Council Member Inquiry/Motion Form Demande de renseignements d’un membre du Conseil /Formulaire de motion
From/Exp. : Councillor B. Monette	Date : 2 March 2010	File/Dossier : CSE 04-10
To/Dest. :                                       Rick O’Connor, City Clerk and Solicitor
Subject/Objet : Possibility of a Summit or Round Table Discussion to Ensure Smoother Labour Relations / Possibilité d’un sommet ou d’une table ronde sur des discussions au sujet de l’amélioration des relations de travail
Inquiry/Demande de renseignements That the City Solicitor examine and report to Finance and Economic Development Committee, the possibilities of bringing labour management, council and union representatives to a summit or round table discussion; the topic would be focused on how to create a continued dialogue between the three participants, helping to ensure smoother labour relations in the future. Que le chef du contentieux étudie la possibilité de réunir, au cours d’une rencontre au sommet ou autour d’une table ronde, des représentants du comité syndical-patronal et du Conseil municipal et des délégués syndicaux, et qu’il fasse rapport de cette possibilité au Comité des finances et du développement économique; la réunion se focaliserait sur les moyens de créer un dialogue ininterrompu entre les trois parties afin d’assurer de meilleures relations de travail dans le futur.

Response/Réponse (Please prepare a report for the Finance and Economic Development Committee.)

Labour Relations staff of the City Clerk and Solicitor Department have had an opportunity to review the proposal for such a summit or round table. While improving labour relations is an unquestionably laudable goal, some reservations surround the merits of establishing a new forum for the discussion of workplace issues.

Supported by City Council’s May 13, 2009, express adoption of the principle that, “the City will work collaboratively with the bargaining agents representing its employees with a view to fostering harmonious labour relations and helping the City meet its strategic goals”, the Litigation and Labour Relations Branch has promoted dialogue and continued discussion of workplace issues between the City’s management team and union representatives. Such discussions may take place informally or within established forums, such as departmental Union-Management Advisory Committees and Health and Safety Committees.

Furthermore, a recent discussion between the parties offered the suggestion of including a reference to the City’s unions within the Consultation section of the template for staff reports.  This modest amendment will likely be reviewed in the overall Citizen’s Engagement initiative later this year.

Fostering a collaborative approach to labour relations has resulted in an overall reduction in the number of grievances filed and a greater emphasis on the timely resolution of workplace issues on mutually-agreeable terms. This balanced approach has resulted in a overall improvement in the relationship between the City and bargaining agents representing its employees. However, the nature of the union-management relationship dictates that the interests of the municipal organization will not always align with those of employees and their bargaining agents. Having passed the May 13^th resolution, City Council has fulfilled a crucially important step in setting the policy direction for the City’s approach to labour relations. The more direct involvement of Council in day-to-day labour relations matters may, however, divert the focus away from fostering improved relations and lines of communication between the unions and the City’s management team, which is critical in achieving harmonious labour relations.

Meanwhile, the divergence of interest between various bargaining units, based in part on differing collective agreement language, working environments, etc., makes it difficult to establish a single forum or round table for the discussion of issues of mutual concern.

Based on a full consideration of the above factors, it is staff’s professional judgment that a summit or round table involving City Council, the City’s management team, and union representatives is not necessary at this point in time. However, labour relations staff are committed to continuously improving the relationship between the City and the unions representing its employees and, should such a summit or round table be warranted in the future, either in relation to a specific or more general issues, a report can be presented to the Finance and Economic Development Committee, which has responsibility for labour relations matters, at the appropriate time.

Le personnel de la Direction des relations de travail du Bureau du greffier municipal et chef du contentieux a eu l’occasion de prendre connaissance de la proposition relative à l’organisation d’un sommet ou d’une table ronde sur les relations de travail. L’amélioration des relations de travail constitue certes un objectif louable, mais quelques réserves viennent estomper les mérites entourant la création d’un nouveau lieu de discussion sur le sujet.

La Direction des relations de travail et des litiges favorise le dialogue et la discussion entre l’équipe de gestion de la Ville et les permanents syndicaux au sujet des enjeux liés au milieu de travail, conformément à la motion adoptée par le Conseil municipal le 13 mai 2009 et selon laquelle « la Ville s’engage à collaborer avec les agents négociateurs représentant ses employés dans le but de favoriser des relations de travail harmonieuses et d’aider la Ville a atteindre ses objectifs stratégiques ». Ces discussions peuvent avoir lieu de façon informelle ou dans un cadre organisé, tels les comités de consultation patronale-syndicale et les comités de santé et de sécurité.

Par ailleurs, une récente discussion entre les parties a fait naître l’idée d’inclure une référence aux syndicats des employés de la Ville dans la section Consultation du modèle de rédaction des rapports à l’intention des employés. Cette légère modification sera probablement examinée plus tard dans l’année, dans le cadre des initiatives pour la participation des citoyens.

L’adoption d’une approche collaborative des relations de travail a permis de réduire le nombre de griefs formulés et ainsi de chercher davantage à résoudre rapidement les conflits de travail par consensus. Cette approche équilibrée s’est traduite par une amélioration générale des relations entre la Ville et ses employés, représentés par les agents négociateurs. Toutefois, la nature de la relation syndicale-patronale implique que les intérêts de la municipalité ne peuvent toujours être en harmonie avec ceux des employés et de leurs agents négociateurs. En adoptant la motion du 13 mai 2009, le Conseil municipal a franchi une étape importante en ce qui a trait à l’établissement d’une orientation stratégique relative aux relations de travail au sein de la Ville. La participation plus directe du Conseil dans les questions quotidiennes sur les relations de travail peut toutefois détourner l’attention qui devrait être portée à l’amélioration des relations et des communications entre les syndicats et l’équipe de gestion de la Ville, qui sont des éléments essentiels pour arriver à relations de travail harmonieuses.

Entre-temps, les intérêts divergents des diverses unités de négociation, notamment en raison des différences entre les conventions collectives, les contextes de travail, etc., rendent la tâche plus difficile pour la mise en place d’un lieu unique de discussion des enjeux d’intérêt commun.

Compte tenu de tous les facteurs mentionnés ci-haut, le personnel estime qu’un sommet ou une table ronde où seraient représentés le conseil municipal, l’équipe de gestion de la Ville et les permanents syndicaux n’est pas nécessaire pour le moment. Toutefois, le personnel des relations de travail est déterminé à améliorer de façon constante les relations entre la Ville et les syndicats qui représentent ses employés et s’il s’avérait justifié, dans l’avenir, de tenir ce genre de sommet ou de table ronde au sujet de questions précises ou générales, il serait alors possible de présenter un rapport au Comité des finances et du développement économique, responsable des questions en matière de relations de travail.