibility training for all election workers, and increased accessible services in the voting place.  Increased accessible services in the voting place included the introduction of new technology that allowed electors with disabilities to mark their ballot privately and independently. 

 

This new technology required hundreds of hours of software and hardware preparation and testing, which resulted in significant staff overtime.  Overtime was also incurred by those staff who worked on-site at the voting place, providing training and assistance (upon request) to electors with disabilities. As noted above, 342 additional election workers, who were City employees, were required to deliver this service. By recruiting City staff for these key positions, the Elections Office ensured that these positions were filled by individuals who had completed Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 (AODA) Accessible Customer Service Training, as all City staff were required to complete this training by 2009 year-end.  Furthermore, there were not enough outside election workers available to meet the need. 

 

Finally, all overtime was paid in accordance with the City’s collective agreements. Since the success of the election event relies on the assistance of staff from across the Corporation, time-in-lieu is not provided because of the operational impacts this might have in other departments.

 

 

 

Le budget prévu pour les heures supplémentaires au Bureau des élections était établi à 315 000 $. Les dépenses réelles se sont chiffrées à 863 000 $. 

 

L’écart entre le budget prévu et les dépenses réelles est attribuable en majeure partie aux exigences législatives qui visent à augmenter l’accessibilité aux électeurs handicapés, notamment à l’ajout de 342 fonctionnaires électoraux qui ont travaillé au cours des trois jours du scrutin. Ces augmentations ont d’ailleurs été détaillées dans un rapport soumis au Conseil municipal le 26 janvier 2010, « Élections municipales 2010 – Rapport sur le repérage, l’élimination et la prévention des obstacles pour les électeurs et les candidats handicapés ».

 

Exigences législatives

Dans toutes les municipalités de l’Ontario, la tenue des élections est régie par la version révisée de la Loi de 1996 sur les élections municipales. Selon cette Loi, le greffier municipal est responsable de leur préparation et de leur tenue. La Loi de 2009 sur la saine gestion publique, un projet de loi omnibus adopté le 15 décembre 2009, comprenait des modifications concernant quelques lois, notamment la Loi de 1996 sur les élections municipales. Dans ce dernier cas, certains changements apportés mettaient l’accent sur la question de l’accessibilité pour les électeurs handicapés.

 

Selon cette version révisée de la Loi, le greffier municipal chargé d’organiser des élections doit prendre en compte les besoins des électeurs et des candidats handicapés. Par ailleurs, lors de la mise sur pied des bureaux de vote, il doit veiller à ce que tous soient accessibles aux électeurs handicapés.

 

Augmentation de l’accessibilité pour les électeurs handicapés

Le Bureau des élections a mis en œuvre une approche à plusieurs volets afin d’assurer l’accès aux élections pour tous les électeurs et candidats. Entre autres initiatives, notons un examen approfondi des environnements aménagés ainsi qu’une amélioration des communications relatives à l’accessibilité, de la formation offerte aux fonctionnaires électoraux et de l’accessibilité des services dans les bureaux de vote.  Ces services ont notamment été rehaussés par l’implantation d’une nouvelle technologie permettant aux électeurs handicapés de voter en privé et de façon autonome.

 

Cette technologie a nécessité des centaines d’heures de préparation et de mise à l’essai des logiciels et du matériel, ce qui a obligé le personnel à faire de nombreuses heures supplémentaires. Les employés qui travaillaient dans les bureaux de vote ont aussi effectué des heures supplémentaires, fournissant sur demande des renseignements et de l’aide aux électeurs handicapés. Comme il est mentionné plus haut, 342 fonctionnaires électoraux supplémentaires, soit des employés de la Ville, ont été sollicités. En recrutant des employés de la Ville pour occuper ces fonctions importantes, le Bureau des élections s’est assuré que les personnes retenues avaient suivi la Formation sur l’accessibilité des services à la clientèle relative à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, car toute la main‑d’œuvre municipale avait l’obligation de la compléter avant la fin de l’exercice 2009. De plus, le nombre de fonctionnaires électoraux disponibles ne suffisait pas à répondre à la demande.

 

Enfin, toutes les heures supplémentaires ont été payées conformément aux conventions collectives de la Ville. Puisque le succès de l’organisation des élections dépend de l’aide apportée par le personnel municipal, les congés compensatoires ne sont pas accordés, en raison des répercussions qu’une telle approche pourrait avoir sur d’autres services.